3. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wysyłanie dokumentów z KWHotel do KSeF
Ostatnia aktualizacja: 14.05.2026 12:00
Dotyczy rozwiązania: Integracja z księgowością
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
Opracowanie na podstawie wersji KWHotel: 0.47.216.3
📌 Połączenie KWHotel z KSeF wymaga dostępu do modułu “Integracja z księgowością”. Jeżeli go nie posiadasz, skontaktuj się z naszym działem handlowym.
SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)
– Okno wysyłki faktury do KSeF
– Dane na fakturze
– Automatyczna wysyłka e-faktury
– Automatyczna wysyłka e-faktury z kiosku KWHotel
– Dokument potwierdzenia sprzedaży
– Okno logów i statusów e-faktur
– Sprawdzenie statusów wysyłki do KSeF w oknie dokumentów księgowych
1. Okno wysyłki faktury do KSeF
Z poziomu systemu KWHotel możesz wysyłać faktury sprzedaży, faktury zaliczkowe, faktury końcowe oraz korekty. Po zapisaniu dokumentu w jego oknie pojawi się przycisk E-Faktury.
Po kliknięciu przycisku E-Faktury zostanie otwarte okno wysyłki e-faktury.
Zakładka „Powody zwolnienia podatkowego” nie jest wykorzystywana w KSeF.
W górnej części okna znajduje się tabela z logami wysyłki, zawierająca m.in. następujące informacje:
ID e-faktury
Numer referencyjny nadany przez KSeF w momencie wysyłki faktury. Umożliwia on m.in. sprawdzanie statusu wysyłki.
Końcowe ID e-faktury
Numer KSeF nadany po zaakceptowaniu faktury; jest to ostateczny numer e-faktury.
URL e-faktury
Adres URL prowadzący do e-faktury (wykorzystywany m.in. w kodzie QR).
URL weryfikacyjny
Adres URL do weryfikacji wystawcy e-faktury (dotyczy faktur wystawionych w trybie offline i wykorzystywany jest w drugim kodzie QR).
Błędy/Ostrzeżenia
Po kliknięciu Wyświetl w polu pod tabelą pojawią się szczegóły logów nieudanej próby wysyłki.
Test
Informacja, czy wysyłka została wykonana do środowiska testowego.
Dodaj log ręcznie
Umożliwia ręczne dodanie logu w sytuacji, gdy faktura została wysłana do KSeF poza systemem KWHotel, a chcesz odnotować ten fakt w systemie.
Wyślij
Wysyła fakturę do KSeF. Operacja może potrwać chwilę, ponieważ KSeF nie zwraca natychmiastowej informacji o przyjęciu faktury. System przez maksymalnie 30 sekund cyklicznie sprawdza status wysyłki.
Po zakończeniu operacji w polu pod tabelą pojawi się informacja, czy wysyłka zakończyła się powodzeniem. Możesz poczekać na wynik w tym oknie lub zamknąć je i wrócić później ; wysyłka będzie kontynuowana w tle.
Jeżeli w ciągu 30 sekund KSeF nie przetworzy faktury, pojawi się odpowiedni komunikat, a faktura otrzyma status „w trakcie”. W takiej sytuacji możesz po chwili ręcznie sprawdzić status, klikając Sprawdź status lub poczekać – status zostanie automatycznie sprawdzony w ciągu około 15 minut.
W przypadku błędu KSeF zwróci komunikat z opisem problemu. Jeżeli sprawdzasz status w oknie wysyłki lub ręcznie, komunikat pojawi się pod tabelą.
Jeżeli wracasz do faktury później, przejdź do tabeli logów, znajdź ostatni wpis i kliknij „Wyświetl” w kolumnie „Błędy/Ostrzeżenia”, aby sprawdzić przyczynę niepowodzenia.
Jeżeli wysyłka zakończy się sukcesem, w tabeli pojawi się log ze statusem Sukces, a w kolumnie Końcowe ID e-faktury zostanie wyświetlony numer nadany przez KSeF.
Wystaw offline
Umożliwia wystawienie faktury w trybie offline. Po jego kliknięciu:
- generowany jest plik XML e-faktury (przeznaczony do wysyłki do KSeF) i zapisywany w systemie,
- generowany jest URL e-faktury oraz URL weryfikacyjny wystawcy (do którego wymagany jest certyfikat offline),
- adresy te są wykorzystywane do wygenerowania kodów QR widocznych na fakturze.
Taką fakturę możesz przekazać klientowi. Do momentu wysłania jej do KSeF, po wejściu w URL e-faktury wyświetlana będzie informacja, że dokument nie znajduje się jeszcze w KSeF.
Podczas wysyłki faktury wystawionej offline do KSeF wykorzystywany jest zapisany wcześniej plik XML, a nie nowo generowany. Po poprawnym przesłaniu faktury, po wejściu w URL e-faktury pojawi się informacja, że dokument znajduje się w KSeF.
Jeżeli wysyłka faktury wystawionej offline nie powiedzie się, system odblokuje możliwość jej edycji, abyś mógł poprawić ewentualne błędy (np. brak adresu e-mail klienta). Po zapisaniu zmian zostanie wygenerowany nowy URL e-faktury, jednak poprzedni adres przekazany klientowi nadal będzie działał; KSeF automatycznie przekieruje do aktualnego dokumentu.
Tryb offline możesz wykorzystać w przypadku przerw technicznych lub awarii KSeF. Nie będzie on jednak działał przy braku połączenia z internetem, ponieważ zarówno KWHotel, jak i serwis pośredniczący wymagają aktywnego połączenia sieciowego.
Sprawdź status
Służy do ręcznego sprawdzania statusu wysyłki faktury.
Jeżeli w serwisie e-invoices zapisany jest już końcowy status (sukces lub błąd), system nie odpytuje ponownie KSeF, a jedynie wyświetla aktualnie zapisany status. KSeF jest odpytywany wyłącznie wtedy, gdy status ma wartość „pending”.
Po kliknięciu przycisku informacja o statusie pojawi się w polu pod tabelą. Jeżeli status ulegnie zmianie, zostanie on zaktualizowany w logach.
Generuj
Umożliwia wygenerowanie pliku XML e-faktury. Plik możesz zapisać na dysku i podejrzeć jego zawartość (np. w Notatniku).
- Jeżeli faktura została już wysłana i zaakceptowana przez KSeF, pobrany zostanie XML z KSeF.
- Jeżeli faktura została wystawiona w trybie offline, zwrócony zostanie zapisany wcześniej XML.
- W pozostałych przypadkach XML zostanie wygenerowany na nowo na podstawie aktualnych danych faktury.
2. Dane na fakturze
Uwagi do faktury a wysyłka do KSeF
Jeśli chcesz, aby dodatkowe informacje znalazły się również w strukturze wysyłanej do KSeF, zaznacz w oknie wystawiania faktury opcję „Drukuj uwagi”.
Po jej aktywowaniu wprowadzone uwagi:
– zostaną przesłane do KSeF,
– pojawią się w stopce faktury w systemie KSeF.
Pamiętaj, że brak zaznaczenia tej opcji spowoduje, że uwagi nie zostaną uwzględnione w przesyłanym dokumencie elektronicznym.
Przyczyna korekty na fakturze korygującej
Aby prawidłowo przekazać do KSeF przyczynę wystawienia korekty, możesz wykorzystać pole własne.
Przejdź do Konfiguracji i zmapuj wybrane pole własne jako „Przyczyna korekty”.
Po zapisaniu mapowania pole będzie automatycznie dodawane do każdej nowo wystawionej faktury korygującej.
W przypadku faktur utworzonych przed wykonaniem mapowania, dodaj pole ręcznie, używając dokładnie tej samej nazwy, którą wskazałeś w konfiguracji.
NIP / Nr VAT zagranicznych klientów a wysyłka do KSeF
Sposób uzupełnienia numeru identyfikacji podatkowej klienta ma bezpośredni wpływ na to, jakie pola zostaną przekazane do KSeF. Dlatego przed wystawieniem faktury upewnij się, że numer oraz kraj klienta są wprowadzone prawidłowo.
Klient z Polski (PL)
Jeśli wpiszesz NIP z prefiksem „PL” (np. PL1234567890), do KSeF zostanie wysłane pole NIP.
Jeśli wpiszesz NIP bez prefiksu (np. 1234567890) i ustawisz kraj Polska (PL), do KSeF również zostanie wysłane pole NIP.
Klient z kraju Unii Europejskiej
Jeśli wpiszesz numer z prefiksem kraju UE (np. DE123456789), do KSeF zostaną wysłane pola KodUE + NrVatUE.
Jeśli wpiszesz numer bez prefiksu (np. 123456789) i ustawisz odpowiedni kraj UE (np. Niemcy – DE), system wyśle do KSeF KodUE + NrVatUE.
Klient spoza Unii Europejskiej
Jeśli wpiszesz numer z prefiksem kraju spoza UE (np. CH123456789), do KSeF zostaną wysłane pola KodKraju + NrID.
Jeśli wpiszesz numer bez prefiksu i ustawisz kraj spoza UE, system przekaże do KSeF KodKraju + NrID.
Brak numeru identyfikacyjnego
Jeśli klient nie posiada numeru NIP/VAT, do KSeF zostanie wysłane pole BrakID.
Wskazówka: Zawsze weryfikuj zgodność numeru z krajem ustawionym w kartotece klienta: to kraj determinuje sposób przekazania danych do KSeF.
Faktura wystawiona do paragonu
Jeśli faktura jest do paragonu, wyślemy oznaczenie FP. Na fakturze w KSeF w sekcji “Dodatkowe informacje” znajdziesz wówczas dopisek “Faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy”.
Jednostka wewnętrzna klienta w KSeF
Jeżeli Twój klient posiada jednostkę wewnętrzną (np. oddział), możesz ją wskazać w systemie, aby została prawidłowo przekazana do KSeF.
Jak ustawić jednostkę wewnętrzną?
Przejdź do Edycji klienta i otwórz zakładkę Jednostki organizacyjne.
Uzupełnij dane jednostki wewnętrznej:
Identyfikator jednostki wewnętrznej: jest to pięciocyfrowy numer nadawany w KSeF.
Możesz wpisać sam kod jednostki (np. 12345), jeśli NIP klienta jest już uzupełniony w pierwszej zakładce. Możesz również wpisać pełny zapis: NIP-Jednostka (np. 9812345670-12345).
Następnie uzupełnij Nazwę jednostki i adres jednostki.
Jak dane są wysyłane do KSeF? Jeśli klient ma ustawiony kraj Polska, jednostka wewnętrzna zostanie przekazana do KSeF w elemencie Podmiot3 z rolą „Odbiorca”.
Podmiot nadrzędny klienta
W oknie edycji klienta, w zakładce Jednostki organizacyjne, istnieje możliwość uzupełnienia danych podmiotu nadrzędnego.
Wymagane dane:
– NIP firmy nadrzędnej
– Nazwa firmy nadrzędnej
Jeśli dane podmiotu nadrzędnego zostaną uzupełnione: zostaną one przekazane do KSeF jako „Nabywca” (Podmiot1), natomiast dane klienta zostaną uwzględnione w sekcji „Podmiot inny” (Podmiot3) z rolą „JST – odbiorca”.
Możesz tu także wpisać numer rejestrowy w Bazie Danych o Odpadach (BDO).
Numer BDO klienta
W zakładce Add. status w oknie klienta możesz wpisać jego numer rejestrowy w Bazie Danych o Odpadach (BDO). Jeśli klient jest firmą i numer BDO zostanie uzupełniony, wyślemy go do KSeF w elemencie Rejestry w stopce faktury.
Korekty faktur
Począwszy od aktualizacji 0.47.216.3, formularz korekty w KWHotel uwzględnia także poprzednie korekty. Wartości w kolumnie „przed” są pobierane z ostatniej korekty w łańcuchu (lub z faktury pierwotnej, jeśli żadnej korekty jeszcze nie było). Dzięki temu użytkownik widzi aktualny stan dokumentu i może poprawnie uzupełnić wartości „po korekcie”.
3. Automatyczna wysyłka e-faktury
W oknie dokumentu dostępny jest checkbox Wyślij e-fakturę po zapisaniu. Po jego zaznaczeniu e-faktura zostanie automatycznie wysłana w tle w momencie zapisu dokumentu.
W konfiguracji możesz ustawić, aby opcja ta była domyślnie zawsze zaznaczona.
Jeżeli dany użytkownik nie posiada uprawnień do wysyłki e-faktur, checkbox będzie automatycznie odznaczony i nie będzie możliwości jego zaznaczenia.
4. Automatyczna wysyłka e-faktury z kiosku KWHotel
Jeśli w konfiguracji e-faktur włączysz opcję „Automatyczna wysyłka faktur wystawionych w kiosku”, faktury wystawione w kiosku będą automatycznie dodawane do kolejki wysyłki.
KWHotel sprawdza kolejkę co godzinę i wysyła faktury w tle, jedna po drugiej. Po poprawnej wysyłce lub wystąpieniu błędu, faktura zostaje automatycznie usunięta z kolejki.
Do kolejki trafiają wyłącznie faktury spełniające warunki automatycznej wysyłki. System uwzględnia ustawienia:
„Blokuj automatyczną i masową wysyłkę faktur starszych niż”
„Nie wysyłaj faktur wystawionych na osoby prywatne”
Kolejkę wysyłki możesz sprawdzić w menu Narzędzia > Logi e-faktur > zakładka Kolejka wysyłki.
W tym miejscu możesz usunąć fakturę z kolejki lub ręcznie wysłać fakturę od razu przyciskiem Wyślij teraz.
5. Potwierdzenie sprzedaży
W menu Narzędzia > Konfiguracja > zakładka Wygląd dokumentów, znajdziesz pole umożliwiające wskazanie szablonu dla potwierdzeń sprzedaży.
Jeśli szablon zostanie ustawiony, a faktura nie została jeszcze wysłana do KSeF ani wystawiona offline, po wystawieniu faktury automatycznie wygeneruje się dokument potwierdzenia sprzedaży.
Docelowy szablon faktury zostanie użyty dopiero po wysłaniu dokumentu do KSeF.
Potwierdzenie sprzedaży nie jest generowane w następujących przypadkach
– brak aktywnej konfiguracji e-Faktur,
– faktura została wystawiona na osobę prywatną i włączono opcję niewysyłania takich faktur do KSeF.
W powyższych sytuacjach od razu generowana jest standardowa faktura.
Funkcja dotyczy wyłącznie
– faktur,
– faktur zaliczkowych.
Nie obejmuje faktur korygujących.
Obecnie KWHotel nie posiada domyślnego szablonu potwierdzenia sprzedaży. Aby korzystać z tej funkcji, należy przygotować własny szablon, np. na podstawie istniejącego szablonu faktury.
6. Okno logów i statusów e-faktur
W górnym menu KWHotel przejdź do Narzędzia > Logi e-faktur. W tym miejscu znajdziesz listę wszystkich dokumentów z wybranego zakresu. Dla każdej faktury wyświetlany jest aktualny status wysyłki na podstawie ostatniego logu: brak próby, w trakcie, błąd lub sukces.
Kliknij przycisk Szczegóły, aby otworzyć okno z pełną historią logów oraz szczegółowymi informacjami dotyczącymi wybranej faktury.
W wersji 0.47.215.22 dodana została opcja wysyłki wielu faktur jednocześnie. Wystarczy zaznaczyć faktury, które chcesz przesłać i nacisnąć przycisk Wyślij zaznaczone faktury. Możesz zaznaczyć maksymalnie 30 faktur jednocześnie. Wysyłka uwzględnia faktury ze statusem Offline, a pomija te ze statusem W trakcie.
W wersji 0.47.215.27 dodano opcję eksportu statusów do CSV. Możesz zaznaczyć wiersze, które chcesz wyeksportować, a jeśli nie zaznaczysz żadnego, wyeksportują się wszystkie.
7. Sprawdzenie statusu wysyłki do KSeF w oknie dokumentów księgowych
W głównym oknie dokumentów znajduje się kolumna „KSeF”, która informuje o statusie wysyłki danego dokumentu.
Jeżeli korzystasz z więcej niż jednej aktywnej konfiguracji KSeF (np. konfiguracji testowej oraz produkcyjnej), po przejściu do głównego okna dokumentów zostanie wyświetlone okno wyboru konfiguracji. Umożliwi Ci ono wskazanie, na podstawie której konfiguracji ma być sprawdzany i prezentowany status wysyłki dokumentów.
W następnej lekcji skonfigurujesz uprawnienia do wysyłki faktur do KSeF.