1. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – podstawowe informacje
Ostatnia aktualizacja: 13.04.2026 7:49
Dotyczy rozwiązania: Integracja z księgowością
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
Opracowane na podstawie wersji KWHotel: 0.47.215.22
🔵 Ważne źródła informacji
Prawdziwy portal KSeF (produkcja): TUTAJ
Informacje rządowe nt. KSeF: TUTAJ
Środowisko testowe: TUTAJ (wyjaśnienia) i TUTAJ (środowisko testowe)
Środowisko demonstracyjne: TUTAJ (wyjaśnienia) i TUTAJ (portal demo)
📌 Połączenie KWHotel z KSeF wymaga dostępu do modułu “Integracja z księgowością”. Jeżeli go nie posiadasz, skontaktuj się z naszym działem handlowym.
SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)
– Produkcyjny portal KSeF
– Generowanie certyfikatów KSeF
– Metody autoryzacji w KSeF
– Baza Danych o Odpadach (BDO)
1. Produkcyjny portal KSeF
Aby zalogować się do produkcyjnego portalu KSeF, należy wybrać opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.
Następnie wybierz opcję „Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur”.
WAŻNE
Jeśli na portalu KSeF wybrałeś opcję podpisywania dokumentów (np. podczas generowania certyfikatu), na tej stronie możesz złożyć podpis. Przejdź do odpowiedniej sekcji, a następnie dodaj dokument, który chcesz podpisać.
Po wgraniu pliku system poprosi Cię o autoryzację – możesz ją wykonać za pomocą profilu zaufanego lub bankowości elektronicznej.
2. Generowanie certyfikatów KSeF
Utworzenie certyfikatu w środowisku KSeF
Po zalogowaniu się do portalu KSeF należy przejść do zakładki Certyfikaty i złożyć wniosek o wygenerowanie certyfikatu.
W pierwszym kroku system wygeneruje plik z rozszerzeniem .key. Plik ten należy niezwłocznie zapisać, ponieważ nie będzie możliwości jego ponownego pobrania. Plik .key jest zabezpieczony hasłem ustawionym podczas generowania certyfikatu. Hasło to również należy zapisać i bezpiecznie przechować.
Następnie system udostępni plik certyfikatu z rozszerzeniem .crt.
Wykorzystanie certyfikatów w systemie KWHotel
Ścieżki do plików .key oraz .crt można zapisać w systemie KWHotel i wykorzystać je do uwierzytelniania połączenia z KSeF w środowisku produkcyjnym. Omówimy to w kolejnych krokach.
3. Metody autoryzacji w KSeF
Do autoryzacji w KSeF możesz wykorzystać pieczęć lub podpis kwalifikowany albo certyfikat KSeF. W praktyce certyfikat KSeF jest rozwiązaniem prostszym i wygodniejszym, dlatego w większości przypadków to on jest rekomendowany.
a) Pieczęć kwalifikowana
Pieczęć elektroniczną uzyskasz u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania (np. Certum).
b) Certyfikat KSeF (zalecane)
Certyfikat KSeF wygenerujesz bezpośrednio w portalu KSeF.
Przejdź do zakładki Certyfikaty > Wnioskuj o certyfikat. W trakcie procesu generowania otrzymasz dwa pliki:
- plik .key – plik prywatny,
- plik .crt – certyfikat publiczny.
Plik .key możesz pobrać tylko jeden raz, w momencie generowania certyfikatu. Zapisz go w bezpiecznym miejscu. Późniejsze ponowne pobranie nie będzie możliwe.
Plik .key jest zabezpieczony hasłem, które ustawiasz podczas generowania certyfikatu. Zapisz również to hasło. Będzie niezbędne do dalszej konfiguracji.
W KSeF możesz wygenerować dwa typy certyfikatów:
- certyfikat do uwierzytelniania (główny certyfikat do wysyłki do KSeF),
- certyfikat do potwierdzania autentyczności wystawcy faktur (certyfikat offline). Jest on wymagany do wystawiania faktur w trybie offline.
🔵 Uwagi dodatkowe:
Upewnij się, że dane, na które został wygenerowany certyfikat KSeF lub pieczęć kwalifikowana są takie same, jak informacje podane w licencji KWHotel (NIP, nazwa firmy, adres, numer telefonu oraz adres e-mail). Brak zgodności może uniemożliwić poprawną autoryzację.
Aby sprawdzić swoje dane licencyjne, uruchom program KWHotel i z górnego menu wybierz Narzędzia > Dane obiektu. Jeżeli chcesz zmienić dane licencyjne, możesz złożyć taką dyspozycję w swoim Panelu Klienta (Narzędzia > Panel Klienta > zaloguj się > Dane > przycisk Zgłoś prośbę o zmianę danych).
4. Baza Danych o Odpadach (BDO)
W menu Narzędzia > Dane obiektu znajdziesz także miejsce na numer rejestrowy firmy w Bazie Danych o Odpadach (BDO).
BDO to rejestr podmiotów wprowadzających na rynek produkty, produkty w opakowaniach i gospodarujących odpadami.
Jeżeli uzupełnisz numer BDO, wyślemy go do KSeF w elemencie Rejestry w stopce faktury.
W kolejnym artykule dowiesz się, jak skonfigurować połączenie KWHotel z KSeF.