KWHotel Desktop – specyfikacja modułu

Kliknij tutaj, aby zobaczyć porównanie wersji programu.

Minimalne wymagania sprzętowe:
Procesor: Intel Core i3 drugiej generacji lub wyższej
RAM: minimum 4GB
Karta graficzna: obsługująca DirectX 9.0 lub wyżej
Miejsce na dysku: 100MB

System operacyjny:
Windows 10 lub nowszy.
Program KWHotel będzie także działać na starszych wersjach, natomiast niektóre moduły mogą nie działać prawidłowo.

W przypadku programu KWHotel Pro minimalna liczba połączeń z serwerem na każde stanowisko pracy wynosi 2.
W przypadku synchronizacji z channel managerem minimum 5.

KWHotel Pro współpracuje wyłącznie z wersjami MySQL od 5.7 do 8.0.26.

Grafik rezerwacji – dostępne informacje
– Symbol pokoju
– Typ pokoju
– Liczba łóżek w pokoju
– Status czystości pokoju (Brak, Brudny, Czysty, Czysty sprawdzony)
– Możliwość ustawienia jednakowego statusu czystości dla wszystkich pokoi jednocześnie
– Dzienny grafik
– Oznaczenie weekendu
– Kolorowy status dla każdej rezerwacji
– Podsumowanie liczby wolnych pokoi i łóżek w danym dniu
– Wyświetlenie podstawowych informacji o każdej rezerwacji
– Możliwość oznaczenia specjalnych wydarzeń i świąt na grafiku
– Możliwość wyświetlenia ceny dziennej na grafiku
– Możliwość wyświetlenia własnych statusów rezerwacji
– Możliwość wyświetlenia źródeł rezerwacji
– Utworzenie rezerwacji pojedyncze
– Utworzenie rezerwacji grupowe
– Wyłączenie pokoju na określony czas
– Wyszukanie pokoju spełniającego podane kryteria
– Wyszukanie klienta
– Wyszukanie rezerwacji po jej wewnętrznym numerze ID lub ID z portalu internetowego
– Zmodyfikowanie ceny za dany dzień w wybranym planie cenowym
– Wydrukowanie grafiku rezerwacji
– Grupowanie pokoi po ich typach
– Zmiana szerokości i wysokości komórek na grafiku rezerwacji
– Zmiana stylu podziału dnia na grafiku rezerwacji
– Włączenie filtrowania po samych typach pokoi
– Włączenie filtrowania konkretnych pokoi
– Zaznaczanie i przesuwanie rezerwacji na grafiku
– Szybkie przejście do aktualnego dnia na grafiku

Tworzenie rezerwacji – informacje możliwe do wykorzystania w oknie rezerwacji
– Typ pokoju
– Symbol pokoju
– Wyposażenie pokoju
– Opis pokoju
– Data rezerwacji
– Liczba dni
– Podstawowe dane klienta
– Uwagi do rezerwacji
– Forma rozliczenia
– Cena rezerwacji
– Wpłacone zaliczki
– Dodatkowe posiłki, towary i usługi
– Opłata miejscowa
– Rabat od ceny noclegu
– Informacja, czy rezerwacja jest zagwarantowana kartą kredytową
– Status rezerwacji
– Źródło rezerwacji
– Kanał rezerwacji
– Segment rezerwacji
– Numer rezerwacji online
– Cena za dzień

Tworzenie rezerwacji – dostępne funkcje (Rezerwacje pojedyncze i grupowe)
– Dodawanie towarów do rezerwacji
– Ustawianie przypomnień
– Wprowadzanie dodatkowych informacji o kliencie
– Wyświetlanie pierwszej linijki uwag na grafiku rezerwacji
– Wystawianie dokumentów takich jak potwierdzenie rezerwacji, czy karta meldunkowa
– Wywołanie kalkulatora systemu Windows, w celu przeprowadzenia szybkich obliczeń
– Usunięcie rezerwacji (wymaga wskazania powodu jej usunięcia)
– Wyświetlanie historii rezerwacji
– Oznaczenie dnia, do którego ma zostać wpłacona zaliczka
– Tworzenie własnych statusów rezerwacji
– Wystawianie dokumentów księgowych takich jak faktury lub paragony
– Przypisywanie posiłków do rezerwacji (włączając w to czas podania posiłku, uwagi oraz ilość posiłków, które mogą być jednocześnie podawane)
– Przypisywanie rezerwacji pojedynczych do grupowej
– Zmiana waluty w rezerwacji
– Wprowadzanie depozytu za rezerwację
– Załączanie dodatkowych dokumentów takich jak skan dowodu klienta
– Tworzenie dodatkowych pól w rezerwacji
– Przydzielanie usług godzinowych
– Planowanie sprzątań dla danej rezerwacji
– Blokowanie ceny (tylko dla rezerwacji grupowych)
– Blokowanie zmiany wpłaconych kwot, gdy pokoje są odejmowane lub dodawane w rezerwacji (tylko dla rezerwacji grupowych)
– Dodawanie / usuwanie pokoju z rezerwacji grupowej (tylko dla rezerwacji grupowych)
– Możliwość przeniesienia rezerwacji pojedynczej do innego obiektu, zlokalizowanego na tej samej bazie danych

Dashboard – dostępne informacje (Sekcja „Przyjazdy, wyjazdy i pobyty”)
– Gość
– Data przyjazdu
– Data wyjazdu
– Pokój
– Telefon
– Liczba osób
– Uwag

Dashboard – dostępne funkcje (Sekcja „Przyjazdy, wyjazdy i pobyty”)
– Wyświetlanie przyjazdów, wyjazdów i pobytów na dany dzień lub określoną liczbę dni w przyszłości
– Wyświetlanie niedojazdów
– Filtrowanie przyjazdów, wyjazdów, pobytów oraz niedojazdów
– Możliwość szybkiego otwarcia wskazanej rezerwacji
– Możliwość wydrukowania listy przyjazdów, wyjazdów, pobytów oraz niedojazdów
– Możliwość wybrania danych, które mają być wyświetlane na raporcie
– Możliwość przywrócenia ustawień domyślnych
– Możliwość swobodnego wyszukiwania danych, poprzez wpisanie szukanej frazy w danej kolumnie
– Możliwość dowolnego zwężania lub poszerzania okna raport
– Możliwość pokazywania rekordów dla pierwszego dnia zaznaczonego na kalendarzu
– Możliwość pokazywania przyszłych przyjazdów

Dashboard – dostępne informacje (Sekcja „Szybka rezerwacja”)
– Okres pobytu
– Dostępne pokoje
– Typ pokoju
– Procentowe obłożenie
– Ilość wolnych pokoi danego typu
– Ilość osób, które można przyjąć do danego typu pokoju
– Plan cenowy
– Ilość zarezerwowanych pokoi danego typu
– Cena za rezerwację danego typu pokoju

Dashboard – dostępne funkcje (Sekcja „Szybka rezerwacja”)
– Wskazanie terminu, w ramach którego chcemy dokonać rezerwacji
– Wskazanie liczby osób, dla której poszukujemy wolnego pokoju
– Wybór domyślnego planu cenowego
– Możliwość ręcznej modyfikacji ceny zaproponowanej przez program
– Dokonanie rezerwacji na wybrane pokoje
– Wyczyszczenie wprowadzonych danych

Dashboard – dostępne informacje (Sekcja „Statystyki”)
– Obłożenie typów pokoi
– Najczęściej zajmowany pokój
– Najrzadziej zajmowany pokój
– Całkowite obłożenie hotelu
– Maksymalne obłożenie obiektu w przekroju trzech miesięcy
– Minimalne obłożenie obiektu w przekroju trzech miesięcy
– Bieżące statystyki (wolne pokoje, przyjazdy, trwające pobyty, wyjazdy, niedojazdy)

Dashboard – dostępne funkcje (Sekcja „Statystyki”)
– Możliwość ukrycia lub wyświetlenia paska statystyk

Baza klientów – dostępne informacje
– Imię i nazwisko klienta
– Firma
– Adres
– Numer telefonu
– E-mail
– Data urodzenia
– Dowód osobisty / paszport
– Narodowość
– Dodatkowy status klienta
– Identyfikator podatkowy
– Czy klient jest dzieckiem?
– Czy klient jest stałym klientem?
– Czy klient jest na czarnej liście?
– Dodatkowe komentarze

Baza klientów – dostępne filtry wyszukiwania
– Wyszukiwanie klienta po nazwisku
– Wyszukiwanie klienta po adresie
– Sortowanie według ostatnich rezerwacji
– Sortowanie według ostatnich klientów dodanych do bazy danych
– Ograniczenie liczby klientów wyświetlanych w wynikach

Baza Klientów – dostępne funkcje
– Możliwość dodawania nowych klientów do bazy danych
– Możliwość uwzględnienia spersonalizowanych statusów klientów
– Możliwość uwzględnienia spersonalizowanych pól klienta
– Możliwość przeglądania historii rezerwacji klienta
– Możliwość przypisania klientowi rabatu za dany okres
– Możliwość wgrania zdjęcia klienta
– Możliwość przeglądu historii dokumentów danego klienta
– Możliwość eksportu danych klienta do pliku .CSV
– Możliwość eksportu danych klienta w pliku o formacie wspieranym przez Google
– Możliwość importu bazy klientów z pliku .CSV

Baza klientów – funkcje związane z RODO
– Informacja, czy klient zgadza się na otrzymywanie wiadomości
– Możliwość trwałego usunięcia danych klienta po zakończeniu rezerwacji

Baza pokoi – dostępne informacje
– Symbol pokoju
– Opis pokoju
– Typ pokoju przypisany do danego pokoju
– Liczba łóżek

Baza pokoi – dostępne funkcje
– Tworzenie / modyfikowanie / usuwanie pokoju
– Przyznawanie pokojowi statusu apartamentu
– Oznaczanie pokoju w remoncie (usuwanie go z grafiku rezerwacji)
– Ustawianie statusu czystości pokoju
– Wprowadzanie dodatkowych opisów o danym pokoju
– Wybór obiektu, do którego należy dany pokój
– Wprowadzanie listy napraw do danego pokoju
– Eksport informacji o danym pokoju (plik .CSV)
– Wyświetlenie usuniętych pokoi
– Możliwość ustalenia priorytetu sprzedaży danego pokoju

Typy pokoi – dostępne informacje
– Nazwa typu pokoju
– Opis typu pokoju
– Liczba pokoi przypisanych do danego typu pokoju
– Cena za pokój przypisana do danego typu pokoju
– Cena za osobę przypisana do danego typu pokoju
– Liczba łóżek
– Oznaczenie, czy dany typ pokoju będzie uwzględniany w statystykach

Typy pokoi – dostępne funkcje
– Tworzenie / modyfikowanie / usuwanie danego typu pokoju
– Ustawianie podstawowych cen dla danego typu pokoju
– Wyłączanie danego typu pokoju w KWHotel Booking Engine
– Uwzględnianie danego typu pokoju w raportach
– Wybór obiektu, do którego należy dany typ pokoju
– Wprowadzenie dodatkowych opisów do danego typu pokoju
– Wprowadzenie tłumaczeń danego typu pokoju dla KWHotel Booking Engine
– Tworzenie / modyfikowanie / usuwanie wyposażenia pokoju
– Ręczne wysłanie dostępności dla danego typu pokoju
– Ręczne wysłanie ceny dla danego typu pokoju

Księga meldunkowa – dostępne filtry wyszukiwania
– Księga meldunkowa
– Lista wszystkich klientów
– Klienci, którzy przyjechali lub przyjeżdżają w wybranym okresie
– Klienci, którzy wyjechali lub wyjeżdżają  w wybranym okresie
– Rezerwacje na dany dzień
– Wszystkie rezerwacje dokonane w wybranym dniu

Księga meldunkowa – dodatkowe funkcje obejmują:
– Możliwość włączenia niestandardowych pól rezerwacji w wynikach wyszukiwania
– Możliwość ustawienia domyślnego wzorca raportu
– Możliwość drukowania raportów
– Możliwość eksportu danych do pliku .CSV (Excel)
– Możliwość stworzenia indywidualnej rezerwacji
– Możliwość stworzenia rezerwacji grupowej
– Możliwość filtrowania wyników według określonego typu danych

Księga meldunkowa – dane dostępne w wynikach wyszukiwania
– ID grupy
– ID rezerwacji
– Nazwisko klienta
– Email
– Status: firma / osoba prywatna
– Data początku rezerwacji
– Data końca rezerwacji
– Miejsce urodzenia
– Data urodzenia
– PESEL
– NIP
– ID pokoju
– Symbol pokoju
– Adres klienta
– Kolor przyporządkowany do klienta
– Dodatkowy status rezerwacji
– Uwagi klientów
– Dodatkowy status klienta
– Komentarze
– Kraj
– Telefon
– Cena
– Wpłacona zaliczka
– Kwota pozostała do zapłaty
– Status rezerwacji
– Liczba osób
– Grupy wiekowe
– Numer wystawionego dokumentu
– Wartość brutto dokumentu
– Dokument: data wydania
– Dokument: daty sprzedaży
– Płeć klienta
– Segment rezerwacji
– Kanał rezerwacji
– Źródło rezerwacji

Księgowość – obsługiwane typy dokumentów
– Faktura
– Faktura proforma
– Rachunek
– Faktura korygująca
– Nota korygująca
– Paragon fiskalny
– Protokół zwrotu paragonu
– Dokument KP (kasa przyjęła)
– Dokument KW (kasa wydała)
– Dokument BP (bank przyjął)
– Dokument BW (bank wydał)
– Dokumenty opłaty miejscowej

Księgowość – dostępne filtry wyszukiwania dokumentów
– Sortowanie według miesiąca i roku
– Wyświetlanie / ukrywanie faktur zaliczkowych
– Wyświetlanie wyłącznie faktur proforma

Plany cenowe – dostępne funkcje (Konfiguracja cen)
– Tworzenie / modyfikowanie / usuwanie planów cenowych
– Ustawianie domyślnego planu cenowego (będzie on wybierany przez program jako pierwszy)
– Ustawianie terminu ważności planu cenowego
– Ustawianie okresów cenowych poprzez kreator cen lub ręcznie
– Ustawianie restrykcji, włączając w to minimalny / maksymalny pobyt, Closed to Arrival / Closed to Departure
– Importowanie okresów cenowych z innych typów pokoi
– Kopiowanie cen na kolejne lata
– Ustawianie cen indywidualnie na każdy dzień
– Wprowadzanie zmian do wielu typów pokoi jednocześnie

Plany cenowe – pozostałe funkcje
– Wyłączanie planu cenowego w KWHotel Booking Engine
– Wyłączanie planu cenowego w oknie rezerwacji
– Ustawianie koloru obramowania, które otaczać będzie rezerwację utworzoną w ramach danego planu cenowego
– Ustawianie podatku dla danego planu cenowego
– Ustawienie stawki zwrotnej / bezzwrotnej w ramach danego planu cenowego
– Przypisanie posiłków do danego planu cenowego
– Przenoszenie danych pomiędzy planami cenowymi, włączając w to kwotowe i procentowe zmiany cen

Plany cenowe – dostępne pola (Konfiguracja cen)
– Cena bazowa
– Liczba osób uwzględnionych w cenie bazowej
– Cena za osobę dorosłą
– Cena za pierwszą kategorię wiekową
– Cena za drugą kategorię wiekową
– Cena za trzecią kategorię wiekową
– Minimalny pobyt
– Maksymalny pobyt
– Closed to Arrival
– Closed to Departure
– Posiłki (Śniadanie, Obiad, Obiadokolacja, Kolacja)
– Status typu pokoju (Zamknięty / Otwarty)

Gastronomia – dostępne funkcje (konfiguracja)
– Dodawanie niestandardowych rodzajów posiłków (domyślnymi są Śniadania, Obiady i Kolacje)
– Ustawianie czasu serwowania posiłków
– Ustawianie czasu trwania posiłku
– Ustawianie podatku dla posiłków
– Ustalanie ceny posiłku
– Ustawianie ilości miejsc na stołówce

Gastronomia – dostępne funkcje (moduł Posiłków)
– Generowanie raportu z posiłków dla bieżącego dnia
– Generowanie raportu z posiłków dla wybranego okresu
– Wyświetlanie liczby gości
– Drukowanie raportu posiłków
– Drukowanie podsumowania posiłków
– Eksportowanie raportu z posiłków do pliku .CSV (Excel)

Gastronomia – dostępne pola (raport posiłków)
– Typ posiłku
– Czas wydania posiłku
– Ilość posiłków
– Numer pokoju
– Klient
– Uwagi
– ID rezerwacji

Gastronomia – dodatkowe funkcje
– Synchronizacja z następującymi programami gastronomicznymi: Bistro, Foodsoft, Vision POS, Insoft, POSbistro
– Import asortymentu z programu Bistro

Statystyki – dostępne zakładki
– Graficzne rezerwacji
– Pokoje
– Finanse rezerwacji
– Posiłki
– Mini rejestr sprzedaży
– Camping
– Raporty zmianowe

Statystyki – dostępne dane (Zakładka „Graficzne rezerwacji”)
– Przekrój obłożenia (według wskazanego okresu, według pokoi, według dni, według miesięcy)
– Kalkulator obłożenia (liczący według ilości łóżek lub ilości rezerwacji)
– Przełącznik sposobu wyświetlania wyników (procentowy lub według liczby pokoi / łóżek za dzień / miesiąc)
– Graficzny przekrój obłożenia (grafiki kołowe i liniowe)

Statystyki – dostępne funkcje (Zakładka „Pokoje”)
– Wybór pokoi, które mają zostać wyświetlone w wynikach
– Eksportowanie danych do Excela
– Drukowanie raportu
– Przełącznik wyświetlania ceny dziennej

Statystyki – dostępne dane (Zakładka „Pokoje”)
– ID rezerwacji
– Pokoje
– Klient
– Użytkownik, który utworzył daną rezerwację
– Źródło rezerwacji
– Segment rezerwacji
– Kanał rezerwacji
– Data rezerwacji
– Cena rezerwacji
– Czy zawiera opłatę klimatyczną?
– Opłata miejscowa

Statystyki – dostępne dane (Zakładka „Finanse rezerwacji”)
– Liczba osób, które odwiedziły hotel w wybranym okresie czasu
– Średnia liczba gościa w hotelu na dobę
– Średnia kwota wpłat na dobę za noclegi i posiłki
– Liczba noclegów
– Informacja o sumie pobranych opłat (per użytkownik lub wszyscy użytkownicy)

Statystyki – dostępne funkcje (Zakładka „Finanse rezerwacji”)
– Eksportowanie danych do .CSV
– Generowanie mini tabeli do GUS

Statystyki – dostępne dane (Zakładka „Posiłki”)
– Typ posiłku
– Ilość posiłków
– Cena posiłku
– Kwota całkowita

Statystyki – dostępne dane (Zakładka „Mini rejestr sprzedaży”)
– Typ dokumentu
– Wartość dokumentu (netto, podatek, brutto)
– Numer dokumentu
– Data wystawienia dokumentu
– NIP firmy
– Nazwa kontrahenta

Dostępne funkcje (Zakładka „Mini rejestr sprzedaży)
– Sortowanie dokumentów według ich typu (faktury, rachunki, faktury proforma)
– Eksportowanie danych do Excela

Statystyki – Dostępne dane (Zakładka „Camping”)
– Statystyki dotyczące trzech zakresów działania kempingu (standardowe rezerwacje, ryczałty, zimowania)
– Liczba osób
– Wpływy
– Pozostało do zapłaty
– Opłaty miejscowe

Statystyki – dostępne funkcje (Zakładka „Camping”)
– Eksportowanie rezerwacji do Excela
– Eksportowanie cen do Excela

Statystyki –  dostępne dane (Zakładka „Raporty zmianowe”)
– ID zmiany
– Czas zmiany

Dostępne funkcje (Zakładka „Raporty zmianowe”)
– Podgląd danego raportu zmianowego
– Usunięcie raportu zmianowego
– Wyświetlanie logów zmiany
– Pracownik
– Stan kasy przed rozpoczęciem zmiany
– Stan kasy w chwili rozpoczęcia zmiany
– Stan kasy w chwili zakończenia zmiany

Użytkownicy – dostępne funkcje
– Dodawanie / modyfikowanie / usuwanie kont użytkowników
– Tworzenie nowych ról dla kont użytkowników

Użytkownicy – dostępne dane:
– Imię i nazwisko użytkownika
– Login użytkownika
– Hasło użytkownika
– Email użytkownika
– Rola użytkownika
– Obiekt, do którego przypisany jest dany użytkownik
– Pokoje widoczne dla danego użytkownika
– Wybór konkretnych uprawnień dla każdej roli użytkownika
– Konfiguracja ustawień dla właścicieli apartamentów
– Włączanie automatycznego wylogowywania użytkownika, w przypadku braku jego aktywności
– Wymuszanie zmiany hasła na użytkowniku, po upływie określonej liczby dni

Przypomnienia – dostępne funkcje
– Tworzenie przypomnień dla konkretnej rezerwacji
– Tworzenie własnych przypomnień (niezwiązanych z rezerwacjami)
– Przypisywanie użytkowników, którym dane przypomnienie ma zostać wyświetlone
– Ustawianie przypomnień cyklicznych
– Odkładanie przypomnień o wskazaną jednostkę czasu
– Odkładanie wszystkich przypomnień o wskazaną jednostkę czasu
– Usuwanie wszystkich przypomnień
– Szybki dostęp do rezerwacji powiązanej z danym przypomnieniem

Przypomnienia – dostępne dane
– ID rezerwacji
– Data przypomnienia
– Uwagi do przypomnienia

Darmowe aktualizacje – kanały aktualizacji
– Strona internetowa oprogramowania
– Sekcja pomocy w oprogramowaniu KWHotel (wersja BETA)
– Automatyczny monit o aktualizację podczas zamykania KWHotel

Darmowe aktualizacje – obszary objęte aktualizacją
– Niewielkie zmiany
– Udoskonalenia stabilności
– Nowe główne moduły
– Sugestie użytkowników
– Dodatkowe raporty

Automatyczne wysyłanie wiadomości email – dostępne funkcje
– Konfiguracja konta email w KWHotel
– Wysłanie wiadomości email na wskazany adres
– Włączanie szyfrowanego połączenia SSL
– Włączanie szyfrowanego połączenia statTLS
– Włączenie przypomnienia o wysłaniu ręcznego potwierdzenia rezerwacji, jeśli nie ma ustawionej automatycznej wysyłki
– Tworzenie zautomatyzowanych potwierdzeń rezerwacji, listów z podziękowaniami i innych dokumentów (przy użyciu zaawansowanego kreatora z wieloma funkcjami i kryteriami wysyłania wiadomości e-mail)

Automatyczne wysyłanie raportów – dostępne funkcje
– Wybór szablonu raportu
– Ustawianie typu generowanego automatycznie raportu (dzienny, tygodniowy, miesięczny)
– Ustawianie daty rozpoczęcia raportu
– Ustalanie częstotliwości wysyłania raportów (np. co dwa dni, co trzy tygodnie)
– Ustawianie zakresu raportu (dzisiaj, ostatni dzień, ostatni tydzień, ostatni miesiąc, następny tydzień, następny miesiąc)
– Adresy e-mail, na które należy przesłać raport