Zarządzanie apartamentami – case study Dom&House

05.09.2019 Szymon Cyrzyk, KWHotel Hospitality Market Researcher
Przeczytasz ten artykuł w 5 minut.

Zarządzanie apartamentami na szeroką skalę

Dom & House funkcjonuje na trójmiejskim rynku nieruchomości od ponad 10 lat. Obecnie firma zajmuje się sprzedażą oraz wynajmem domów, mieszkań i nieruchomości komercyjnych, zarówno z rynku wtórnego, jak i pierwotnego. Usługi Dom & House obejmują zarządzanie ponad 250. apartamentami w Trójmieście oraz obsługę ponad 36 000 gości rocznie, korzystających z możliwości najmu krótkoterminowego oraz długoterminowego.

Potrzeba optymalizacji

D&H Quote 1Nieustający przyrost liczby obsługiwanych gości i lokali sprawił, iż na pewnym etapie rozwoju niezbędnym stało się wdrożenie zewnętrznych systemów, które pomogłyby zoptymalizować proces zarządzania i przyspieszyć rozwój przedsiębiorstwa. Palącym tematem stały się wyzwania dotyczące automatyzacji zarządzania apartamentami w różnych lokalizacjach. Potrzebne było rozwiązanie, które pomogłoby zarówno w codziennej obsłudze rezerwacji, jak i w skutecznej komunikacji z właścicielami lokali. Pani Katarzyna Brędowska – kierownik do spraw wynajmu apartamentów, w taki sposób wspomina ten okres:

„Od początku działalności do 2015 roku, nasza oferta apartamentów systematycznie się powiększała. W momencie, gdy osiągnęła liczbę około 100 apartamentów na wynajem krótkoterminowy w trzech różnych miastach, niezbędne stało się wdrożenie systemu hotelowego, w którym można było rozdzielić lokalizacje i zachować przejrzystość. Wcześniej wszystkie procesy związane z obsługą rezerwacji odbywały się manualnie, z użyciem tradycyjnego kalendarza oraz arkusza kalkulacyjnego Excel. Ceny, dostępności i minimalne pobyty na portalach były wprowadzane ręcznie, co było bardzo czasochłonne i dawało duże ryzyko wystąpienia overbookingu”

Wprowadzone rozwiązania

Na początku 2015 roku, właściciele Dom & House podjęli decyzję o nawiązaniu współpracy z naszą firmą. Bazując na otrzymanych informacjach, specjalistom KWHotel udało się wyodrębnić trzy rozwiązania, stanowiące bezpośrednią odpowiedź na problemy naszego trójmiejskiego Partnera. Aby ułatwić zarządzanie apartamentami, zaproponowaliśmy wdrożenie następujących usług:

– sieciowy program hotelowy KWHotel Pro
– moduł webowy dla właścicieli apartamentów
– moduł synchronizacji z channel managerem firmy YieldPlanet

Pierwsza konfiguracja programu, ze względu na kompleksowość oferowanych usług, wymagała zaangażowania z obu stron. Ścisła współpraca z pomocą techniczną KWHotel zdecydowanie jednak ułatwiła ten proces. Postanowiliśmy zapytać Panią Katarzynę, jak program pomógł w pracy zespołowi Dom&House:

„Wdrożenie systemu KWHotel zmieniło naszą pracę o 180 stopni. Wszystkie potrzebne informacje o apartamentach, gościach znajdowały się w jednym miejscu. Modyfikacja każdej rezerwacji, dodanie komentarza, sprawne sprawdzenie np. godziny przyjazdu gościa, czy dowolnych uwag, były możliwe dla każdego pracownika, który posiadał login do systemu, w dowolnym miejscu i czasie, zarówno za pomocą komputera stacjonarnego, jak i nawet telefonu komórkowego.”

Rezultaty?

D&H Quote 2Zastosowanie panelu webowego zminimalizowało potrzebę ciągłego kontaktu z każdym właścicielem apartamentu z osobna – mogą oni samodzielnie podejrzeć aktualne obłożenie i przychody swoich lokali. Automatyczne obliczanie prowizji z wynajmu każdego apartamentu pozwoliło zaoszczędzić ogromną ilość czasu i umożliwiło przekierowanie zespołu do udziału w innych operacjach firmy. „Komunikacja z właścicielami apartamentów została znacznie poprawiona, ponieważ mieli oni od tego momentu całodobowy podgląd zarówno obłożenia, jak i cen wynajmowanego apartamentu. Ograniczyło potrzebę częstego kontaktu telefonicznego i mailowego, dotyczącego rezerwacji i pozwoliło się skupić na zwiększeniu efektywności sprzedaży.”

Dotychczasowa, wieloletnia współpraca z firmą YieldPlanet gwarantowała nam, że połączenie programu KWHotel oraz ich systemu channel manager przyniesie świetne efekty w przypadku Dom & House. “Tylko między 2017 a 2018 rokiem łączna liczba zarezerwowanych pokojonocy wzrosła ponad trzykrotnie! Zaczynaliśmy z dwoma podłączonymi kanałami: Booking.com i Expedia. W tej chwili korzystamy z sześciu kanałów. W tym roku dołączyliśmy Airbnb i już korzystamy z tego połączenia. 2019 rok ma szansę być dla nas rokiem rekordowym.”

Nie myliliśmy się – opublikowanie oferty wynajmu apartamentów w najpopularniejszych kanałach rezerwacyjnych na świecie przyniosło imponujące efekty. „Zdecydowana większość rezerwacji w naszym systemie to rezerwacje z OTA, które stanowią około 70% całości.” – informuje Pani Kierownik, dlatego „Na obecnym poziomie wielkości i skali działania naszej firmy nie wyobrażamy sobie innego rozwiązania systemowego, niż współpraca z partnerami KWHotel i Channel Managerem YieldPlanet. Całkowita automatyzacja systemu usprawniła codzienną pracę, ale przede wszystkim wpłynęła na dalszy rozwój naszej działalności.”

Partnerstwo na lata


Współpraca KWHotel z Dom & House trwa do dziś – minione lata uznajemy za przykład prawdziwie partnerskiej kooperacji.
„Nasza współpraca z KWHotel przebiega bardzo owocnie. Tak, jak wspomnieliśmy na początku, program hotelowy zdecydowanie usprawnił naszą działalność. Cenimy KWHotel także za tworzenie nowych funkcjonalności pod kątem wynajmu apartamentów. Nie wszyscy autorzy innych systemów są skłonni do takiej kooperacji. Zespół KW jest zawsze otwarty na sugestie i poprawki nowych narzędzi pod naszym kątem. Mamy nadzieję, że współpraca na takim poziomie będzie się dalej rozwijać.”

Zarządzanie apartamentami zostało w dużej mierze zautomatyzowane, dzięki wykorzystaniu programu KWHotel Pro.

Również przedstawiciele firmy Dom&House wielokrotnie wspierali nas swoimi cennymi sugestiami, dotyczącymi rozwoju panelu do obsługi właścicieli apartamentów oraz samego programu. Jesteśmy dumni, że nasz wspólny wysiłek pozwolił usprawnić obsługę kilkuset apartamentów w Trójmieście, które każdego roku zapewniają komfort tysiącom gości z całego świata. 

Chcesz usprawnić zarządzanie apartamentami? Skontaktuj się z nami!

Szukasz Channel Managera? Skontaktuj się z YieldPlanet i zamów bezpłatne demo.

Poznaj inne case study apartamentów >>>

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *