KWHotel Bureau – spécification du module

Calendrier de réservation – informations disponibles
– Symbole de la chambre
– Type de chambre
– Nombre de lits dans la chambre
– État de propreté de la chambre (Aucun, Sale, Propre, Propre et vérifié)
– Possibilité de définir le même statut de propreté pour toutes les chambres en même temps
– Horaire quotidien
– Désignation du week-end
– Statut coloré pour chaque réservation
– Récapitulatif du nombre de chambres et de lits disponibles un jour donné
– Afficher les informations de base pour chaque réservation
– Possibilité de marquer des évènements spéciaux et des fêtes sur le calendrier
– Possibilité d’afficher le prix du jour sur le calendrier
– Possibilité d’afficher vos propres statuts de réservation
– Possibilité d’afficher les sources de réservation
– Création de réservations individuelles
– Création de réservations de groupe
– Exclusion de chambre pour un temps limité
– Recherche de chambre répondant à des critères spécifiques
– Recherche de client
– Recherche de réservation selon son identifiant interne soit son identifiant de portail internet
– Modification de prix pour un jour donné dans un plan tarifaire défini
– Impression du calendrier de réservations
– Regroupement des chambres selon leur catégorie
– Ajuster la largeur et la hauteur des cases dans le calendrier de réservation
– Changer le style de division du jour sur le calendrier de réservation
– Activer le filtrage des chambres de même catégorie
– Activer le filtrage de chambres spécifiques
– Sélectionner et déplacer des réservations sur le calendrier
– Transition rapide à l’horaire du jour en cours

 Création de réservations – informations pouvant être utilisées dans la fenêtre de réservation
– Type (Catégorie) de chambre
– Symbole de la chambre
– Équipement de la chambre
– Description de la chambre
– Date de réservation
– Nombre de jours
– Données de base du client
– Notes sur la réservation
– Méthode de règlement
– Prix de la réservation
– Acompte versé
– Repas, produits ou services supplémentaires
– Taxe de séjour
– Réduction du prix de l’hébergement
– Information si la réservation est garantie par carte de crédit
– Statut de la réservation
– Source (Origine) de la réservation
– Canal de réservation
– Segment de réservation
– Numéro de réservation en ligne
– Prix par jour

Créer une réservation – fonctions disponibles (réservations individuelles et de groupe)
– Ajout de produits à la réservation
– Définir des rappels
– Saisie d’informations supplémentaires sur le client
– Afficher la première ligne de commentaires sur le calendrier de réservation
– Emission de documents tels que confirmation de réservation ou carte d’enregistrement
– Appel de la calculatrice Windows pour des calculs rapides
– Suppression de réservation (nécessite d’indiquer le motif de la suppression)
– Affichage de l’historique de réservation
– Indication du jour auquel l’acompte doit être payé
– Créer vos propres statuts de réservation
– Émission de documents comptables tels que des factures ou des reçus
– Affectation des repas à la réservation (y compris l’heure du service, les observations et le nombre de repas pouvant être servis simultanément)
– Assigner une réservation individuelle à un groupe
– Changement de devise dans la réservation
– Affectation d’une caution pour une réservation
– Joindre des documents supplémentaires tels qu’une numérisation de pièce d’identité
– Création de champs supplémentaires dans la réservation
– Répartition des services horaires
– Planification du nettoyage pour une réservation donnée
– Blocage des prix (uniquement pour les réservations de groupe)
– Blocage des modifications apportées aux montants versés lorsque des chambres sont déduites ou ajoutées à la réservation (uniquement pour les réservations de groupe)
– Ajouter / supprimer une chambre d’une réservation de groupe (uniquement pour les réservations de groupe)
– La possibilité de transférer une seule réservation dans un autre hôtel, situé sur la même base de données

Tableau de bord – informations disponibles (rubrique « Arrivées, départs et séjours »)
– Hôte
– Date d’arrivée
– Date de départ
– Chambre
– Téléphone
– Nombre de personnes
– Observations

Tableau de bord – fonctions disponibles (rubrique « Arrivées, départs et séjours »)
– Affichage des arrivées, des départs et des séjours pour un jour donné ou un certain nombre de jours futurs
– Affichage des non-présentations (no show)
– Filtrage des arrivées, des départs, des séjours et des non-présentations
– Possibilité d’ouvrir rapidement une réservation définie
– Possibilité d’imprimer la liste des arrivées, des départs, des séjours et des non-présentations
– Possibilité de sélectionner les données à afficher sur le rapport
– Possibilité de restaurer les paramètres par défaut
– Possibilité de rechercher librement des données en entrant la phrase de recherche dans une colonne donnée
– Possibilité de réduire ou d’élargir la fenêtre de rapport

 Tableau de bord – informations disponibles (rubrique « Réservation rapide »)
– Période de séjour
– Chambres disponibles
– Type de chambre
– Pourcentage d’occupation
– Nombre de chambres libres d’un type donné
– Nombre de personnes pouvant être admises dans un type de chambre donné
– Plan tarifaire
– Nombre de chambres réservées d’un type donné
– Prix pour réserver un type de chambre donné

Tableau de bord – fonctions disponibles (rubrique « Réservation rapide »)
– Indication de la date à laquelle une réservation est souhaitée
– Indication du nombre de personnes pour lesquelles une chambre libre est recherchée
– Choix du plan tarifaire par défaut
– Possibilité de modification manuelle du prix proposé par le logiciel
– Faire une réservation pour certaines chambres
– Effacement des données saisies

Tableau de bord – informations disponibles (rubrique « Statistiques »)
– Occupation par type de chambres
– Chambre le plus souvent occupée
– La chambre la plus rarement occupée
– Occupation totale de l’hôtel
– Occupation maximale de l’établissement sur une période de trois mois
– Occupation minimum de l’établissement sur une période de trois mois
– Statistiques actuelles (chambres libres, arrivées, séjours en cours, voyages, non-présentation)

Tableau de bord – fonctions disponibles (rubrique « Statistiques »)
– Possibilité de masquer ou d’afficher la barre de statistiques

Clientèle – informations disponibles
– Nom et prénom du client
– Entreprise
– Adresse
– Numéro de téléphone
– Courriel
– Date de naissance
– Carte d’identité / passeport
– Nationalité
– Statut client supplémentaire
– Identifiant fiscal
– Le client est-il un enfant?
– Le client est-il un habitué?
– Le client est-il sur la liste noire?
– Commentaires supplémentaires

Clientèle – filtres de recherche disponibles
– Recherche d’un client par son nom
– Recherche d’un client par son adresse
– Tri par réservations récentes
– Tri par clients récemment ajoutés à la base de données
– Limitation du nombre de clients affichés dans les résultats

 Clientèle – fonctions disponibles
– Possibilité d’ajouter de nouveaux clients à la base de données
– Possibilité de prendre en compte des statuts client personnalisés
– Possibilité de prendre en compte des champs personnalisés
– Possibilité de consulter l’historique de réservation du client
– Possibilité d’attribuer au client un rabais pour une période donnée
– Possibilité de télécharger la photo du client
– Possibilité de consulter l’historique des documents du client
– Possibilité d’exporter les données du client dans un fichier .CSV
– Possibilité d’exporter les données d’un client dans un fichier de format pris en charge par Google
– Possibilité d’importer la base de données client depuis un fichier .CSV

Clientèle – fonctions liées au RGDP
– Information indiquant si le client accepte de recevoir le message
– Possibilité d’effacement permanent des données du client au terme de la réservation

Base de chambres – informations disponibles
– Symbole de la chambre
– Description de la chambre
– Type de chambre attribué à une chambre donnée
– Nombre de lits

Base de chambres – fonctions disponibles
– Création / modification / effacement de chambre
– Octroi du statut d’appartement  à une chambre
– Marquer une chambre en cours de rénovation (la retirer du calendrier de réservation)
– Établir l’état de propreté d’une chambre
– Saisir les descriptions supplémentaires d’une chambre
– Choisir l’établissement auquel appartient une chambre donnée
– Établir la liste des réparations pour une chambre donnée
– Exporter les informations sur une chambre donnée (fichier .CSV)
– Afficher les chambres supprimées
– Possibilité de définir la priorité de vente d’une chambre

Types de chambres – informations disponibles
– Nom du type de chambre
– Description du type de chambre
– Nombre de chambres assignées à un type de chambre donné
– Prix d’une chambre assignée à un type de chambre donné
– Prix par personne assigné à un type de chambre donné
– Nombre de lits
– Indiquer si un type de chambre donné sera inclus dans les statistiques

Types de chambres – fonctions disponibles
– Création / modification / effacement d’un type de chambre donné
– Fixation des tarifs de base pour un type de chambre donné
– Désactiver un type de chambre donné dans KWHotel Booking Engine
– Inclusion d’un type de chambre donné dans les rapports- Choisir l’établissement auquel appartient le type de chambre
– Introduction de descriptions supplémentaires pour un type de chambre donné
– Introduction de traduction d’un type de chambre donné pour le système de réservation en ligne KWHotel Booking Engine
– Créer / modifier / supprimer l’équipement de la chambre

Registre – filtres de recherche disponibles
– Registre
– Liste de tous les clients
– Clients arrivés ou arrivant à une période choisie
– Clients partis ou partant à une période choisie
– Réservations pour un jour donné
– Toutes les réservations faites à une date choisie

Registre – les fonctions supplémentaires comprennent:
– Possibilité d’inclure des champs de réservation personnalisés dans les résultats de recherche
– Possibilité de définir un modèle de rapport par défaut
– Possibilité d’imprimer des rapports
– Possibilité d’exporter des données vers un fichier .CSV (Excel)
– Possibilité de créer une réservation individuelle
– Possibilité de créer une réservation de groupe
– Possibilité de filtrer les résultats en fonction d’un type de données spécifique

Registre – données disponibles dans les résultats de la recherche
– Identifiant groupe
– Identifiant réservation
– Nom du client
– Courriel
– Statut: entreprise / particulier
– Date du début de la réservation
– Date de fin de la réservation
– Lieu de naisssance
– Date de naissance
– Numéro INSEE
– Numéro d’identification fiscal
– Identifiant chambre
– Symbole de la chambre
– Adresse du client
– Couleur assignée au client
– Statut de réservation supplémentaire
– Commentaires des clients
– Statut client supplémentaire
– Commentaires
– Pays
– Téléphone
– Prix / Tarif
– Paiement anticipé
– Montant restant à payer
– Statut de la réservation
– Nombre de personnes
– Groupes d’âge
– Numéro de la facture émise
– Valeur brutte (TTC) de la facture
– Facture – date d’émission
– Facture – date de vente
– Sexe client
– Segment de réservation
– Canal de réservation
– Source de réservation

Comptabilité – types de documents pris en charge
– Factures
– Factures proforma
– Additions
– Factures correctives
– Notes correctives
– Tickets de caisse
– Rapports de retour
– Documents de crédit de caisse
– Documents de débit de caisse
– Documents de crédit de compte bancaire
– Documents de débit de compte bancaire
– Documents de taxe de séjour

Comptabilité – filtres de recherche de documents disponibles
– Tri par mois et année
– Afficher / masquer les factures d’acompte (des arrhes)
– Afficher uniquement les factures proforma

Plans tarifaires – fonctions disponibles (Configuration des prix)
– Création / modification / effacement de plans tarifaires
– Définir le plan tarifaire par défaut (il sera d’abord choisi par le logiciel)
– Définir la date d’expiration du plan tarifaire
– Définir les périodes de prix via l’assistant de prix ou manuellement-  Fixer des restrictions, y compris séjour minimum / maximum, Closed to Arrival / Closed to Departure
– Importation de périodes tarifaires à partir d’autres types de chambres
– Copie des tarifs pour les années suivantes
– Fixer les prix individuellement pour chaque jour
– Modification simultanée de plusieurs types de chambress

Plans tarifaires  – autres fonctions
– Désactiver les plans tarifaires dans KWHotel Booking Engine
– Désactiver les plans tarifaires dans la fenêtre de réservation
– Définir la couleur de la bordure qui entourera la réservation créée dans un plan tarifaire donné
– Fixer la taxe pour un plan tarifaire donné
– Réglage du taux de retour / non remboursable dans le plan tarifaire indiqué
– Affecter des repas à un plan tarifaire donné
– Transférer des données entre plans tarifaires, y compris les variations de quota et de prix en
pourcentage

Plans tarifaires – champs disponibles (Configuration des prix)
– Tarif de base
– Nombre de personnes prises en compte dans le tarif de base
– Prix pour un adulte
– Prix pour la première tranche d’âge
– Prix pour la deuxième tranche d’âge
– Prix pour la troisième tranche d’âge
– Séjour minimum
– Séjour maximum
– Closed to Arrival (Arrivée impossible)
– Closed to Departure (Départ impossible)
– Repas (petit-déjeuner, déjeuner, demi-pension, dîner)
– Statut du type de chambre (fermé / ouvert)

Restauration – fonctions disponibles (configuration)
– Ajout de types de repas personnalisés (petit-déjeuner, déjeuner et dîner par défaut)
– Réglage de l’heure du service des repas
– Réglage de la durée des repas
– Taxe fixe pour les repas
– Fixation du prix des repas
– Définir le nombre de places à la cafétéria

Restauration – fonctions disponibles (module repas)
– Générer un rapport de repas pour la journée en cours
– Générer un rapport de repas pour une période sélectionnée
– Affichage du nombre d’invités
– Impression du rapport de repas
– Impression du résumé du repas
– Exporter les rapport de repas vers un fichier .CSV (Excel)

Restauration – champs disponibles (rapport de repas)
– Type de repas
– Heure de livraison du repas
– Nombre de repas
– Numéro de chambre
– Client
– Observations
– Numéro de réservation

Restauration – fonctions supplémentaires
– Synchronisation avec les programmes gastronomiques suivants: Bistro, Foodsoft, Vision POS, Insoft, POSbistro

Statistiques – onglets disponibles
– Réservation graphique
– Chambres
– Financement de réservation
– Repas
– Mini registre des ventes
– Camping
– Rapports de changements d’équipe

Statistiques – données disponibles (onglet « Réservation graphique »)
– Section d’occupation (selon la période indiquée, par chambre, par jour, par mois)
– Calculateur d’occupation (basé sur le nombre de lits ou le nombre de réservations)
– Basculer pour l’affichage des résultats (pourcentage ou par nombre de chambres / lits par jour / mois)
– Section graphique de l’occupation (graphiques circulaire et linéaire)

Statistiques – fonctions disponibles (onglet « Chambres »)
– Sélection des chambres à afficher dans les résultats
– Exportation de données vers Excel
– Imprimer le rapport
– Commutateur d’affichage des prix quotidiens

Statistiques – données disponibles (onglet « Chambres »)
– Identifiant réservation
– Chambre
– Client
– Utilisateur qui a créé la réservation
– Source de la réservation
– Segment de la réservation
– Canal de la réservation
– Date de la réservation
– Prix de la réservation
– Taxe de séjour

Statistiques – données disponibles (onglet « Financement de réservation »)
– Nombre de personnes ayant visité l’hôtel pendant la période sélectionnée
– Nombre moyen de clients dans l’hôtel chaque jour
– Montant moyen des paiements quotidiens pour l’hébergement et les repas
– Nombre de nuitées
– Informations sur la somme des frais téléchargés (par utilisateur ou tous les utilisateurs)

Statistiques – fonctions disponibles (onglet « Financement de réservation »)
– Exportation de données vers un fichier .CSV
– Génération d’une mini tableau pour le Bureau central de statistiques

Statistiques – données disponibles (onglet « Repas »)
– Type de repas
– Nombre de repas
– Prix des repas
– Montant total

Statistiques – données disponibles (onglet « Mini registre des ventes »)
– Type de document
– Montant de la facture (net, taxes, brut)
– Numéro de facture
– Date d’émission de la facture
– Numéro d’identification fiscal de la compagnie
– Nom du contractant

 Statistiques – fonctions disponibles (onglet « Mini registre des ventes »)
– Tri des documents selon leur type (factures, reçus, factures proforma)
– Exportation des données vers Excel

Statistiques – données disponibles (onglet « Camping »)
– Statistiques sur les trois zones d’exploitation du camping (réservations standard, montants forfaitaires, hivernage)
– Nombre de personnes
– Revenus
– Montants restant dûs
–  Taxe de séjour

Fonctions disponibles (onglet « Camping »)
– Exportation des réservations vers Excel
– Exportation des prix vers Excel

Statistiques – données disponibles (onglet « Rapports de changement d’équipe »)
– Changement d’identifiant
– Changement d’équipe

Fonctions disponibles (onglet « Rapports de changement d’équipe »)
– Aperçu d’un rapport d’équipe
– Suppression du rapport de changement d’équipe (rotation)
– Affichage du journal de changement  d’équipe
– Employé
– État de la caisse avant la rotation
– État de la caisse au début de la rotation
– État de la caisse en fin de rotation

Utilisateurs –  fonctions disponibles:
– Ajouter / modifier / supprimer des comptes d’utilisateurs
– Création de nouveaux rôles pour les comptes d’utilisateurs

Utilisateurs –  données disponibles:
– Nom et prénom de l’utilisateur
– Connexion (Identifiant) de l’utilisateur
– Mot de passe de l’utilisateur
– Courriel de l’utilisateur
– Rôle de l’utilisateur
– L’objet auquel l’utilisateur donné est assigné
– Chambres visibles pour un utilisateur donné
– Sélection d’autorisations spécifiques pour chaque rôle d’utilisateur
– Configuration des paramètres pour les propriétaires
– Activer la déconnexion automatique de l’utilisateur si il n’est pas actif
– Forcer l’utilisateur à un changement de mot de passe, après un nombre de jours spécifié

Rappels – fonctions disponibles
– Créer des rappels pour une réservation spécifique
– Créer vos propres rappels (non liés aux réservations)
– Différer des rappels pour l’unité de temps indiquée
– Différer tous les rappels pour l’unité de temps indiquée
– Supprimer tous les rappels
– Accès rapide à la réservation associée au rappel donné

Rappels – données disponibles
– Identifiant réservation
– Date de rappel
– Notes de rappel

Mises à jour gratuites – canaux de mise à jour
– Site du logiciel
– Section d’aide du logiciel KWHotel (version BETA)
– Invitation automatique à la mise à jour lors de la fermeture de KWHotel

Mises à jour gratuites – zones couvertes par la mise à jour
– Petits changements
– Amélioration de la stabilité
– Nouveaux modules principaux
– Suggestions d’utilisateurs
– Rapports supplémentaires

 Envoi automatique de courriels – fonctions disponibles
– Configurer un compte courriel chez KWHotel
– Envoyer un courriel à l’adresse indiquée
– Activer la connexion SSL cryptée
– Activer la connexion statTLS cryptée
– Activer un rappel pour envoyer une confirmation de réservation manuelle s’il n’y a pas d’envoi automatique défini
– Création de confirmations de réservation automatisées, lettres de remerciement et autres documents (à l’aide d’un assistant avancé avec de nombreuses fonctions et critères d’envoi de courriers électroniques)

Envoi automatique de courriels – fonctions disponibles
– Sélection du modèle de rapport
– Définition du type de rapport généré automatiquement (quotidien, hebdomadaire, mensuel)
– Définition de la date de début du rapport
– Détermination de la fréquence d’envoi des rapports (par exemple tous les deux jours, toutes les trois semaines)
– Définition de l’étendue du rapport (aujourd’hui, dernier jour, dernière semaine, dernier mois, semaine prochaine, mois prochain)
– Adresses électroniques auxquelles le rapport doit être envoyé