Na stronie wykorzystujemy Cookies, między innymi w celach statystycznych. Akceptuję Cookies.
Korzystamy z Cookies. Akceptuję Cookies.

Najczęściej zadawane pytania i instrukcja obsługi

Pomoc

Pobierz darmową wersję Porównanie wersji
Przewiń w dół
Wszystkie HOT! Aktualizacje Instrukcja Podstawowe Urządzenia i oprogramowanie zewnętrzne Dokumenty i raporty Funkcjonalności i Konfiguracja Bezpieczeństwo Ciekawostki
KWHotel 0.46.114
  • Poprawki raportów
  • Poprawki pliku JPK

 

Czy można zmienić datę wystawianego duplikatu?

Duplikat faktury wystawiany jest automatycznie z datą dzisiejszą. W celu zmiany daty należy zapisać dokument na przykład w formacie .doc lub .xls. W oknie, gdzie istnieje możliwość wydruku faktury należy kliknąć na lupkę (podgląd dokumentu), a następnie w menu górnym „Zapisz” i wybrać odpowiedni format.

Czy można dodać święta i okresy specjalne na grafiku rezerwacji?

Na grafiku można zmieniać kolory wybranym okresom. W tym celu należy kliknąć menu Narzędzia → Edytor stałych słownikowych → Święta, a następnie wprowadzić nazwę okresu, wybrać daty oraz kolor oznaczenia.

KWHotel 0.46.108
  • Poprawka zapisu planów cenowych i ceny bazowej
  • Poprawka raportu „Raport kasowy Bank” w wersji Standard
  • Poprawka pól własnych rezerwacji
  • Poprawka Rejestru sprzedaży VAT
  • Poprawka wysyłania potwierdzeń rezerwacji
  • Aktualizacja mechanizmu wysyłki wiadomości za pomocą Gmail
  • Nowe parametry rezerwacji do potwierdzeń + konfiguracja
  • Poprawki faktur proforma
Dlaczego po uruchomieniu programu grafik zmienił wygląd i moje rezerwacje są białe? Z jakiego powodu zmieniły kolor?

Istnieją dwie prawdopodobne przyczyny:

1. Grafik wyświetla dodatkowe statusy rezerwacji. Aby wyświetlić standardowy wygląd kalendarza odszukaj okienko ze statusami (w prawym dolnym rogu okna), a następnie przełącz zakładkę na „Status rezerwacji”.

2. Grafik wyświetla tylko rezerwacje grupowe. Aby wyłączyć „Filtr rezerwacji grupowych” odszukaj tę opcję na pasku narzędzi w lewym dolnym rogu okna i odznacz zaznaczoną kratkę.

Wersja 0.46.94
  • poprawki i modyfikacje raportów: Sprzedaży VAT, Raportu kasowego
Wersja 0.46.93
  • skaner dowodów osobistych ComboScan pobieranie dodatkowych danych z urządzeń licencjonowanych.
  • drobne modyfikacje raportów
Wersja 0.46.92
  • poprawka wystawiania dokumentów kasowych
  • możliwość usuwania archiwalnych rezerwacji
  • poprawka wystawiania dokumentów kasowych w oknie rezerwacji
  • poprawka edycji faktur korygujących
  • poprawka raportu „Rejestr sprzedaży VAT”
  • poprawka grupowej zmiany czystości pokoi przy kilku obiektach
  • zabezpieczenia i poprawki synchronizacji z Booking.com, YieldPlanet, ProfitRoom
  • poprawki zliczania liczby pokoi w raporcie GUS1 dla hosteli
  • ComboScan poprawki dla modułu Campingowego
  • poprawka wydruku raportu posiłków
  • poprawka domyślnych pozycji na fakturze wystawionej z rezerwacji
  • poprawka modułu posiłków
  • modyfikacje i poprawki raportów
  • poprawka pobierania rezerwacji z Booking.com
  • modyfikacje i rozbudowa raportów
  • poprawki stawki VAT 99,99
  • moduł zaplanowanych kosztów napraw w pokojach
  • zabezpieczenie synchronizacji z HotelSystems
  • optymalizacja pobierania rezerwacji do grafiku
  • optymalizacja uruchomienia programu oraz edycji rezerwacji
  • poprawki modułu statystyk
  • przyśpieszone otwieranie okna z edycją klienta
  • inne drobne poprawki
Gdzie można pobrać oprogramowanie do zdalnej pomocy TeamViewer?

Aby pobrać program TeamViewer należy kliknąć tutaj.

Nie mogę pobrać programu TeamViewer. Co mam zrobić?
  1. Program TeamViewer należy pobrać ze strony internetowej z zakładki Pobierz.
  2. Jeśli nie uda się tego wykonać program jest także dołączony do programu KWHotel.
    W tym celu należy uruchomić oprogramowanie KWHotel, gdzie u góry w menu Pomoc należy kliknąć pozycję „TeamViewer Support”.
  3. Innym rozwiązaniem jest również uruchomienie samej aplikacji TeamViewer znajdującej się w katalogu instalacyjnym programu KWHotel. Najprościej zrobić to klikając prawym klawiszem myszki na skrót do programu KWHotel na Pulpicie, wybierając opcję „Właściwości” i później, zależnie od wersji Windowsa, albo „Otwórz lokalizację pliku” albo „Znajdź element docelowy”. Gdy otworzy się folder wystarczy znaleźć i uruchomić plik „kajware_support” (aplikację z niebieską ikonką) – to jest właśnie wersja TeamViewera programu KWHotel.
  4. Alternatywnie, można sprawdzić również katalog KWHotel w domyślnej ścieżce C:\Kajware\KWHotel w poszukiwaniu wyżej wymienionego pliku.
Nie mogę pobrać programu / Nie mogę pobrać aktualizacji. Co zrobić?

Częstym problemem przy ściąganiu programu lub nowej aktualizacji jest jej blokowanie przez program antywirusowy. Dlatego przed kliknięciem na „Pobierz” lub „Aktualizuj” warto wyłączyć na chwilę program antywirusowy lub dodać program KWHotel do wyjątków, które mogą być pobierane.

Mam problem z wydrukiem paragonów. Co zrobić?

Opis konfiguracji drukarki fiskalnej znajduje się tutaj.
Opis diagnozy problemów z drukarką znajduje się tutaj.

Przy wyświetlaniu raportów pojawiają się błędy i nie działają raporty. Co robić?

Najprawdopodobniej został usunięty program do ich odczytu. Zainstaluj oprogramowanie RaportViewer klikając tutaj.

Wyskakuje mi błąd podczas próby wydruku dokumentów. Co mam zrobić?

Najczęściej spotykanym problemem jest brak programu Report Viewer 2005 i 2008 na komputerze. Wystarczy pobrać niezbędne pliki, które znajdują się tutaj:

Report Viewer 2005 i Report Viewer 2008.

Wyświetla się błąd połączenia z bazą danych. Co zrobić?

Błąd bazy danych związany jest z problem z połączeniem internetowym lub samą bazą danych.
Zanim skontaktują się Państwo z firmą, gdzie została wykupiona baza należy:

  1. Rozłączyć i powtórnie połączyć wi-fi.
  2. Wypiąć i wpiąć kabel internetowy (zarówno przy komputerze jak i ruterze).
  3. Zrestartować ruter.
  4. W systemie Windows kliknąć Diagnozuj.
  5. Zaktualizować program do wersji Beta w menu Pomoc.

Jeśli powyższe kroki nie rozwiążą problemu prosimy o kontakt telefoniczny, w przypadku gdy baza została wykupiona w naszej firmie.

Podczas wczytywania klucza licencji wyskakuje mi błąd. Co zrobić?

Gdy wczytanie licencji nie jest możliwe należy upewnić się, że dane podane w wiadomości e-mail zostały poprawnie skopiowane (dane należy skopiować, a nie przepisać). Jeśli program dalej wyświetla błąd należy wczytać plik licencji przesłany w wiadomości. W tym celu trzeba zapisać go na Pulpicie, a w programie KWHotel kliknąć Wczytaj klucz > Importuj z pliku i wybrać zapisany plik.
Jeśli powyższe operacje zawiodą prosimy o kontakt telefoniczny.

Wersja 0.46.1
  • Moduł synchronizacyjny umożliwiający bezpośrednią synchronizację z portalem Booking.com i eHoliday.
  • Rozbudowany moduł Planów Cenowych, umożliwiający dynamiczne zarządzanie cenami (opis działania w dziale Instrukcja).
  • Moduł Usług dodatkowych, który pozwala na zarządzanie m.in. Sali konferencyjnej, basenu, rowerów itp. oraz działający na godzinowych grafikach rezerwacji (więcej informacji w dziale Instrukcja).
  • Własne potwierdzenia rezerwacji i dokumenty, np. podziękowania (Narzędzia → Konfiguracja → E-mail → Strona 2 → Konfiguracja automatyzowanych potwierdzeń rezerwacji)
  • Edycja treści wiadomości e-mail wysyłanej klientowi wraz z potwierdzeniem rezerwacji (Narzędzia → Konfiguracja → E-mail → Strona 2 → Edycja treści wiadomości zawierającej potwierdzenie rezerwacji).
  • Automatyczna wysyłka raportów na podane adresy e-mail właścicieli lub kadry zarządzającej (Narzędzia → Konfiguracja → E-mail → Strona 3)
  • Poszerzenie funkcjonalności modułu posiłków: zarządzanie zmianami na stołówce wraz z godzinami, oraz tworzenia własnej bazy posiłków (Narzędzia → Konfiguracja → Posiłki).
Wersja 0.44.51
  • Automatyczne sprawdzanie klienta lub numeru VAT UE (z systemem VIES).
  • Wyświetlanie pokoi ze wszystkich hoteli na tym samym grafiku (dla firm korzystających z wielu licencji).
  • Rozbudowanie ustawień Wyglądu Dokumentów (Narzędzia → Konfiguracja → Wygląd Dokumentów).
  • Rozbudowanie Modułu Użytkowników (zarządzanie uprawnieniami różnych grup, Narzędzia → Konfiguracja → Użytkownicy).
  • Nowe raporty kasowe (w menu Raporty).
  • Dodatkowe uwagi na wydrukach faktur (Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 3).
  • Zmiana przedrostków w dokumentach księgowych (Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 2).
  • Opcja wyłączenia wystawiania paragonów (Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 3).
  • Możliwość wydrukowania duplikatu faktury.
  • Okno uzupełnienia liczby wydanych kluczy klientowi (w oknie rezerwacji ikona klucza obok klienta).
  • Pola dodatkowych opisów pokoi (moduł Pokoje, zakładka „Zaawansowane”).
  • Rozbudowa moduł Historii zmian w rezerwacji (dostępne w oknie rezerwacji po kliknięciu na klawisz Historia).
  • Poprawki błędów i ulepszenia stabilności.
Wersja 0.44.05
  • Podniesienie wydajność programu.
  • Dodanie nowych raportów (menu Raporty).
  • Dodatkowe statusy rezerwacji i klientów (w oknie rezerwacji oraz w oknie klienta można dodać własne statusy).
  • Edytor narodowości (w menu Narzędzia → Edytor stałych słownikowych → Edytor narodowości).
  • Zmiana kolorów na grafiku dla wybranych Świąt (ustawiane w menu Narzędzia → Edytor stałych słownikowych → Święta).
  • Dodawanie rabatów i podatku tylko do rezerwacji (opcja dedykowana dla zagranicy).
  • Przypisanie użytkownika do danego obiektu (dla firm posiadających wiele obiektów noclegowych).
  • Sprawozdania statystyczne – drobne poprawki i modyfikacje.
Instalacja oprogramowania – jak zainstalować program hotelowy?

Instrukcja instalacji programu hotelowego tutaj.

Moduł pokoi – jak dodać grupy i pokoje w programie KWHotel?

Instrukcja tworzenia własnej bazy pokoi tutaj.

Moduł pokoi – jak dodać łóżka hostelowe w oprogramowaniu KWHotel?

Instrukcja tworzenia bazy łóżek hostelowych tutaj.

Moduł planów cenowych – jak (dynamicznie) zarządzać cenami?

Zaawansowana polityka cenowa tutaj.

Grafik rezerwacji – jak zmienić wygląd grafiku rezerwacji?

Personalizacja wyglądu Grafiku Rezerwacji tutaj.

Moduł rezerwacji – jak dodać rezerwację pojedynczą?

Dokonywanie rezerwacji pojedynczych tutaj.

Moduł rezerwacji – jak dodać rezerwację grupową?

Dokonywanie rezerwacji grupowych tutaj.

Moduł usług – jak zarządzać dodatkowymi usługami?

Zarządzanie usługami dodatkowymi tutaj.

Moduł klientów – jak zarządzać klientami?

Zarządzanie klientami tutaj.

Moduł posiłków – jak zarządzać posiłkami i wydrukami do kuchni?

Zarządzanie posiłkami tutaj.

Moduł faktur i rachunków – jak wystawiać dokumenty?

Wystawianie dokumentów tutaj.

Moduł statystyk i raporty – jakie są dostępne statystyki i raporty w programie hotelowym KWHotel?

Statystyki i raporty tutaj.

Moduł camping – jak zarządzać polem namiotowym i campingiem?

Moduł Camping do programu hotelowego tutaj.

Jak wysyłać automatycznie raporty i potwierdzenia rezerwacji (Zakładka e-mail)?

Automatyczne wysyłanie potwierdzeń raportów i rezerwacji tutaj.

Potwierdzenia rezerwacji – jak zarządzać?

Instrukcja potwierdzeń rezerwacji tutaj.

Jak poprawnie skonfigurować program?

Konfiguracja programu hotelowego KWHotel tutaj.

Jak skonfigurować drukarkę fiskalną?

Konfiguracja drukarki fiskalnej i najczęstsze błędy tutaj.

Jak odszukać plik connect.config i do czego służy?

Instrukcja znajduje się tutaj.

Booking Engine – Chcę podłączyć system rezerwacji on-line, jak się przygotować?

Instrukcja znajduje się tutaj.

Grafik rezerwacji – Chcę podłączyć GRAFIK rezerwacji on-line, jak się przygotować?

Instrukcja znajduje się tutaj.

Booking Engine – Zaawansowana implementacja systemu rezerwacji on-line.

Instrukcja znajduje się tutaj.

Moduł Wellness&Spa – Jak zarządzać zabiegami odnowy biologicznej i masażami?

Instrukcja do zarządzania zabiegami, pracownikami i gabinetami tutaj.

Jak mogę zamówić oprogramowanie hotelowe KWHotel?

Program KWHotel można zamówić klikając tutaj.

Co zawiera płatna licencja oprogramowania KWHotel Standard lub Pro?

W ramach 12-miesięcznej licencji otrzymają Państwo program do zarządzania hotelem wraz z opisanymi na stronie funkcjonalnościami, automatyczny dostęp do aktualizacji oraz 24h pomoc techniczną w przypadku awarii.

Czy pomoc techniczna jest płatna?

Oferujemy bezpłatną 24h pomoc techniczną w przypadku awarii. Jeśli sprawa nie jest związana z awarią i nie wymaga natychmiastowej reakcji naszego suportu prosimy o kontakt w dni powszednie w godzinach pracy biura.

Jak zmienić dane firmy w programie KWHotel?

Dane firmy nie mogą być zmieniane we własnym zakresie. Aby je zmodyfikować należy zgłosić to wybierając menu Zamówienia (ikona monet) w programie, wprowadzić nowe dane, zaś w uwagach dopisać „Aktualizacja danych”. Po wysłaniu takiego zamówienia, nasz konsultant zmodyfikuje Państwa licencję i odeśle z powrotem na adres e-mail podany podczas składania zamówienia.

Czy po wygaśnięciu licencji wszystkie dane zostaną utracone?

Nie, tracą Państwo jedynie dostęp do samego programu, lecz wszystkie dane pozostają zapisane w bazie danych. Zapisaną bazę można następnie wgrać do bezpłatnej wersji KWHotel Free lub wykupić przedłużenie płatnej wersji Standard lub Pro.

Co to jest Server MySQL i baza danych?

Server MySQL to serwer internetowy, na którym można umieścić swoją bazę danych, aby mieć do niej dostęp (połączenie) z każdego komputera z oprogramowaniem KWHotel Pro.
Drugą opcją jest połączenie LAN-em, czyli wykorzystanie jednego komputera jako serwera do przechowywania bazy danych. Pozostałe komputery są połączone z głównym komputerem za pomocą sieci lokalnej i mogą pracować w czasie pracy komputera głównego. Ta opcja jest bezpłatna, jednak wymaga konfiguracji ustawień przez właściciela obiektu.
Wersja KWHotel Standard posiada bazę danych instalowaną na danym komputerze, przez co nie wymaga instalacji serwera mySQL.

W jaki sposób wielostanowiskowa wersja Pro działa na wielu komputerach? Czy to chmura?

Nie, program KWHotel Pro nie działa w chmurze, lecz pozwala na łączenie się z wielu stanowisk z tą samą bazą danych MySQL lub MS SQL (zlokalizowaną w Internecie). Istnieje także możliwość uruchomienia połączenia w obrębie tej samej sieci lokalnej.

Jak jest różnica między wersją KWHotel Pro i Standard? Na ilu komputerach można wgrać program hotelowy KWHotel?

Nie ma różnicy w podstawowych funkcjonalnościach obu wersji, które oferowane są w cenie programu. Różnica wynika z ilości stanowisk oraz możliwości do podłączania zewnętrznych, internetowych rozwiązań. KWHotel Pro pracuje na dowolnej liczbie komputerów i może zostać podpięty do systemu rezerwacji on-line. KWHotel Standard ograniczony jest do jednego stanowiska.

Kiedy będzie dostępna wersja na iOS i MAC?

W 2016 roku planujemy zastąpić aktualną wersję mobilną responsywnym rozwiązaniem webowym. Dzięki temu możliwość korzystania z grafiku rezerwacji, dostępna będzie także na Linuxie, Macu, czy iOS.

Czy korzystanie z KWHotel Free jest ograniczone czasowo? Czy jest to program na pewno jest darmowy?

Oprogramowanie KWHotel Free jest w pełni darmowe i bez limitu czasu. Po 30 dniach użytkowania program wyświetli prośbę o rejestrację, która służy jedynie statystykom naszej firmy.

Na jakiej zasadzie działa system rezerwacji on-line?

System rezerwacji on-line umieszczany jest na stronie internetowej obiektu noclegowego i umożliwia dokonanie rezerwacji. Klient klika na klawisz Zarezerwuj i zostaje przekierowany do strony z systemem. Dokonując rezerwacji ma możliwość zapłacić pełną kwotę lub zaliczkę (w zależności od ustawień w panelu zarządzania). Po dokonaniu rezerwacji, jest ona automatycznie wysyłana do programu KWHotel Pro. W programie następnie należy przydzielić pokój.
System rezerwacji on-line jest instalowany na Państwa stronie przez naszego informatyka.

Ilu użytkowników może korzystać z programu?

Nie ma ograniczeń w dodawaniu użytkowników. Aby stworzyć każdemu z nich konto należy w menu Narzędzia → Konfiguracja → Użytkownicy uzupełnić wszystkie dane oraz przydzielić odpowiednie uprawnienia.

Booking.com – jak przygotować się do synchronizacji?

Aby przygotować się do synchronizacji prosimy postępować zgodnie z instrukcją.

Co to jest channel manager?

Jest to oprogramowanie/aplikacja (pośrednik) zarządzająca współpracą hotelu i systemów rezerwacji on-line tj. Booking.com, Expedia, HRS itp.
Aby poznać działanie synchronizacji KWHotel’u i channel manager’a kliknij tutaj.

Czy oprogramowanie hotelowe współpracuje z gastronomią?

Tak, KWHotel zsynchronizowany jest z najpopularniejszymi programami gastronomicznymi Foodsoft oraz Bistro firmy Symplex.

Czy KWHotel współpracuje z księgowością?

Oprogramowanie KWHotel pozwala na import-eksport dokumentów do programów Symfonia, Optima, Fides, wFirma oraz WF-Fakir. Synchronizacja z programem Subiekt jest bardziej zaawansowana: przy wystawianiu faktur w KWHotel dokument otwiera się bezpośrednio w programie księgowym.

Z jakimi drukarkami współpracuje program KWHotel?

Program KWHotel współpracuje z drukarkami obsługującymi jeden z protokołów: Posnet, Posnet Thermal, Elzab, Novitus, Innova.
Nasza firma również prowadzi sprzedaż drukarek fiskalnych. W celu uzyskania oferty, prosimy o kontakt na biuro@kajware.pl

Czy KWHotel pracuje na smartphonie lub tablecie?

Wersja sieciowa KWHotel Pro umożliwia podgląd grafiku rezerwacji na urządzeniach mobilnych z systemem Android. Opcja KWHotel Pro Mobile jest dodatkowo płatna.
W 2016 roku planujemy zastąpić aktualną wersję mobilną responsywnym rozwiązaniem webowym. Dzięki temu możliwość korzystania z grafiku rezerwacji, dostępna będzie także na Linuxie, Macu, czy iOS.

Czy dostępny jest system rezerwacji on-line zintegrowany z KWHotel’em?

Nasza firma proponuje system rezerwacji on-line na stronę obiektu noclegowego. Więcej informacji znajdą Państwo w dodatkowych funkcjonalnościach na stronie KWHotel Pro.

Czy KWHotel obsługuje zamki hotelowe?

Oprogramowanie KWHotel współpracuje z wieloma zamkami hotelowymi, m.in. RentingLock, Tayama, Orbit, MaxBat, Hartmann Tresor, Kaba oraz Betech.

Czy mogę podpiąć terminal kart płatniczych do programu?

Tak, program KWHotel współpracuje z terminalem firmy Polcard, umożliwiając automatyczne wysyłanie kwoty do zapłaty, bez konieczności wpisywania jej ręcznie.

Czy jeśli drukarka fiskalna jest zainstalowana i podłączona kablem do jednego komputera to czy na innym komputerze można również wystawiać paragony fiskalne?

Niestety nie, drukarka fiskalna musi być fizycznie podłączona do danego komputera. Wyjątkiem są sieciowe drukarki fiskalne, które pozwalają na emulację portów drukarki na kilku komputerach.

Jak można zmienić nazwę dokumentu, która jest drukowana na dokumencie?

W menu Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 1 należy wpisać poprawną nazwę i kliknąć klawisz Zapisz.

Zwolniony od podatku („zw”) na dokumentach – jak ustawić?

W celu konfiguracji należy kliknąć menu Narzędzia > Edytor stałych słownikowych > Stawka VAT.
Następnie należy zweryfikować przy jakim PTU drukarki zostało ustawione „zw” (np. PTU_G). W polu nazwa przy wybranym PTU należy wpisać „zw” oraz wpisać wartość powyżej 100 (np. 101).
Przy wystawianiu dokumentu i wpisaniu w kolumnie VAT wartości 101, program domyślnie na dokumencie umieści „zw”. Wartość tą można również wpisać w domyślnym asortymencie (tworzonym w module Faktury Rachunki > Asortyment).
Dodatkowo można ustawiać inne skróty, jednak należy wziąć pod uwagę jak została skonfigurowana drukarka i czy posiada ona skrót, który chcemy wprowadzić.

Jak umieścić własne logo na dokumentach?

Aby umieścić logo obiektu na fakturach lub potwierdzeniach rezerwacji, należy utworzyć plik graficzny o nazwie „logo” (w formacie .jpg). Następnie należy go skopiować do głównego folderu programu KWHotel → Doc → Pl (Domyślnie C:\Kajware\KWHotel\Doc\Pl). Aby sprawdzić wygląd logo należy otworzyć dowolny dokument. Jeśli logo jest zbyt duże/małe należy zmniejszyć/zwiększyć plik źródłowy .jpg.

Jak można zmienić stawkę VAT na korekcie faktury?

Aby poprawić stawkę VAT należy:

  1. Wyzerować pozycję, dla której została podana błędna stawka VAT (w ilości należy wpisać 0).
  2. Poniżej jeszcze raz wpisać pozycję, którą ma zostać poprawiona. Pojawi się ona z odblokowanym polem VAT.
  3. Wprowadzamy prawidłowe wartości i zapisać korektę.
Czy można wystawiać automatyczne KP i KW do dokumentów?

Tak. Automatyczne KP i KW dla faktur i/lub paragonów można ustawić w menu Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 1.

Czy mogę zmienić domyślne nazwy pojawiające się na fakturach?

W tym celu należy zmienić nazwę domyślnego asortymentu (np. Posiłki, Noclegi od/do itp.) w menu Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 1.

Czy KWHotel umożliwia wprowadzanie automatycznych uwag na dokumentach?

Tak. Wyświetlanie automatycznych uwag (np. dane gościa, dane pokoju, data przyjazdu/wyjazdu i wiele innych) należy ustawić w Narzędzia → Konfiguracja → Faktury → Strona 2 → Wprowadź domyślny opis w uwagach na fakturze.

Jak eksportować listę faktur do arkusza kalkulacyjnego .csv (Excel)?

Należy w menu Statystyki wybrać zakładkę „Mini rejestr sprzedaży”, a następnie kliknąć na „Eksport do pliku .csv (Excel)”.

Jak wystawić paragon do istniejącej już faktury?

Aby wystawić paragon do faktury, należy:

  • otworzyć fakturę do której ma zostać wystawiony paragon (fakturę można otworzyć w oknie rezerwacji lub w module Faktury Rachunki),
  • kliknąć „Zapisz”,
  • zaznaczyć „Wystaw paragon”,
  • kliknąć „Drukuj”.

Pojawi się nowe okno paragonu, które należy zapisać.
Uwaga! Jeśli paragon zostanie wystawiony jako osobny dokument (nie z poziomu okna faktury) na raporcie program policzy wpłatę podwójnie.

Jak sprawić, aby numer konta bankowego pojawiał się na dokumentach?

W menu Narzędzia → Info hotelu należy uzupełnić nazwę banku oraz numer konta. Uwaga! Bez uzupełnienia nazwy banku informacje nie pojawią się na dokumentach.

Jak wykasować listę dokumentów usuniętych lub rezerwacje?

W celu zbiorczego usunięcia informacji należy w menu Narzędzia → Konfiguracja → Pozostałe → Czyszczenie historii wybrać odpowiednią opcję.
Uwaga! Program czyści listy rezerwacji i dokumentów usuniętych do 2 dni przed aktualną datą.

Jak zmodyfikować treść karty meldunkowej?

Aby zmodyfikować kartę meldunkową, należy postępować zgodnie z instrukcją samodzielnego tworzenia i modyfikacji formatek.

Jak policzyć cenę bazową oraz ceną za osobę?

1 osoba: 150 zł
2 osoby: 190 zł
Różnica: 40 zł → wpisać tę kwotę jako „Osoba dorosła”

Cena bazowa: cena 1 osoba – różnica = 150 zł – 40 zł = 110 zł

Czyli:
Za 1 osobę: cena bazowa + cena za osobę: 110 zł + 40 zł = 150 zł
Za 2 osoby: cena bazowa + 2x cena za osobę: 110 zł + 2×40 zł = 190 zł

Czy można naliczać opłatę miejscową od drugiego dnia?

Należy wejść do menu Narzędzia → Konfiguracja → Podatki → Opłata miejscowa i wpisać odpowiednią wartość konfiguracji.

Czy można dodawać inne posiłki niż te domyślne?

Tak. W oprogramowaniu hotelowym KWHotel można dodać dowolne posiłki, a także zarządzać miejscami na stołówce. W tym celu należy wejść do Narzędzia → Konfiguracja → Posiłki.

Czy mogę mieć własne potwierdzenie rezerwacji?

Oprogramowanie KWHotel umożliwia edycję już istniejących, a także dodawanie nowych potwierdzeń rezerwacji przez samego użytkownika. Jeśli wolą jednak Państwo, aby potwierdzenie zostało wykonane przez naszego informatyka, prosimy o kontakt mailowy na bok@kwhotel.pl

Czy można wydrukować grafik rezerwacji?

Aby wydrukować grafik rezerwacji należy ustawić dokładny widok wydruku. W tym celu należy użyć pasków „Liczba dni” oraz „Wysokość” w lewym dolnym rogu okna głównego. Program wydrukuje grafik widoczny na ekranie po kliknięciu na klawisz z ikoną drukarki.

Do czego służy „Filtr pokoi” w oknie głównym?

Filtr umożliwia wyszukanie pokoi z fragmentem uzupełnionej nazwy. W polu należy wpisać przynajmniej dwa znaki (cyfry lub litery).

Do czego służy „Filtr rezerwacji grupowych” w oknie głównym?

Filtr pokazuje tylko rezerwacje grupowe na grafiku (pojedyncze zostają ukryte). Po kliknięciu na jedną rezerwację, zostaną podświetlone wszystkie rezerwacje należące do danej rezerwacji grupowej.

Czy można zmienić nazwy statusów rezerwacji?

Nie ma możliwości zmiany domyślnych statusów rezerwacji systemu. Jednak w tym celu zostały stworzone dodatkowe statusy rezerwacji. Aby stworzyć własny status należy otworzyć rezerwację pojedynczą, kliknąć zakładkę „Dodatkowy status rezerwacji” → „Edytuj statusy rezerwacji”. Po zapisaniu rezerwacji i przejściu w oknie głównym na zakładkę „Dodatkowe statusy rezerwacji” (w prawym, dolnym rogu) rezerwacje zmienią kolory zgodne z nadanymi, własnymi statusami.

Do czego służą plany cenowe i jak je stworzyć?

Plany cenowe pozwalają na zaawansowane zarządzanie cenami pokoi połączonych w grupy (grupy pokoi, np. pokój pojedynczy, pokój dwuosobowy itp.). Instrukcję tworzenia planów zamieszono w zakładce Instrukcja.
Prezentację planów cenowych znajdą Państwo tutaj.

Czy można połączyć rezerwacje pojedyncze w grupową?

Tak. Każdą rezerwację pojedynczą można dodać do rezerwacji grupowej. W tym celu należy:

  • otworzyć pierwszą rezerwację pojedynczą, która będzie dodawana do grupowej,
  • w prawej części okna, w zakładce Pozostałe
    • uzupełnić numer rezerwacji grupowej w przypadku, gdy chcemy rezerwacje pojedynczą dołączyć do już istniejącej grupowej, lub
    • zostawić „0” i program otworzy okno nowej rezerwacji grupowej,
  • odczytać numer rezerwacji grupowej (pasek górny),
  • otworzyć kolejną rezerwację pojedynczą i w zakładce Pozostałe uzupełnić nr rezerwacji grupowej, do której ma ona zostać dołączona.
Jak zrobić żeby w rezerwacji pojawiała się jednocześnie osoba prywatna i dane firmy na którą ma być wystawiona faktura?

W tym celu należy otworzyć rezerwację, kliknąć na żółty plusik „Dodaj klienta” – obok imienia i nazwiska. Po jego wybraniu można dodać firmę do osoby prywatnej i obie informacje będą widoczne zarówno w oknie rezerwacji, jak i na grafiku.
Dokumenty wystawiane są na dane firmy, jednak w informacjach można automatycznie generować imię i nazwisko klienta.
W tym celu należy otworzyć Konfigurację → Faktury → Strona 2 → Wprowadź domyślny opis w uwagach na fakturze.
Przykład
Imię i nazwisko gościa: {guest_name}

Zepsuł mi się komputer. Czy mogę odzyskać dane?

Jeśli posiadają Państwo wersję KWHotel Pro z bazą w Internecie najczęściej kopie zapasowe wykonywane są raz na dobę przez dostawcę usług hostingowych. Jeśli Państwa baza jest w sieci lokalnej lub posiadają Państwo wersję jednostanowiskową KWHotel Standard to odpowiedzialność i wykonywanie kopii zapasowych leżą w Państwa gestii. Zaleca się wykonywanie kopii zapasowych na dysku przenośnym lub innym urządzeniu, co uchroni bazę przed zniszczeniem w przypadku awarii komputera.

Czy można modyfikować wygląd dokumentów, potwierdzeń rezerwacji i karty meldunkowej?

Tak! Można własnoręcznie modyfikować formatki w programie Fast Report. Krótka instrukcja znajduje się tutaj.

Można również zlecić wykonanie nowego wyglądu dokumentu, potwierdzenia rezerwacji lub karty meldunkowej naszemu informatykowi. Prosimy o przesłanie wyglądu formatki w formacie .jpg, .doc, .docx lub .csv w celu jej wyceny na adres e-mail bok@kwhotel.pl

Czy wiesz, że… możesz zmieniać jedną z dat na dokumentach?

Aby dowiedzieć się więcej kliknij tutaj.

Czy wiesz, że… możesz przenosić rezerwacje między obiektami?

Aby dowiedzieć się więcej kliknij tutaj.

× Close KWHotel Black Friday