Kioski hotelowe w praktyce. Jak samoobsługa zmienia współczesne hotele

Kioski samoobsługowe coraz śmielej wkraczają do hoteli, zmieniając sposób meldowania gości i organizację pracy recepcji. W tym artykule sprawdzamy, jak działają w praktyce, jakie problemy rozwiązują i dlaczego coraz więcej obiektów decyduje się na ich wdrożenie.

Za nami materiały poświęcone elektronicznym zamkom oraz automatyce parkingowej. Tym razem zaglądamy do recepcji i pokazujemy, jaką rolę może odegrać w niej kiosk samoobsługowy. Zapraszamy!

Czym właściwie jest kiosk hotelowy

Najłatwiej wyobrazić go sobie jako hotelowy odpowiednik kiosków samoobsługowych, które większość z nas zna z restauracji typu fast food. Z tą różnicą, że zamiast zamawiać burgera czy kawę, gość melduje się do hotelu. 

Kiosk pozwala odnaleźć rezerwację, uzupełnić dane, zaakceptować wymagane zgody, opłacić pobyt lub usługi dodatkowe, a następnie wydać kartę do pokoju albo przesłać kod dostępu.

Co ważne, kiosk nie działa jako osobne urządzenie z własną bazą danych. Jest ściśle zintegrowany z programem hotelowym i na bieżąco wymienia z nim informacje. Dzięki temu status rezerwacji, płatności, meldunków czy wydanych dostępów aktualizuje się automatycznie, a personel zawsze pracuje na tych samych, aktualnych danych.

Jak wygląda meldowanie przez kiosk

Z perspektywy gościa cały proces jest zaskakująco prosty, intuicyjny i można go dostosować do sposobu pracy danego hotelu.

Po wybraniu opcji zameldowania, kiosk identyfikuje gościa na podstawie wcześniej ustalonego parametru. Może to być między innymi:

• numer rezerwacji,
• numer telefonu,
• kod QR,
• kod dostępu przesłany przed przyjazdem.

Po odnalezieniu rezerwacji, system automatycznie sprawdza niezbędne informacje:

• czy pokój jest przygotowany,
• czy poprzedni gość został już wymeldowany,
• czy pobyt został opłacony,
• kod dostępu przesłany przed przyjazdem.

Następnie gość potwierdza swoje dane, akceptuje regulaminy i, jeśli jest taka potrzeba, dokonuje płatności. Na zakończenie kiosk automatycznie drukuje paragon, wydaje kartę do pokoju lub przesyła kod dostępu do zamka elektronicznego.

Całość została zaprojektowana tak, aby maksymalnie skrócić czas oczekiwania. Jeżeli wszystkie dane zostały wcześniej uzupełnione, zameldowanie może zająć nawet około 30 sekund. To często mniej czasu, niż potrzeba na podejście do recepcji i rozpoczęcie rozmowy. Kiosk sam komunikuje się z programem hotelowym i automatycznie wykonuje kolejne kroki, dzięki czemu cały proces przebiega wyjątkowo sprawnie.

Samoobsługa nie kończy się na check-inie

Możliwości kiosku nie kończą się oczywiście na wydaniu karty do pokoju. W praktyce staje się wygodnym punktem samoobsługowym, z którego gość może korzystać przez cały pobyt.

Gość może samodzielnie:

• wymeldować się po zakończeniu pobytu,
• przedłużyć rezerwację,
• zamówić dodatkową kartę do pokoju,
• dokupić śniadanie lub inne posiłki,
• wykupić miejsce parkingowe,
• zamówić usługi dodatkowe, takie jak późniejsze wymeldowanie, pobyt zwierzęcia czy łóżeczko dziecięce.

Dzięki temu wiele spraw, które wcześniej wymagały kontaktu z recepcją, można załatwić w ciągu kilkudziesięciu sekund.

A jeśli gość przyjedzie w środku nocy?

To właśnie jeden z najczęstszych powodów wdrażania kiosków.

Jeżeli obiekt został odpowiednio zaprojektowany, kiosk może znajdować się w przedsionku lub specjalnej strefie wejściowej. Gość ma do niego dostęp jeszcze przed wejściem do głównej części hotelu.

Po zakończeniu meldunku kiosk wydaje kartę lub aktywuje kod dostępu, który umożliwia otwarcie drzwi i wejście do obiektu.

Dla gościa oznacza to swobodę przyjazdu o dowolnej porze, nawet jeśli podróż się opóźni. Dla hotelu to z kolei możliwość zapewnienia całodobowej obsługi bez utrzymywania recepcji przez całą noc. A w godzinach, kiedy liczba meldunków jest niewielka, obecność recepcjonisty nie zawsze jest ekonomicznie uzasadniona.

A co z osobami, które nie lubią nowych technologii?

Praktyka pokazuje, że wygląda to bardzo podobnie jak z kasami samoobsługowymi w sklepach. Jeśli obok stoi recepcjonista i nie ma kolejki, część osób nadal wybierze rozmowę z człowiekiem. Ale kiedy kiosk jest najszybszym lub jedynym sposobem zameldowania, większość gości bez problemu przechodzi przez cały proces.

Duże znaczenie ma tutaj odpowiedni projekt interfejsu. Warto zadbać o jasne komunikaty oraz czytelne instrukcje, które przeprowadzą użytkownika krok po kroku, bez dodatkowego doświadczenia.

Na wypadek problemów na ekranie zawsze dostępna jest informacja kontaktowa do obiektu. Wiele hoteli korzysta również ze zdalnego wsparcia, dzięki któremu pracownik może pomóc gościowi bez konieczności fizycznej obecności przy kiosku.

💡Warto również zwrócić uwagę na usługę Nocna Recepcja. Jest to najnowsze rozwiązanie naszego partnera, które stanowi świetne uzupełnienie kiosku hotelowego. Dzięki zdalnej obsłudze gości hotel może zapewnić profesjonalne wsparcie również poza standardowymi godzinami pracy recepcji.

Kiosk odciąża recepcję tam, gdzie ma to największe znaczenie

Jedną z największych zalet kiosku hotelowego jest automatyzacja najbardziej powtarzalnych czynności związanych z obsługą gości. Meldowanie gości, wydawanie kart do pokoi, przyjmowanie płatności, drukowanie dokumentów czy dodawanie podstawowych usług do rezerwacji mogą odbywać się automatycznie.

Dzięki temu recepcjoniści mają więcej czasu na to, co naprawdę wpływa na jakość obsługi, czyli rozmowę z gośćmi, rozwiązywanie nietypowych sytuacji i budowanie pozytywnych doświadczeń.

Korzyści z wdrożenia kiosku widać niezależnie od wielkości obiektu. W małych hotelach czy pensjonatach kiosk często przejmuje obowiązki właściciela lub osoby pełniącej dyżur na recepcji. Dzięki temu możliwe jest sprawne zameldowanie gości również poza standardowymi godzinami pracy, bez konieczności ciągłej obecności personelu.

W większych hotelach jego rola wygląda nieco inaczej. Kiosk pomaga usprawnić pracę recepcji w godzinach największego ruchu, kiedy do hotelu jednocześnie przyjeżdża wielu gości. Przejmuje powtarzalne czynności, takie jak meldowanie czy wydawanie kart do pokoi, dzięki czemu pracownicy mogą skupić się na rozwiązywaniu bardziej wymagających spraw.

Wszystkie informacje trafiają od razu do programu hotelowego

Sam kiosk to tylko połowa układanki. Prawdziwa magia dzieje się wtedy, gdy jest dobrze zintegrowany z programem hotelowym.

W przypadku rozwiązań zintegrowanych z KWHotel wszystkie operacje wykonywane przez gościa są natychmiast widoczne w programie. Meldunek zmienia status rezerwacji, płatność aktualizuje dokumenty sprzedaży, a wydanie karty lub wysłanie kodu odbywa się automatycznie.

Program i kiosk stale wymieniają informacje. Dzięki temu personel zawsze pracuje na aktualnych danych, a ryzyko pomyłek zostaje ograniczone do minimum.

Można powiedzieć, że dobrze skonfigurowany program hotelowy jest fundamentem sprawnie działającego kiosku. To właśnie z programu pobierane są wszystkie informacje dotyczące rezerwacji, danych gościa, płatności, dokumentów czy usług dodatkowych.

Karty, kody i elektroniczne zamki

W zależności od zastosowanego systemu kontroli dostępu kiosk hotelowy może:

• wydać i zaprogramować kartę do pokoju,
• wysłać kod dostępu do zamka elektronicznego,
• aktywować uprawnienia dostępu,
• wydać dodatkową kartę podczas pobytu.

Oznacza to więc, że cały proces, od przyjazdu do wejścia do pokoju, może odbyć się bez udziału recepcji.

Kiosk może współpracować zarówno z zamkami online, jak i offline. W systemach online dostęp nadawany jest niemal natychmiast po zakończeniu meldunku, natomiast w rozwiązaniach offline gość otrzymuje od razu zaprogramowaną kartę do pokoju.

🔑 Temat zamków elektronicznych szerzej omówiliśmy w poprzedniej części serii. Jeśli jeszcze jej nie czytałeś, koniecznie tam zajrzyj! 

Kiosk może sprzedawać znacznie więcej niż noclegi

Kiosk nie kończy swojej roli w momencie wydania karty do pokoju. To również świetne narzędzie do prezentowania dodatkowej oferty hotelu.

Podczas meldunku gość może dokupić praktycznie każdą usługę oferowaną przez hotel.

Najczęściej są to:

• śniadania i pozostałe posiłki,
• miejsce parkingowe,
• późniejsze wymeldowanie,
• pobyt zwierzęcia,
• dodatkowe łóżko lub łóżeczko dziecięce,
• pakiety i usługi specjalne przygotowane przez hotel.

To trochę jak zakupy w sklepie internetowym. Gość od razu widzi, z jakich usług może skorzystać, a hotel zyskuje większą szansę na ich sprzedaż.

Również dla gości bez rezerwacji

Kiosk nie obsługuje wyłącznie osób, które wcześniej dokonały rezerwacji.

Może również pełnić funkcję całodobowej recepcji dla gości typu walk-in.

W takim przypadku wyświetlane są dostępne terminy pobytu, ceny oraz wolne pokoje. Gość wybiera interesującą go ofertę, uzupełnia dane, dokonuje płatności i przechodzi standardowy proces zameldowania.

Dzięki temu obiekt może przyjmować gości 24/7, nawet wtedy, gdy recepcja jest już zamknięta.

Jakie kioski oferuje KWHotel?

Wybór konkretnego modelu zależy przede wszystkim od sposobu funkcjonowania obiektu.

Najczęściej wybieranym modelem pozostaje KWKiosk – klasyczny kiosk hotelowy wyposażony w ekran dotykowy oraz możliwość integracji z terminalem płatniczym, drukarką fiskalną czy podajnikiem kart.

Niedawno do naszej oferty dołączył również KWKiosk Cash. Oprócz wszystkich funkcji standardowego modelu umożliwia także obsługę płatności gotówkowych.

Drugą z nowości jest KWKiosk Stand – wolnostojąca wersja kiosku o smukłej konstrukcji. To rozwiązanie sprawdza się wszędzie tam, gdzie liczy się oszczędność miejsca lub nie ma możliwości montażu urządzenia na blacie.

Warto pamiętać, że wybór odpowiedniego modelu to tylko część decyzji. Równie ważna jest liczba kiosków. W większych hotelach jedno urządzenie może nie wystarczyć, dlatego w obiektach o dużym natężeniu ruchu często pracują dwa, a nawet trzy kioski jednocześnie.

Wdrożenie kiosku – o czym warto pomyśleć

Choć z perspektywy gościa kiosk wydaje się prostym urządzeniem, jego skuteczność zależy przede wszystkim od odpowiedniego przygotowania całego procesu.

Najłatwiej jest uwzględnić kiosk podczas projektowania nowego obiektu. Wtedy bez problemu można zaplanować jego lokalizację, przygotować odpowiednią strefę wejściową czy doprowadzić wszystkie potrzebne instalacje.

Jeśli jednak hotel już działa, nie oznacza to, że na wdrożenie jest za późno. Wręcz przeciwnie, kioski z powodzeniem trafiają również do istniejących obiektów. W takim przypadku konieczne jest jedynie dostosowanie rozwiązania do istniejącej infrastruktury.

Największą uwagę warto poświęcić lokalizacji urządzenia. Jeżeli kiosk ma umożliwiać meldowanie także po zamknięciu recepcji, najlepiej umieścić go w przedsionku lub wydzielonej strefie wejściowej. Dzięki temu gość może zameldować się jeszcze przed wejściem do głównej części hotelu.

Od strony technicznej wymagania są stosunkowo niewielkie. Urządzenie potrzebuje standardowego zasilania 230 V oraz przewodowego połączenia z internetem. W przypadku kiosków KWHotel postawiliśmy na połączenie kablowe zamiast Wi-Fi. Przewodowy internet zapewnia większą stabilność działania, co ma szczególne znaczenie w urządzeniu, z którego goście korzystają przez całą dobę.

Jak wygląda wdrożenie krok po kroku

Jeżeli hotel korzysta już z programu KWHotel, cała procedura sprowadza się jedynie do kilku etapów.

1. Dobór odpowiedniego modelu kiosku

Wspólnie wybieramy model najlepiej dopasowany do potrzeb i sposobu funkcjonowania obiektu.

2. Ustalenie wyposażenia

Dobieramy niezbędne elementy, takie jak podajnik kart, drukarka fiskalna czy terminal płatniczy.

3. Konfiguracja oprogramowania

Przygotowujemy kiosk do współpracy z programem hotelowym i konfigurujemy go zgodnie z wymaganiami obiektu.

4. Montaż i testy

Instalujemy urządzenie oraz sprawdzamy poprawność działania wszystkich funkcji przed uruchomieniem.

4. Szkolenie i uruchomienie

Pokazujemy, jak korzystać z kiosku, aby personel mógł od razu rozpocząć codzienną pracę z nowym rozwiązaniem.

Cały proces przygotowania urządzenia po dostarczeniu wszystkich niezbędnych elementów trwa zazwyczaj do dwóch tygodni.

W przypadku nowych hoteli, które dopiero wdrażają system PMS, czas realizacji zależy przede wszystkim od zakończenia konfiguracji programu hotelowego oraz pozostałych integracji.

Podsumowanie

Za kilka lat kioski samoobsługowe prawdopodobnie staną się w hotelach równie oczywiste, jak dziś rezerwacje online czy elektroniczne zamki. Będą jeszcze lepiej wykorzystywać sztuczną inteligencję, personalizować obsługę gości i przejmować kolejne powtarzalne zadania, pozwalając personelowi skupić się na tym, co naprawdę wymaga kontaktu z człowiekiem.

Już dziś kiosk pomaga usprawnić meldowanie, ograniczyć kolejki, zapewnić całodobową obsługę i zwiększyć sprzedaż usług dodatkowych.

Zastanawiasz się, czy kiosk sprawdzi się również w Twoim obiekcie? Skontaktuj się z naszymi specjalistami. Pomożemy dobrać odpowiednie rozwiązanie i pokażemy, jak wdrożyć je w Twoim hotelu.

P.S. Jeśli chcesz wejść w temat jeszcze głębiej, zajrzyj na nasz portal Technologie Hotelarskie. Znajdziesz tam więcej materiałów o nowoczesnych rozwiązaniach w hotelarstwie oraz możliwość umówienia się z naszym zespołem na rozmowę.