Regulamin świadczenia usług oprogramowania KWHotel

Definicje

Użyte w niniejszym Regulaminie określenia oznaczają:

  1. Regulamin – niniejszy regulamin określający zasady zawierania umów za pośrednictwem strony kwhotel.com/pl oraz zasady wykonywania tych umów, prawa i obowiązki stron oraz zasady postępowania reklamacyjnego. Regulamin jest wprowadzony w wykonaniu obowiązku z art. 8 Ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (tekst jednolity Dz.U. 2013.1422).
  2. Świadczący usługę – KajWare Spółka z o.o., ul. Zbożowa 3, 30-002 Kraków, Polska, zarejestrowana pod numerami NIP: 6772450574 i REGON: 385399570.
  3. Producent oprogramowania – KajWare Spółka z o.o., ul. Zbożowa 3, 30-002 Kraków, Polska, zarejestrowana pod numerami NIP: 6772450574 i REGON: 385399570.
  4. Oprogramowanie – programy komputerowe KWHotel Free, KWHotel Standard i KWHotel Pro oraz dodatkowe moduły, takie jak KWHotel Web, KWHotel Booking Engine, integracja z systemem typu channel manager (moduł synchronizacji z OTA) oraz inne rozwiązania prezentowane w ofercie na stronie kwhotel.com/pl.
  5. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, zawierająca ze Świadczącym usługę umowę.
  6. Formularz Zamówienia – formularz dostępny online na stronie kwhotel.com/pl, umożliwiający złożenie zamówienia przez Klienta.
  7. Zamówienie – zamówienie na zakup licencji na oprogramowanie, złożone za pomocą Formularza Zamówienia.
  8. Złożenie Zamówienia – wypełnienie Formularza Zamówienia na stronie internetowej Świadczącego usługę i zatwierdzenie danych w nim zawartych, skutkujące przesłaniem Zamówienia do realizacji przez Świadczącego usługę.
  9. Realizacja Zamówienia – przesłanie przez Świadczącego usługę wiadomości e-mail zawierającej login, hasło i klucz licencji, umożliwiających pobranie oprogramowania i jego zainstalowanie przez Klienta.

Zasady składania i realizacji Zamówień

  1. Realizacja Zamówień przez Świadczącego usługę odbywa się zgodnie z postanowieniami Regulaminu. Złożenie Zamówienia za pomocą strony internetowej kwhotel.com/pl oznacza akceptację Regulaminu.
  2. Ceny podawane w Formularzu Zamówienia są wskazywane w złotych polskich (PLN), USD lub EUR — w zależności od wyboru Klienta dokonanego w trakcie wypełniania Formularza Zamówienia. Do podanych cen doliczany jest podatek od towarów i usług (VAT). Podmioty prowadzące działalność gospodarczą, uprawnione do odliczenia podatku od towarów i usług, zobowiązane są wskazać numer NIP lub VAT EU.
  3. Klienci mogą składać Zamówienia poprzez sklep internetowy https://shop.kwhotel.com/?lang=pl oraz Panel Klienta https://panel.kwhotel.com/login. Zamówienie może zostać złożone od poniedziałku do niedzieli przez całą dobę. Zamówienia realizowane są przez Świadczącego usługę od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30–15:30 czasu GMT+1. Zamówienia złożone po godzinie 15:30 w dni robocze, a także w dni wolne od pracy, niedziele i święta, są realizowane następnego dnia roboczego.
  4. Klient posiadający nieaktywną licencję przez ponad rok, podczas kolejnego zakupu licencji na oprogramowanie KWHotel, jest traktowany jako nowy klient — tj. zobowiązany jest do uiszczenia jednorazowych opłat konfiguracyjnych za dodatkowe moduły.
  5. W celu złożenia Zamówienia Klient zobowiązany jest wskazać w Formularzu Zamówienia swoje dane kontaktowe oraz pełne dane firmy, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu osoby kontaktowej. W dalszej części formularza Klient zobowiązany jest wskazać dane firmy, które użyte będą do wystawienia faktury pro forma oraz faktury końcowej: nazwa firmy, ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj oraz numer identyfikacji podatkowej (lub VAT EU dla krajów Unii Europejskiej). Klient zobowiązany jest ponadto wskazać dane hotelu, dla którego dokonuje zakupu licencji na oprogramowanie: nazwa obiektu, ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj, numer telefonu oraz adres strony www. Nie jest możliwe złożenie Zamówienia anonimowo ani z wykorzystaniem pseudonimu.
  6. Licencja oraz wszelka komunikacja związana z procesem świadczenia usług będą wysyłane na podany w Formularzu Zamówienia adres e-mail osoby kontaktowej, stanowiący adres autoryzowany. Tylko za jego pośrednictwem możliwe będzie zarządzanie usługami oraz dostęp do bazy danych.
  7. Zawarcie umowy następuje z chwilą złożenia Zamówienia przez Klienta.
  8. Zamówienia mogą zostać opłacone przelewem bankowym, poprzez serwis PayPal, PayU, kartą kredytową lub przekazem Western Union. Nie wszystkie sposoby płatności mogą być dostępne w każdym kraju. Chwilą opłacenia Zamówienia jest moment zaksięgowania wpłaty na rachunku bankowym Świadczącego usługę.
  9. Po otrzymaniu przez Świadczącego usługę Zamówienia, które nie zostało opłacone przez serwis PayPal, PayU lub kartą kredytową bezpośrednio przy złożeniu Zamówienia, Świadczący usługę przesyła podsumowanie zamówienia w formie elektronicznej na wskazany w Formularzu Zamówienia adres e-mail osoby kontaktowej.
  10. Po opłaceniu Zamówienia przez Klienta, na adres e-mail osoby kontaktowej wskazany w Formularzu Zamówienia, przekazywane są: faktura końcowa oraz informacje niezbędne do pobrania i uruchomienia oprogramowania (pliki instalacyjne, login, hasło i klucz licencji).
  11. W ciągu 48 godzin od złożenia Zamówienia (z zastrzeżeniem godzin realizacji wskazanych w pkt. 3), Świadczący usługę przekazuje Klientowi informacje o przebiegu realizacji Zamówienia. W przypadku, jeśli Zamówienie zostało opłacone, w tym czasie jest realizowane.
  12. W przypadku niedokonania przez Klienta opłaty za Zamówienie w terminie 14 dni od daty złożenia, Zamówienie zostaje anulowane i nie jest realizowane.
  13. Warunkiem realizacji Zamówienia jest prawidłowe i kompletne wypełnienie Formularza Zamówienia wraz z danymi teleadresowymi oraz poprawnym, istniejącym adresem e-mail i numerem telefonu kontaktowego.
  14. Świadczący usługę nie ponosi odpowiedzialności za błędne dane zawarte w Formularzu Zamówienia, w szczególności za błędny adres e-mail, uniemożliwiający odbiór wiadomości zawierających informacje stanowiące realizację Zamówienia.
  15. Świadczący usługę nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia w realizacji Zamówienia lub płatności Klienta z przyczyn niezależnych od niego, w szczególności będących wynikiem podania nieprawidłowych danych w Formularzu Zamówienia lub braku transferu danych w ramach sieci Internet.
  16. W przypadku Zamówienia, w którym wskazano błędne dane Klienta, nie wskazano wszystkich koniecznych danych lub jeśli treść zamówienia wzbudza wątpliwości co do jego prawdziwości, Świadczący usługę zwróci się do Klienta w ciągu 48 godzin od złożenia Zamówienia w celu uzyskania prawidłowych danych lub wyjaśnienia wątpliwości (z zastrzeżeniem godzin realizacji wskazanych w pkt. 3). Do czasu uzyskania danych lub wyjaśnień realizacja zostanie wstrzymana. Kontynuacja nastąpi po otrzymaniu poprawnych danych lub wyjaśnień od Klienta. W przypadku nieuzyskania tych danych w terminie 14 dni od daty złożenia Zamówienia, zostaje ono anulowane i nie jest realizowane.
  17. Zgodnie z przepisami Ustawy o podatku od towarów i usług, poprzez złożenie Zamówienia Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej na adres e-mail podany w Formularzu Zamówienia.
  18. Informacje podane na stronie internetowej Świadczącego usługę nie stanowią oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, lecz zaproszenie do składania ofert przez Klientów.

Przedmiot Zamówienia

  1. Klient w Formularzu Zamówienia określa wersję oprogramowania, ilość pokoi, apartamentów lub łóżek w obiekcie, dodatkowe dostępne moduły, dodatkowe opcje realizacji zamówienia oraz czas trwania licencji. Klient może obsługiwać w systemie KWHotel maksymalnie tyle podstawowych jednostek świadczenia usług, ilu dotyczy zakupiona licencja. Podstawowe jednostki świadczenia usług to pokoje (zwykle w przypadku hoteli), łóżka (zwykle w przypadku hosteli) lub apartamenty.
  2. W przypadku zakupu licencji na program KWHotel Pro, Klient otrzymuje w pakiecie internetową bazę danych MySQL, którą może wykorzystać w procesie instalacji i konfiguracji programu. Skutkuje to koniecznością podpisania Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych ze Świadczącym usługi.
  3. Oprogramowanie jest udostępniane Klientowi w formie plików instalacyjnych, pobieranych z wiadomości e-mail lub po zalogowaniu się na odpowiedniej stronie, przy pomocy danych przekazanych Klientowi w wyniku Realizacji Zamówienia. Instrukcja instalacji umieszczona jest na stronie internetowej Świadczącego usługi, a dodatkowe informacje udzielane mogą być także mailowo w Dziale Obsługi Klienta.
  4. W cenie licencji Oprogramowania Klient otrzymuje na czas trwania Licencji dostęp do aplikacji zgodnej z opisem na stronie kwhotel.com/pl, dostęp do aktualizacji, mailową pomoc techniczną oraz telefoniczną pomoc techniczną w przypadku awarii. Szczegółowy Regulamin świadczenia usług pomocy technicznej dla oprogramowania KWHotel dostępny jest na stronie kwhotel.com/pl.
  5. Producent oprogramowania zastrzega sobie prawo do rozwijania i aktualizowania systemu KWHotel, w celu udoskonalania i optymalizacji świadczonych Usług. Producent oprogramowania będzie informował o aktualizacjach i zmianach poprzez komunikat przekazany w ramach systemu KWHotel.
  6. Awaria traktowana jest jako błąd programu wynikający z wadliwie działającego systemu. W ramach połączenia awaryjnego nie uwzględnia się pomocy przy błędnej konfiguracji programu, a także błędach funkcjonalności, które wcześniej działały w tej samej wersji lub działają na innych komputerach. Jeśli zgłoszenie Klienta nie okaże się błędem programu, zostaną naliczone dodatkowe opłaty, o których Klient poinformowany zostanie podczas rozmowy telefonicznej.
  7. Klient kontynuując rozmowę z Działem Obsługi Klienta zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za pomoc techniczną, gdy zgłoszenie nie będzie błędem systemu.
  8. Istnieje możliwość wykupienia dodatkowo płatnej, telefonicznej pomocy technicznej – zgodnie z cennikiem na stronie kwhotel.com/pl.
  9. Instalacja Oprogramowania wykonywana jest przez Klienta samodzielnie. Na stronie internetowej kwhotel.com/pl dostępne są szczegółowe instrukcje instalacji Oprogramowania. Klient może zamówić płatną usługę zdalnego wykonania instalacji Oprogramowania, zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie kwhotel.com/pl.
  10. Warunki licencji, prawa i obowiązki licencjobiorcy oraz warunki gwarancji określone są w tekście licencji Oprogramowania.
  11. Klient przed dokonaniem zakupu wersji KWHotel Pro ma możliwość nieodpłatnego testowania Oprogramowania przez okres 14 dni. W celu uzyskania licencji testowej Klient powinien złożyć Zamówienie, zaznaczając chęć testowania oprogramowania poprzez dodanie komentarza w Formularzu Zamówienia. Dla Realizacji Zamówienia z licencją testową postanowienia Rozdziału „Zasady składania i realizacji Zamówień” stosuje się odpowiednio.
  12. Szczegółowy opis Oprogramowania zawarty jest na stronie kwhotel.com/pl.
  13. Minimalne wymagania techniczne Oprogramowania:

    Procesor: Intel Core i3 2 generacji lub wyższej
    RAM: minimum 4GB
    Karta graficzna: obsługująca DirectX 9.0 lub wyżej

    Miejsce na dysku: 100MB
    System operacyjny: Windows 10 lub wyższy
    W przypadku programu KWHotel Pro minimalna liczba połączeń z serwerem na każde stanowisko pracy wynosi 2. W przypadku synchronizacji z channel managerem minimum 5.
    KWHotel Pro współpracuje wyłącznie z wersjami MySQL od 5.7 do 8.4.6.
    W przypadku korzystania z serwera MariaDB lub MSSQL nie możemy zagwarantować stabilnej pracy programu. Nie świadczymy pomocy w diagnozie braku działania KWHotel przy wykorzystaniu innych typów niż MySQL.
    Do prawidłowego funkcjonowania programu sugerujemy wybrać serwer MySQL, który jest w pełni kompatybilny z naszymi rozwiązaniami.

  14. Klient oświadcza, iż zapoznał się z minimalnymi wymaganiami technicznymi dotyczącymi korzystania z Usług, a także że korzysta ze sprzętu spełniającego te wymagania.

Konsumenci

  1. Regulamin dotyczy wyłącznie Klientów niebędących konsumentami w myśl art.22 Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Klient oświadcza, że nie jest konsumentem, a Zamówienia dokonuje w bezpośrednim związku ze
    swoją działalnością gospodarczą lub zawodową.
  2. Konsument chcący zawrzeć umowę ze Świadczącym usługi powinien skontaktować się ze Świadczącym usługi odrębnie, pocztą elektroniczną na adres bok@kwhotel.pl, w celu negocjacji indywidualnych warunków umowy

Wyłączenia odpowiedzialności

  1. Świadczący usługi nie ponosi odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie Oprogramowania w razie zakłóceń bądź braku połączenia internetowego, od którego zależna jest praca Oprogramowania na internetowej bazie danych (KWHotel Pro). W przypadku ograniczeń połączenia, Oprogramowanie może pokazywać błędy połączenia z bazą danych, które nie są zależne od Świadczącego usługi ani Producenta Oprogramowania.
  2. Oprogramowanie KWHotel nie przechowuje danych kart kredytowych ani nie pobiera informacji kart kredytowych z portalu Booking.com, współpracujących channel managerów oraz innych zintegrowanych systemów i portali. Wprowadzając dane kart kredytowych w programie, Klient ponosi pełną odpowiedzialność za ochronę bazy danych zawierającej te dane. Zastrzeżenie odnosi się także do danych wprowadzanych przez osoby (np. recepcjonistów) korzystające z programu Klienta w trakcie wykonywania rezerwacji.
  3. Podłączenie systemu rezerwacji online KWHotel Booking Engine oraz integracja z zewnętrznymi systemami rezerwacji online następuje po uprzedniej konfiguracji programu przez Klienta. Dział Obsługi Klienta może doradzić w kwestii konfiguracji systemu, jednak ostateczne decyzje w zakresie ustawień oraz konfiguracji podejmuje Klient. Świadczący usługi ani Producent Oprogramowania nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość konfiguracji oraz prawidłowe działanie Oprogramowania na podstawie wykonanej konfiguracji.
  4. Implementacja systemu rezerwacji online KWHotel Booking Engine na stronie internetowej Klienta jest dodatkowo płatna.
  5. Za wdrożony przez Klienta na stronie internetowej system rezerwacji online, stworzony na podstawie dokumentacji API KWHotel, firma KajWare Spółka z o.o. nie odpowiada. W przypadku instalacji aktualizacji programu KWHotel powodującej modyfikacje struktury bazy danych, za dostosowanie systemu do nowej dokumentacji API odpowiada Klient.
  6. W przypadku wersji KWHotel Standard Klient zobowiązany jest do samodzielnego wykonywania kopii bazy danych. Świadczący usługi ani Producent Oprogramowania nie ponosi odpowiedzialności za utratę danych Klienta.
  7. Klient chcący skorzystać z usługi channel managera zobowiązany jest do samodzielnego zawarcia stosownej umowy z wybranym channel managerem. Oprogramowanie zapewnia wyłącznie moduł synchronizacyjny. Klient zobowiązany jest do przeprowadzenia pełnej konfiguracji z systemem channel managera. Świadczący usługi ani Producent Oprogramowania nie uczestniczą w takiej konfiguracji i nie ponoszą odpowiedzialności za jej prawidłowość.
  8. Odpowiedzialność Świadczącego usługi i Producenta Oprogramowania w stosunku do Klienta obejmuje jedynie szkody rzeczywiste i ogranicza się do kwoty maksymalnej równej uiszczonej przez Klienta opłacie za licencję. Odpowiedzialność zostaje wyłączona w całości, jeśli Klient nie korzysta z aktualnej wersji produkcyjnej oprogramowania. Informacje o aktualnych wersjach można znaleźć tutaj.
  9. Oprogramowanie KWHotel przeznaczone jest dla systemu Windows.
  10. Składając Zamówienie, Klient potwierdza, że zapoznał się z funkcjonalnością, jaką oferuje KWHotel (opisy umieszczone na stronie internetowej Świadczącego usługę). Świadczący usługi i Producent Oprogramowania zapewniają, że funkcjonalność Oprogramowania jest zgodna z opisami zamieszczonymi na stronie internetowej Świadczącego usługę oraz z działaniem programu KWHotel Free, który dostępny jest bezpłatnie. Świadczący usługi ani Producent Oprogramowania nie odpowiadają za zgodność oferowanego Oprogramowania z innymi oczekiwaniami Klienta. Brak oczekiwanej przez Klienta funkcjonalności Oprogramowania nie może być podstawą roszczeń Klienta wobec Świadczącego usługi ani Producenta Oprogramowania, jeśli zapewniona jest zgodność, o której mowa w zdaniu drugim.
  11. Mailowa pomoc techniczna oferowana jest wyłącznie od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:30 do 15:30 czasu GMT+1, z wyłączeniem dni ustawowo uznanych za wolne od pracy. Świadczący usługi i Producent Oprogramowania zastrzegają, że w uzasadnionych przypadkach pomoc techniczna może nie być czasowo dostępna we wskazanych terminach, o czym informacje będą umieszczane na stronie internetowej Świadczącego usługę.
  12. Składając Zamówienie, Klient przyjmuje do wiadomości, że synchronizacja systemów (Booking.com, channel manager) odbywa się co 6 minut. W takiej też częstotliwości następuje aktualizacja obłożenia i pobranie rezerwacji, przez co może dochodzić do sytuacji wielokrotnej rezerwacji tego samego pokoju. Sytuacja taka wynika z przyczyn niezależnych od Świadczącego usługi i Producenta Oprogramowania i nie może stanowić podstawy roszczeń Klienta. Klient zobowiązany jest do bieżącego weryfikowania stanu rezerwacji.
  13. Składając Zamówienie, Klient przyjmuje do wiadomości, że w przypadku podłączenia kilku modułów dodatkowych (Booking.com / channel manager oraz KWHotel Web lub/i KWHotel Booking Engine) niezbędna jest ciągła praca programu desktopowego, aby uniknąć przerezerwowania. Szczegółowe informacje zawarte są w postanowieniach Umowy synchronizacyjnej. Zakup modułu synchronizacji jest równoznaczny z akceptacją postanowień Umowy synchronizacyjnej.
  14. Składając Zamówienie, Klient przyjmuje do wiadomości, że synchronizacja ma charakter obustronny i komunikaty pojawiające się w programie KWHotel nie muszą świadczyć o nieprawidłowości działania Oprogramowania, lecz mogą być wynikiem nieprawidłowości po stronie Partnera. Świadczący usługi ani Producent Oprogramowania nie ponoszą odpowiedzialności za nieprawidłowe działanie programu będące wynikiem błędów po stronie Partnera (channel managera lub portalu).

Niektóre postanowienia dotyczące świadczenia usług drogą elektroniczną

  1. Dla prawidłowej współpracy z systemem teleinformatycznym Świadczącego usługi, system teleinformatyczny, z którego korzysta Klient powinien spełniać następujące minimalne wymagania techniczne:
    1. zapewniać dostęp do sieci Internet (niezbędne w przypadku wersji KWHotel Pro oraz w przypadku korzystania z modułu synchronizacji w KWHotel Standard);
    2. posiadać zainstalowaną przeglądarkę internetową w najnowszej stabilnej wersji dostarczanej przez producenta;
    3. przeglądarka internetowa musi mieć uruchomioną obsługę JavaScript i Cookies;
    4. posiadać minimalną rozdzielczość ekranu 1024×768 pikseli, przy czym zalecana rozdzielczość to 1280×800 pikseli.
  2. Zakazane jest dostarczanie przez Klientów przy dokonywaniu Zamówienia lubkorzystaniu z Oprogramowania treści o charakterze bezprawnym, naruszającym dobra osobiste lub majątkowe prawa autorskie osób trzecich, lub naruszającew jakikolwiek sposób obowiązujące normy społeczne i obyczajowe, zasadywspółżycia społecznego w Internecie.
  3. Niedozwolone jest przeprowadzanie w stosunku do serwisu internetowegoŚwiadczącego usługi, albo w stosunku do Oprogramowania jakichkolwiektestów penetracyjnych, testów bezpieczeństwa, próby łamania zabezpieczeńi działalność o charakterze hakerskim.
  4. Korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną (przez Internet) niesie zesobą ryzyko zainfekowania systemu informatycznego usługobiorcy przezniechciane, agresywne oprogramowanie (np. wirusy). Świadczący usługi zalecazatem zainstalowanie przez Klienta na jego urządzeniach oprogramowaniaantywirusowego, działającego w trybie monitorowania, oraz jego okresowąaktualizację. Program KWHotel należy dodać do wyjątków w programieantywirusowym, aby zapewnić swobodny dostęp do wszystkich zasobówprogramu.
  5. W przypadku korzystania z oprogramowania KWHotel Pro i posiadaniu hostingubazy danych na serwerze KajWare Spółka z o.o., baza danych zostanie usuniętapo 30 dniach od daty wygaśnięcia klucza licencji. Aby zapobiec utracie danych,wymagane jest wykonanie jednego z następujących działań:
    1. dokonanie prolongaty licencji,
    2. wykonanie kopii zapasowej bazy danych,
    3. zgłoszenie chęci utrzymania baza danych (w przypadku zgłoszenia chęciutrzymania bazy danych, zostanie naliczona opłata zgodna z aktualnymcennikiem).

Reklamacje

  1. Rezygnacja z Usług i zwrot kosztów zakupu możliwy jest do 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania klucza licencji.
  2. Klient może złożyć reklamację przesyłając dokładny opis zgłoszenia na adres email: bok@kwhotel.pl lub przy użyciu formularza kontaktowego umieszczonego na stronie http://kwhotel.com/pl/kontakt/, a także pocztą na adres Świadczącego usługi: ul. Zbożowa 3, Kraków 30-002 Polska. Reklamacje rozpatrywane są w ciągu 14 dni od otrzymania zgłoszenia.

Prawo właściwe

Świadczenie usługi dokonywaną przez Świadczącego usługę regulują przepisy prawa polskiego. Wszelkie spory związane z zawartą Umową będą rozstrzygane przez Sąd właściwy dla Świadczącego usługę.

Zmiany Regulaminu

Niniejszy Regulamin może zostać zmieniony przez Świadczącego usługę poprzez ogłoszenie zmian treści Regulaminu na stronie internetowej Świadczącego usługę. Zamówienia Złożone przed ogłoszeniem zmian Regulaminu są realizowane według dotychczasowej treści Regulaminu