Jak automatyzacja parkingu hotelowego wpływa na obsługę gości i komfort pracy recepcji

Witaj w trzeciej części naszej serii poświęconej automatyce hotelowej!

W poprzednim artykule przyglądaliśmy się elektronicznym zamkom i temu, jak mogą usprawnić proces meldowania gości. Tym razem schodzimy nieco niżej – dosłownie pod szlaban.

Choć parking bywa traktowany jako dodatek do oferty obiektu, w praktyce często stanowi pierwszy punkt kontaktu gościa z hotelem. Jeśli już na etapie przyjazdu pojawiają się pewne problemy, negatywne doświadczenie może wpłynąć na ocenę całego pobytu.

Dobra wiadomość jest taka, że automatyzacja parkingu nie musi oznaczać skomplikowanej i kosztownej inwestycji. W wielu przypadkach wystarczy kilka prostych rozwiązań, aby usprawnić organizację ruchu i zapewnić gościom znacznie wygodniejszy przyjazd.

Przekonajmy się więc, dlaczego coraz więcej hoteli automatyzuje parkingi!

Dlaczego warto zautomatyzować parking hotelowy

Parking, choć rzadko pojawia się na zdjęciach promocyjnych hotelu, w niektórych sytuacjach potrafi skutecznie zepsuć pierwsze wrażenie. Wystarczy, że po kilku godzinach podróży gość utknie przed zamkniętą bramą albo odkryje, że jego miejsce parkingowe zajął ktoś zupełnie przypadkowy.

Takie sytuacje są dobrze znane wielu hotelarzom. Gdy parking jest zamknięty, ktoś z recepcji musi pamiętać o otwieraniu bramy, odbierać telefony od gości i reagować na każdy przyjazd. Gdy parking pozostaje otwarty, korzystają z niego osoby postronne. Usunięcie nieuprawnionego pojazdu bywa czasochłonne, kosztowne i niestety często spada na barki właściciela obiektu.

Dzięki automatyzacji, system sam kontroluje dostęp do parkingu i wpuszcza tylko osoby uprawnione. Korzyści są odczuwalne po obu stronach.

• mniejsze ryzyko zajmowania miejsc przez osoby postronne,
• mniej telefonów i interwencji związanych z wjazdem,
• wygodny dostęp do parkingu przez całą dobę,
• sprawniejsza organizacja pracy recepcji,
• lepsze doświadczenia gości już od momentu przyjazdu.

Jak działa nowoczesny parking hotelowy

Automatyzacja parkingu nie oznacza jednego konkretnego rozwiązania. Dziś hotelarze mają do wyboru kilka sposobów kontrolowania dostępu do miejsc postojowych, a wybór najczęściej zależy od wielkości obiektu, budżetu i oczekiwanego poziomu wygody dla gości.

Warto zacząć od podstawowego pytania: brama czy szlaban? W wielu przypadkach szlaban okazuje się rozwiązaniem tańszym, prostszym w montażu i wymagającym mniej miejsca niż klasyczna brama przesuwna lub skrzydłowa. To właśnie dlatego często wybierany jest przez hotele i pensjonaty rozpoczynające automatyzację parkingu.

Następnym krokiem jest wybór sposobu autoryzacji wjazdu.

Klawiatury kodowe

To jedno z najpopularniejszych rozwiązań stosowanych w hotelach i pensjonatach. Gość otrzymuje indywidualny kod dostępu, który wpisuje przy wjeździe na parking.

Takie rozwiązanie jest stosunkowo niedrogie, łatwe do wdrożenia i dobrze współpracuje z systemami hotelowymi. Kod może zostać automatycznie wysłany jeszcze przed przyjazdem, dzięki czemu gość nie musi kontaktować się z recepcją. Jedyną niedogodnością jest konieczność zatrzymania samochodu i wpisania kodu przy wjeździe.

Karty i identyfikatory

Działają na podobnej zasadzie jak kody PIN, jednak zamiast wpisywania ciągu cyfr wystarczy przyłożyć kartę lub identyfikator do czytnika.

To wygodne rozwiązanie, szczególnie w obiektach, które już wykorzystują karty dostępu do pokoi lub innych stref. Wymaga jednak wcześniejszego przekazania nośnika gościowi.

Rozpoznawanie tablic rejestracyjnych

To rozwiązanie, które coraz częściej pojawia się w nowoczesnych hotelach i dla wielu obiektów stanowi naturalny kierunek rozwoju automatyki parkingowej.

Ich największą zaletą jest całkowite wyeliminowanie działań po stronie gościa. Nie musi pamiętać kodów, wysiadać z samochodu ani otwierać szyby. Kamera odczytuje numer rejestracyjny pojazdu i automatycznie otwiera szlaban, gdy samochód znajduje się na liście uprawnionych użytkowników. Mała rzecz, a po długiej trasie potrafi zrobić naprawdę dobre wrażenie.

System działa szczególnie dobrze w obiektach:

• o dużym natężeniu ruchu,
• posiadających rozbudowane parkingi,
• obsługujących znaczną liczbę przyjazdów i wyjazdów każdego dnia.

Oczywiście jest to rozwiązanie, które wymaga większej inwestycji oraz odpowiednio przygotowanej infrastruktury. Kamera musi być dobrze ustawiona, tablice powinny być czytelne, a sam system potrzebuje odpowiednich warunków do pracy. Dobrej jakości rozwiązania radzą sobie także po zmroku czy przy gorszej pogodzie, ale nawet najlepsza automatyka nie odczyta tablicy całkowicie zasłoniętej błotem albo śniegiem.

Jak powinien wyglądać proces wjazdu

Najlepszy proces wjazdu to taki, którego gość prawie nie zauważa. Po prostu podjeżdża, potwierdza dostęp i wjeżdża na parking bez telefonów do recepcji, szukania pilota czy czekania pod bramą.

W praktyce wystarczy jednorazowa autoryzacja przy wjeździe – wspomnianym wcześniej kodem, kartą albo poprzez rozpoznanie tablicy rejestracyjnej. Od tego momentu gość powinien móc swobodnie korzystać z parkingu przez cały okres pobytu, bez każdorazowego tłumaczenia, kim jest i czy ma prawo wjechać.

Warto też dobrze przemyśleć sam układ wjazdu. Słupek z klawiaturą lub czytnikiem powinien znajdować się po stronie kierowcy i w takim miejscu, aby samochód nie blokował drogi podczas wpisywania kodu. Brama powinna być wystarczająco szeroka, a cały proces możliwie prosty nawet dla osoby, która jest w obiekcie pierwszy raz.

Przy wyjeździe najwygodniej sprawdza się automatyczne otwieranie szlabanu, na przykład za pomocą pętli indukcyjnej. Samochód podjeżdża, system wykrywa pojazd i otwiera przejazd bez ponownej weryfikacji.

Integracja parkingu z programem hotelowym

Umówmy się – nikt nie chce zarządzać parkingiem w jednym systemie, rezerwacjami w drugim, a komunikacją z gośćmi w trzecim. Dlatego coraz większą popularnością cieszy się zarządzanie parkingiem bezpośrednio z poziomu systemu PMS. Takie możliwości oferuje również KWHotel (za pomocą dodatkowego modułu), dzięki czemu parking może stać się naturalną częścią procesu obsługi gościa.

Moduł parkingowy umożliwia między innymi:

• przypisywanie miejsc parkingowych do konkretnych rezerwacji,
• automatyczne wysyłanie kodów dostępu,
• zarządzanie dostępami z poziomu programu hotelowego,
• tworzenie harmonogramów wykorzystania parkingu,
• automatyczne przedłużanie uprawnień przy zmianie rezerwacji.

W praktyce może to wyglądać bardzo prosto. Gość dokonuje rezerwacji, a system automatycznie wysyła mu wiadomość z instrukcją dojazdu, kodem parkingowym i najważniejszymi informacjami dotyczącymi pobytu. Jeśli pobyt zostanie przedłużony, dostęp do parkingu również może zostać automatycznie wydłużony. A wszystko to bez dodatkowych telefonów i wiadomości.

Moduł pozwala również lepiej wykorzystać dostępne miejsca, dzięki czemu parking może stać się również dodatkowym źródłem przychodu. Miejsca można nie tylko przypisywać do rezerwacji hotelowych, ale również udostępniać klientom zewnętrznym.

Z kolei dzięki integracji z kioskami samoobsługowymi, goście mogą samodzielnie dokupić miejsce parkingowe nawet wtedy, gdy recepcja jest nieczynna.

Czy automatyka parkingowa się opłaca

Jeśli spojrzeć wyłącznie przez pryzmat bezpośrednich przychodów, parking raczej nie będzie maszynką do zarabiania pieniędzy. Sam automatyczny szlaban nie sprzeda dodatkowego noclegu ani nie zwiększy obłożenia. Jego wartość należy oceniać przede wszystkim przez pryzmat oszczędności czasu i poprawy organizacji pracy.

Automatyzacja pozwala:

• ograniczyć zaangażowanie personelu,
• skrócić czas obsługi gości,
• wyeliminować problemy związane z nieuprawnionym parkowaniem,
• poprawić komfort korzystania z obiektu,
• zwiększyć satysfakcję gości.

O czym pamiętać przed wdrożeniem

Dobra wiadomość jest taka, że automatyzacja parkingu zwykle nie wymaga rewolucji. Zanim jednak pojawi się pierwszy kod dostępu czy automatycznie otwierający się szlaban, warto sprawdzić kilka technicznych szczegółów.

Po pierwsze: brama

Najważniejszym z nich jest napęd bramy lub szlabanu. Nie każdy sterownik pozwala na łatwe podłączenie dodatkowych urządzeń, takich jak klawiatury kodowe czy systemy kontroli dostępu. W większości przypadków da się znaleźć rozwiązanie, ale warto zweryfikować to na samym początku, zanim zacznie się planować kolejne etapy wdrożenia.

Po drugie: internet

Drugą kwestią jest dostęp do internetu. To temat, który często wydaje się oczywisty, dopóki nie okaże się, że brama znajduje się sto metrów od budynku, a sygnał Wi-Fi kończy się dokładnie w połowie tej trasy. W takich sytuacjach konieczne może być zastosowanie dodatkowych rozwiązań komunikacyjnych, na przykład urządzeń wykorzystujących sieć komórkową.

Warto również upewnić się, że brama lub szlaban posiadają możliwość ręcznego otwarcia na wypadek awarii zasilania czy internetu, a personel zna procedurę postępowania w takich sytuacjach.

W praktyce większość wyzwań pojawia się nie po stronie samej automatyki, ale infrastruktury, która już znajduje się na obiekcie. Dlatego przed podjęciem decyzji warto po prostu sprawdzić, z czym mamy do czynienia.

Kilka słów podsumowania

Jeśli z tego artykułu warto zapamiętać jedną rzecz, to właśnie to: parking nie musi być kolejnym elementem wymagającym ciągłej uwagi recepcji. Nawet prosta automatyzacja potrafi usprawnić codzienną pracę, poprawić komfort gości i uporządkować organizację ruchu wokół obiektu.

A może chcesz zobaczyć, jak wygląda zarządzanie parkingiem w praktyce? Nasz moduł parkingowy pozwala kontrolować dostępność miejsc, przypisywać je do rezerwacji i zarządzać parkingiem bezpośrednio z poziomu programu hotelowego KWHotel.

Każdy obiekt jest trochę inny, dlatego nie ma jednego rozwiązania dla wszystkich. Jeśli chcesz sprawdzić, co najlepiej sprawdzi się w Twoim hotelu lub pensjonacie, skontaktuj się z nami – wspólnie poszukamy najlepszego kierunku.

Tymczasem kolejne tematy związane z automatyką hotelową już czekają w kolejce. Do zobaczenia w następnym artykule!

P.S. Chcesz pogłębić temat? Zajrzyj na nasz portal Technologie Hotelarskie. Znajdziesz tam więcej materiałów oraz możliwość umówienia rozmowy z naszym zespołem.