Location des appartements par KWHotel – étude de cas Dom&House

Gestion à grande échelle

Dom & House existe sur le marché immobilier de Tricité en Pologne depuis plus de 10 ans. Actuellement, la société s’occupe de la vente et de la location de maisons, appartements et immeubles commerciaux, tant sur le marché secondaire que primaire. Les services de Dom & House comprennent la gestion de plus de 250 appartements dans Tricité et le service pour plus de 36 000 invités par an, en utilisant la possibilité de location à court terme et à long terme.

Besoin d’optimisation

L’augmentation constante du nombre d’invités et de locaux desservis a rendu nécessaire la mise en place de systèmes externes permettant d’optimiser le processus de gestion et d’accélérer le développement de l’entreprise. Les défis liés à l’automatisation de la gestion des appartements dans divers endroits sont devenus un sujet brûlant. Il fallait trouver une solution qui aiderait à la fois le service de réservation quotidien et la communication efficace avec les propriétaires des appartements. Mme Katarzyna Brędowska – responsable de la location d’appartements, rappelle cette période de la manière suivante:

« Depuis le début de l’activité jusqu’en 2015, notre offre d’appartements s’est systématiquement élargie. Lorsqu’il a atteint le nombre d’environ 100 appartements à louer à court terme dans trois villes différentes, il est devenu nécessaire de mettre en place un système hôtelier permettant de séparer les emplacements et d’assurer la transparence. Auparavant, tous les processus liés au service de réservation étaient effectués manuellement, à l’aide d’un calendrier traditionnel et d’un tableu Excel. Les prix, la disponibilité et les séjours minimaux sur les portails ont été entrés manuellement, ce qui prenait beaucoup de temps et mettait un risque élevé de surréservation. »

Solutions mises en oeuvre

Au début de 2015, les propriétaires de Dom & House ont décidé d’établir une coopération avec notre société. Sur la base des informations reçues, les spécialistes de KWHotel ont réussi à isoler trois solutions qui répondent directement aux problèmes de notre partenaire à Tricité. Nous avons ensuite proposé la mise en place des services suivants:

– le logiciel hôtelier multiposte KWHotel Pro
– module web pour les propriétaires d’appartements
– module de synchronisation avec le gestionnaire de canaux YieldPlanet

La première configuration du logiciel, en raison de la complexité des services offerts, a nécessité un engagement des deux côtés. Une coopération étroite avec le support technique de KWHotel a certainement facilité ce processus. Nous avons décidé de demander à Katarzyna comment le logiciel avait aidé l’équipe Dom & House:

« La mise en œuvre du système KWHotel a modifié notre travail de 180 degrés. Toutes les informations nécessaires sur les appartements et les invités étaient réunies au même endroit. Une modification de chaque réservation, un ajout d’un commentaire, une vérification efficace de l’heure d’arrivée de l’invité, ou de tout commentaire étaient possibles pour tout employé disposant d’une connexion au système, n’importe quand et n’importe où, utilisant un ordinateur de bureau et même un téléphone portable. « 

Résultats?

L’utilisation du panneau Web a permis de minimiser le besoin de contact permanent avec chaque propriétaire d’appartement individuellement – ils peuvent visualiser indépendamment l’occupation actuelle et les revenus de leurs appartmenets. Le calcul automatique de la commission sur la location de chaque appartement a fait gagner un temps considérable et permis à l’équipe d’être redirigée pour participer à d’autres opérations de la société. « La communication avec les propriétaires d’appartements a été considérablement améliorée car depuis ce moment-là ils disposaient un aperçu de l’occupation et des prix de l’appartement loué 24/7. Cela a permis de réduire le nombre de contacts téléphoniques et électroniques fréquents concernant les réservations et de se concentrer sur l’amélioration de l’efficacité des ventes. ».

La coopération à long terme avec YieldPlanet nous a assuré que la combinaison du logiciel KWHotel et de leur système de gestion de canaux donnerait d’excellents résultats dans le cas de Dom & House. « Seulement entre 2017 et 2018, le nombre total de nuitées réservées a plus que triplé! Nous avons commencé avec deux canaux connectés: Booking.com et Expedia. Nous utilisons actuellement six canaux. Cette année, nous avons rejoint Airbnb et nous utilisons déjà cette connexion. 2019 a une chance d’être une année record pour nous. ».

Nous ne nous sommes pas trompés: la publication de l’offre de location d’appartements sur les chaînes de réservation les plus populaires au monde a donné des résultats impressionnants. “La grande majorité des réservations de notre système sont des réservations avec OTA, ce qui représente environ 70% du total.”  – Nous informe le directeur, donc « Au niveau actuel de notre entreprise, nous ne pouvons imaginer une solution système autre que la coopération avec les partenaires KWHotel et Channel Manager YieldPlanet. L’automatisation complète du système a simplifié notre travail quotidien, mais a surtout influencé le développement futur de notre entreprise. ».

Partenariat pour des années

La coopération de KWHotel avec Dom & House se poursuit encore aujourd’hui. Nous considérons les dernières années comme un exemple de coopération réellement partenariale.
« Notre coopération avec KWHotel est très fructueuse. Comme nous l’avons mentionné au début, le logiciel hôtelier a définitivement amélioré notre activité. Nous apprécions également KWHotel pour la création de nouvelles fonctionnalités pour la location d’appartements. Tous les systèmes ne sont pas disposés à une telle coopération. L’équipe de KW est toujours ouverte aux suggestions et corrections de nouveaux outils à notre avis. Nous espérons que la coopération à ce niveau continuera à se développer. ».

De plus, les représentants de Dom & House nous ont soutenus à plusieurs reprises avec leurs précieuses suggestions concernant le développement du panneau pour les propriétaires d’appartements et le logiciel lui-même. Nous sommes fiers de ce que nos efforts communs aient permis d’améliorer le service de plusieurs centaines d’appartements dans la Tricité, qui procurent chaque année le confort à des milliers de clients venus du monde entier. 

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