2. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – konfiguracja połączenia z KWHotel

2. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – konfiguracja połączenia z KWHotel

Ostatnia aktualizacja: 8.05.2026 10:57
Dotyczy rozwiązania: Integracja z księgowością
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
Opracowane na podstawie wersji KWHotel: 0.47.215.29

📌 Połączenie KWHotel z KSeF wymaga dostępu do modułu “Integracja z księgowością”. Jeżeli go nie posiadasz, skontaktuj się z naszym działem handlowym.

SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)

– Numeracja faktur przy wielu obiektach w ramach jednej firmy (jedno konto KSeF)
– Rozpoczęcie konfiguracji
– Pozostałe
– Mapowanie typów płatności
– Mapowanie stawek VAT
– Pozostałe pola faktury
– Dodatkowe ustawienia
– Podmiot nadrzędny wystawcy / jednostka wewnętrzna firmy i BDO

1. Numeracja faktur przy wielu obiektach w ramach jednej firmy (jedno konto KSeF)

Jeżeli jedna firma zarządza kilkoma hotelami i wszystkie korzystają z jednego konta KSeF (tj. jednego NIP-u), należy zwrócić szczególną uwagę na unikalność numerów faktur w skali całej firmy, a nie pojedynczego obiektu.

W praktyce oznacza to, że:

• wszystkie faktury wysyłane do KSeF w ramach jednego NIP-u muszą mieć unikalną numerację,
• nie może wystąpić sytuacja, w której dwa różne hotele wystawią fakturę o identycznym numerze (np. FS 2/1/2026).

Jeżeli do KSeF zostanie wysłana faktura o numerze, który już wcześniej został użyty dla tego samego NIP-u, system KSeF odrzuci dokument, zwracając błąd informujący, że faktura o takim numerze już istnieje.

Nasza rekomendacja
W przypadku pracy na wielu hotelach w ramach jednej firmy zalecamy stosowanie wspólnej, centralnej numeracji faktur dla wszystkich obiektów lub wprowadzenie rozróżnienia numerów faktur, np. poprzez:

• prefiks identyfikujący obiekt (np. KR-FS-…, WAW-FS-…),
• osobne serie numeracyjne przypisane do poszczególnych hoteli.

Konfigurację przedrostków dokumentów w danym hotelu znajdziesz w górnym menu Narzędzia > Konfiguracja > Faktury > Przedrostki dokumentów.

Wspólną numerację dla wszystkich obiektów możesz za to ustawić w menu Narzędzia > Konfiguracja > Pozostałe > Strona 3 > opcje “Dokumenty z aktualnie wybranego obiektu wystawiane będą w pierwszym obiekcie” oraz “Dokumenty z aktualnego obiektu mają wspólną numerację z dokumentami z obiektu 1 (bez rachunków).

🔵 Oczywiście w obu przypadkach rekomendujemy uprzednią konsultację z Twoim działem księgowym. W razie dodatkowych pytań lub wątpliwości, prosimy o wiadomość email na adres bok@kwhotel.pl.

2. Rozpoczęcie konfiguracji

Aby skonfigurować połączenie z KSeF, przejdź do Narzędzia > Faktury > E-Faktury.

W KWHotel możesz utworzyć kilka niezależnych konfiguracji, np.:

• konfigurację testową,
• konfigurację demo,
• konfigurację powiązaną z produkcyjnym kontem KSeF.

Nie zalecamy tworzenia osobnych konfiguracji dla różnych użytkowników. Jeden hotel powinien mieć jedną konfigurację dla wszystkich użytkowników. Wiele konfiguracji powinno wystąpić tylko wtedy, gdy chcemy mieć – przykładowo – zarówno konfigurację na środowisku testowym, jak i na produkcyjnym.

Rozdzielenie konfiguracji pozwala uniknąć mieszania logów oraz statusów wysyłki; logi są zawsze przypisywane do konkretnej konfiguracji.

Jeżeli w danym momencie masz aktywną więcej niż jedną konfigurację, przy otwieraniu okna wysyłki e-faktury system wyświetli okno wyboru konfiguracji.

Testowe API
Zaznaczenie tej opcji oznacza, że konfiguracja zostanie połączona ze środowiskiem testowym KSeF.

Opcję tę możesz ustawić wyłącznie podczas dodawania nowej konfiguracji, aby zachować spójność logów. W środowisku testowym należy używać testowych danych autoryzacyjnych oraz wysyłać fikcyjne faktury z fikcyjnymi danymi.

Demo API
Opcja działa analogicznie jak testowe API, lecz dotyczy środowiska demo KSeF.
Również w tym przypadku checkbox jest dostępny tylko na etapie tworzenia konfiguracji.

W środowisku demo należy używać prawdziwych danych autoryzacyjnych, jednak wysyłać wyłącznie fikcyjne faktury, ponieważ dokumenty te są później usuwane przez KSeF.

Środowisko produkcyjne
Jeżeli nie zaznaczysz ani opcji Testowe API, ani Demo API, konfiguracja zostanie połączona z produkcyjnym środowiskiem KSeF (dostępnym od 01.02.2026).

Serwis e-faktur
To okno konfiguracyjne służy również do obsługi e-faktur w innych krajach (obecnie m.in. w Niemczech). W tym miejscu wybierz KSeF.

Uwaga: wybór serwisu jest możliwy wyłącznie podczas dodawania nowej konfiguracji. Ograniczenie to zapobiega mieszaniu logów i statusów wysyłki między różnymi serwisami.

Nazwa konfiguracji
Wprowadź dowolną, opisową nazwę konfiguracji, która ułatwi jej późniejszą identyfikację.

Poniższe pola oraz zakładki wymienione powyżej NIE SĄ wykorzystywane w integracji z KSeF. Zostały one przygotowane na potrzeby obsługi niemieckich e-faktur i w przypadku KSeF możesz je pominąć.

• Nazwa użytkownika
• Hasło, 
• E-Invoice Sender ID, 
• Mapowania typów dokumentów, 
• Mapowania jednostek.

API Key
Pole API Key służy do powiązania Twojego hotelu z naszym serwisem API (tzw. “e-invoices”) łączącym się z KSeF. Jest to wymagane, ponieważ w bazie e-invoices zapisywane są dane, które muszą być jednoznacznie przypisane do klienta.

Aby wygenerować klucz, kliknij zielony przycisk „+”. API Key zostanie wygenerowany automatycznie.

Pojawi się komunikat, a w polu zobaczysz NIP oraz ID hotelu, z którymi powiązany jest wygenerowany klucz Jeśli konto dla danego NIP-u i ID hotelu już istnieje, nowy klucz nie zostanie utworzony; system przypisze istniejące konto.

Certyfikaty
W KSeF występują dwa rodzaje certyfikatów:

• certyfikaty do uwierzytelniania,
• certyfikaty do weryfikacji wystawcy faktury (tryb offline, wymagany do wystawiania faktur offline).

Dla każdego rodzaju certyfikatu masz do wyboru dwie opcje konfiguracji:

Opcja 1: pliki .key i .crt
Podajesz dwa pliki:

.key – zawiera klucz prywatny,
.crt – zawiera klucz publiczny.

Ten zestaw plików jest standardowo wykorzystywany w certyfikatach KSeF.
Instrukcję generowania tych plików w KSeF opisaliśmy w poprzedniej lekcji.

Opcja 2: plik .pfx
Podajesz jeden plik w formacie .pfx, który:

• zawiera certyfikat oraz klucz prywatny,
• może zostać wygenerowany na podstawie plików .key i .crt,

Plik .pfx bywa stosowany m.in. w przypadku podpisu lub pieczęci kwalifikowanej. W praktyce wystarczająca jest opcja 1, która jest prostsza i łatwiejsza w konfiguracji.

Aby dodać certyfikat, kliknij przycisk „Wybierz plik” i wskaż odpowiedni plik. Jeśli plik jest zabezpieczony hasłem, wprowadź hasło. Aby usunąć certyfikat, ręcznie usuń nazwę pliku w kolumnie „Plik”.

Pozwól na edycję i usuwanie dokumentu po jego wysłaniu
Określa, czy możliwe będzie usunięcie faktury po jej poprawnym wysłaniu do KSeF.

Opcję tę można włączyć wyłącznie w trybie testowym i demo, na przykład w celu usunięcia faktur testowych.

W środowisku produkcyjnym opcja ta jest niedostępna, ponieważ wysłana faktura nie powinna być edytowana ani usuwana, aby zachować spójność danych i zgodność z przepisami.

Automatyczna wysyłka e-faktury dla firm
W oknie wystawiania dokumentu dostępna jest opcja Wyślij e-fakturę po zapisaniu.

Jeżeli włączysz opcję automatycznej wysyłki e-faktury dla firm, podczas wystawiania faktury na firmę, pole to będzie domyślnie zaznaczone. Oznacza to, że po zapisaniu dokumentu e-faktura zostanie wysłana automatycznie w tle, bez konieczności wykonywania dodatkowych czynności przez użytkownika.

Uwaga: Automatyczna wysyłka jest możliwa wyłącznie dla użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia do wysyłki e-faktur. W przypadku ich braku system nie zrealizuje wysyłki.

Automatyczna wysyłka e-faktury dla osób prywatnych
W oknie wystawiania dokumentu znajduje się opcja „Wyślij e-fakturę po zapisaniu”.

Jeżeli włączysz opcję automatycznej wysyłki e-faktury dla osób prywatnych, w przypadku faktur wystawianych na osoby prywatne pole to będzie domyślnie zaznaczone, a e-faktura zostanie wysłana automatycznie po zapisaniu dokumentu.

Należy jednak uwzględnić dwa istotne warunki:
– użytkownik musi posiadać odpowiednie uprawnienia do wysyłki e-faktur,
– jeśli w ustawieniach włączona jest opcja „Nie wysyłaj faktur wystawionych na osoby prywatne do KSeF” (ścieżka: Narzędzia > Konfiguracja > Faktury > Przedrostki faktur), pole odpowiedzialne za automatyczną wysyłkę pozostanie nieaktywne; nie będzie zaznaczone i nie będzie możliwości jego włączenia.

Automatyczna wysyłka faktur wystawionych w kiosku
Jeśli zaznaczysz tę opcję, faktury wystawione w kiosku będą automatycznie dodawane do kolejki wysyłki. KWHotel Desktop sprawdza kolejkę co godzinę i wysyła faktury w tle.

Do kolejki trafiają wyłącznie faktury, które spełniają warunki automatycznej wysyłki. System uwzględnia ustawienia:
„Blokuj automatyczną i masową wysyłkę faktur starszych niż”
„Nie wysyłaj faktur wystawionych na osoby prywatne”

Aby sprawdzić faktury dodane do kolejki, przejdź do Narzędzia > Logi e-faktur > Kolejka wysyłki

Po poprawnej wysyłce lub wystąpieniu błędu faktura zostanie automatycznie usunięta z kolejki.

Pokaż kod QR na fakturze
Opcja dotyczy kodu QR zawierającego link do e-faktury. Kod QR został dodany do domyślnych formatek dokumentów w KWHotel i zostanie wyświetlony na fakturze, jeżeli:

• opcja jest zaznaczona,
• udało się poprawnie wygenerować adres URL do e-faktury.

Pokaż kody QR na fakturze offline
W przypadku e-faktur wystawionych w trybie offline (czyli zapisanych lokalnie, ale niewysłanych do KSeF, na przykład. z powodu przerwy technicznej po stronie KSeF), na fakturze powinny znaleźć się dwa kody QR:

Kod QR z linkiem do e-faktury
Jest to ten sam kod, o którym mowa powyżej. Link do e-faktury generowany jest m.in. na podstawie pliku XML, dlatego – o ile dane faktury nie ulegną zmianie – powinien działać poprawnie po wysłaniu dokumentu do KSeF.

Kod QR z linkiem do weryfikacji wystawcy e-faktury
Aby kod ten mógł zostać poprawnie wygenerowany, należy wskazać certyfikat offline. Kod ten również został dodany do domyślnych formatek.

Instrukcję dodawania kodów QR do formatki .frx znajdziesz w późniejszej lekcji.

3. Pozostałe

Wysyłaj email wystawcy faktury oraz Wysyłaj telefon wystawcy faktury
Określają, czy adres e-mail i numer telefonu hotelu mają zostać wysłane do KSeF w sekcji Podmiot1 > Dane kontaktowe.

Co istotne, wcześniej adres e-mail i numer telefonu były pobierane z danych firmy (licencji). Obecnie dane są pobierane z danych hotelu. Ponadto opcje te nie działają dla danych kontaktowych firmy nadrzędnej JST.

Wysyłaj adres strony internetowej hotelu
Określa, czy adres strony internetowej hotelu ma zostać wysłany do KSeF jako element stopki faktury. Adres strony internetowej możesz ustawić w Narzędzia > Dane obiektu.

Wysyłaj email klienta oraz Wysyłaj telefon klienta
Określają, czy adres e-mail i numer telefonu klienta mają zostać wysłane do KSeF w sekcjach Nabywca > Podmiot2 i Odbiorca > Podmiot3

Opcje dotyczą zarówno danych kontaktowych nabywcy (Podmiot2), jak i podmiotu podrzędnego JST (Podmiot3).

Konta bankowe
W tej sekcji możesz dodać konto domyślne oraz osobne konta dla różnych walut.

Numery rachunków są wysyłane do KSeF w elemencie Płatność > RachunekBankowy.

KWHotel wyśle:
konto przypisane do waluty faktury,
lub konto domyślne, jeśli nie znajdzie konta dla danej waluty.

Automatyczne zaznaczenie mechanizmu podzielonej płatności na fakturach dla firm z Polski Opcja dotyczy pola: P_18A – Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności”. Wpisana kwota określa minimalną wartość brutto faktury w PLN, po której przekroczeniu mechanizm podzielonej płatności zostanie zaznaczony automatycznie.

Gdy ustawisz wartość „0”, automatyczne zaznaczanie mechanizmu podzielonej płatności zostanie wyłączone.

Jeśli:
– opcja jest włączona,
– wartość faktury przekroczy ustawiony próg,
– faktura zostanie wystawiona na firmę z Polski,

KWHotel automatycznie doda do faktury odpowiednie pole własne z wartością „true”. Dzięki temu do KSeF zostanie wysłana poprawna wartość pola P_18A.

Blokuj automatyczną i masową wysyłkę faktur starszych niż
Opcja pozwala określić liczbę dni od daty wystawienia faktury, po której automatyczna wysyłka oraz masowa wysyłka faktur zostaną zablokowane.

Funkcja zabezpiecza przed przypadkową wysyłką starszych dokumentów do KSeF. Domyślna wartość to 60 dni. Jeśli ustawisz wartość „0”, blokada zostanie wyłączona.

4. Mapowanie typów płatności

W tym obszarze skonfigurujesz powiązania metod płatności.

Po lewej stronie wyświetlane są metody płatności dostępne w systemie KWHotel, natomiast po prawej stronie możesz wybrać z listy odpowiadającą im metodę płatności z KSeF.

Przejdź do właściwej pozycji i przypisz odpowiednią metodę, aby zapewnić poprawne przekazywanie danych do systemu e-faktur.

5. Mapowania stawek VAT

Przejdź do sekcji Mapowania stawek VAT. Wyszarzone pola nie są wykorzystywane w KSeF i nie wymagają konfiguracji. W tabeli po lewej stronie wyświetlane są stawki VAT zdefiniowane w KWHotel, natomiast po prawej możesz z listy wybrać odpowiadającą im stawkę VAT w KSeF.

Jeśli zachodzi taka potrzeba, możesz również dodać stawki VAT, które nie są zdefiniowane w KWHotel. Aby to zrobić, skorzystaj z ostatniego pustego wiersza w tabeli i wpisz ręcznie nazwę oraz wartość stawki VAT.

6. Pozostałe pola faktury

E-invoice field (pola na e-fakturze)
Tu znajdziesz pola ze schematu e-faktury (FA(3)), których system nie może automatycznie uzupełnić na podstawie danych z faktury. Możesz uzupełnić je za pomocą pól własnych w dokumencie, albo ustawić dla nich wartości domyślne.

Po najechaniu kursorem na ikonę znaku zapytania w prawym górnym rogu zobaczysz opis poszczególnych pól.

Typ danych
Ta kolumna informuje, jaki rodzaj danych należy wpisać w danym polu.

W oknie dokumentu, w zakładce Pola własne, znajdziesz listę dostępnych pól.
Aby dodać wybrane pole do dokumentu, zaznacz pole na liście i kliknij przycisk „Dodaj wybrane pole”.

Domyślna wartość
W tej kolumnie możesz ustawić wartość, która będzie automatycznie podpowiadana dla danego pola. To przydatne, jeśli dana informacja często się powtarza.

Domyślna wartość zostanie użyta:
– podczas dodawania pola w oknie dokumentu: pole zostanie uzupełnione automatycznie (wartość możesz później zmienić),
– podczas wysyłki do KSeF: jeśli nie dodasz pola własnego w dokumencie, system wyśle wartość domyślną ustawioną w konfiguracji.

Pole „Przyczyna korekty„
W przypadku faktur korygujących pole zostanie dodane automatycznie. Jeśli go nie uzupełnisz, podczas zapisu pojawi się komunikat z przypomnieniem. Możesz go pominąć.

Pole „P_18A Podzielona płatność„
W konfiguracji, w zakładce Pozostałe, możesz włączyć automatyczne dodawanie tej adnotacji.

System oznaczy fakturę automatycznie, jeśli faktura zostanie wystawiona na polską firmę, oraz przekroczy ustawiony próg kwotowy. Jeśli warunki zostaną spełnione, pole zostanie dodane automatycznie.

7. Dodatkowe ustawienia

Opcja „Nie wysyłaj faktur wystawionych na osoby prywatne do KSeF”

W konfiguracji systemu, w zakładce Narzędzia > Konfiguracja > Faktury > Przedrostki dokumentów, dostępna jest opcja „Nie wysyłaj faktur wystawionych na osoby prywatne do KSeF”.

Aktywowanie tej funkcji powoduje, że:
– nie będzie możliwe wysłanie do KSeF ani wystawienie w trybie offline faktur wystawionych na osoby prywatne (tj. gdy klient przypisany do faktury nie jest oznaczony jako firma),
– faktury wystawione na osoby prywatne nie będą widoczne w oknie statusów e-faktur (Narzędzia > Logi e-faktur),

Wyjątek: jeśli faktura została wysłana do KSeF przed włączeniem tej opcji, jej status nadal będzie widoczny w logach, w głównym oknie dokumentów, w kolumnie KSeF, takie faktury otrzymają status „Nie dotyczy”.

Opcja ta pozwala precyzyjnie kontrolować, które dokumenty są przekazywane do KSeF, oraz eliminuje ryzyko przypadkowej wysyłki faktur wystawionych na osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej.

8. Podmiot nadrzędny wystawcy / Jednostka wewnętrzna firmy i BDO

Podmiot nadrzędny
Aby skonfigurować podmiot nadrzędny, przejdź do: Narzędzia > Dane obiektu > zakładka Jednostki administracyjne

W sekcji Podmiot nadrzędny zaznacz opcję Ustaw podmiot nadrzędny.

Uzupełnij wymagane dane:
– nazwa podmiotu nadrzędnego
– NIP
– Adres (ulica)
– Kod pocztowy
– Miasto
– Kraj

Sekcję tą należy uzupełnić w przypadku, gdy firma jest jednostką podrzędną JST (np. samorządową jednostką budżetową).

Po ustawieniu podmiotu nadrzędnego na fakturze wysyłanej do KSeF:
– dane podmiotu nadrzędnego zostaną wyświetlone w sekcji Sprzedawca (Podmiot 1)
– dane firmy/obiektu (zakładka „Dane firmy i obiektu”) zostaną wyświetlone w sekcji Podmiot Inny z rolą Jednostka samorządu terytorialnego – wystawca.

Tutaj także możesz uzupełnić numer BDO.

BDO to numer rejestrowy w Bazie Danych o Odpadach. Rejestr BDO to rejestr podmiotów wprowadzających na rynek produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami.
Jeśli BDO jest uzupełniony, zostanie wysłany do KSEF w elemencie Rejestry w stopce faktury.

Jednostka wewnętrzna firmy

W menu Narzędzia > Dane obiektu > zakładka Jednostki administracyjne znajduje się sekcja Jednostka wewnętrzna.

Jeżeli Twój hotel funkcjonuje jako jednostka wewnętrzna w strukturze firmy, w tym miejscu należy uzupełnić dane tej jednostki.

Jak wygenerować identyfikator jednostki wewnętrznej w KSeF?
W systemie KSeF przejdź do Uprawnienia > Dodaj administratora i wybierz opcję: „Jednostka podrzędna identyfikowana identyfikatorem wewnętrznym”.

Następnie nadaj odpowiednie uprawnienia (Uprawnienia > Nadaj uprawnienia). Podczas logowania jako administrator jednostki wybierz Identyfikator > Identyfikator wewnętrzny i wprowadź identyfikator w formacie:

NIP-IDWew
np. 9876543212-12345.

Po zalogowaniu jako administrator jednostki możesz wygenerować certyfikaty przypisane do tej jednostki wewnętrznej.

Po uzupełnieniu sekcji „Jednostka wewnętrzna” w KWHotel, dane jednostki zostaną przesłane do KSeF w strukturze dokumentu (zostaną wykazane w elemencie Podmiot3 z rolą „Wystawca”). Dzięki temu dokumenty są prawidłowo identyfikowane w strukturze organizacyjnej firmy, zgodnie z konfiguracją w KSeF.

W następnej lekcji zajmiemy się wysyłką faktury do KSeF.