Jak działa KSeF w KWHotel? Odpowiadamy na Wasze najczęstsze pytania

Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązuje już od 1 lutego 2026 roku, dlatego wiele hoteli wdraża właśnie nowe rozwiązania związane z e-fakturowaniem. Podczas naszych ostatnich webinarów pojawiło się wiele pytań dotyczących praktycznego wykorzystania KSeF w codziennej pracy recepcji i działu księgowego.

Dlatego też zebraliśmy w jednym miejscu odpowiedzi na najważniejsze kwestie, aby ułatwić wdrożenie i rozwiać najczęstsze wątpliwości.

🔵 🔗 Połączenie KWHotel z Krajowym Systemem e-Faktur jest już dostępne w ramach modułu „Integracja z księgowością”. Dzięki temu faktury wystawiane w KWHotel mogą być wygodnie i bezpiecznie przesyłane do KSeF.

Co daje połączenie KWHotel z KSeF?

Integracja pozwala na bieżąco kontrolować status wysyłki faktur, korzystać z trybu offline w razie problemów technicznych oraz automatyzować wysyłkę dokumentów. System wspiera także kody QR na fakturach oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników obsługujących KSeF.

FAQ – pytania zadawane podczas webinarów

Poniżej zebraliśmy najczęściej pojawiające się pytania dotyczące działania KSeF w KWHotel – w tym wysyłki faktur, trybu offline, statusów dokumentów, kodów QR, uprawnień użytkowników czy konfiguracji integracji.

❓Czy faktury wystawione przed uruchomieniem integracji będą przesyłane do KSeF?

Tak. KWHotel umożliwia wysyłkę do KSeF również faktur wystawionych przed uruchomieniem integracji. Takie dokumenty można przesłać w systemie w taki sam sposób jak nowe faktury, korzystając z dostępnych funkcji wysyłki e-faktur. Wysyłkę można wykonać na kilka sposobów:

• bezpośrednio z poziomu faktury, zaznaczając opcję automatycznej wysyłki po zapisaniu dokumentu,
• ręcznie z poziomu faktury, poprzez przycisk E-Faktury i uruchomienie wysyłki w oknie szczegółów,
• poprzez wyszukanie dokumentu w sekcji Narzędzia → Logi e-faktur, gdzie dostępne są szczegóły i opcja wysłania.

❓Czy faktury muszą być wysyłane do KSeF w dniu wystawienia, czy można je wysłać później?

Tak, faktury mogą być wysłane później, ale obowiązuje termin do końca następnego dnia roboczego; w trybie offline muszą zostać dosłane po ustaniu awarii.

❓Czy możliwe jest hurtowe wysyłanie faktur do KSeF (np. zbiorczo)?

Obecnie KWHotel nie oferuje funkcji hurtowej, zbiorczej wysyłki faktur do KSeF jednym kliknięciem. System udostępnia natomiast widok Narzędzia → Logi e-faktur, w którym można sprawdzić wszystkie dokumenty oraz ich statusy wysyłki.

Aby wysłać fakturę do KSeF, należy otworzyć jej szczegóły i uruchomić wysyłkę z poziomu okna dokumentu. W praktyce oznacza to, że każda faktura jest wysyłana oddzielnie.

❓Czy faktura wystawiona w kiosku KWHotel przy meldowaniu trafia do KSeF?

Faktura wystawiona w kiosku jest zapisywana w systemie KWHotel, a następnie może zostać przesłana do KSeF z poziomu modułu e-faktur. Obecnie wysyłka takiego dokumentu nie odbywa się automatycznie w momencie wystawienia w kiosku.

Dokument można wysłać później ręcznie, np. poprzez sekcję Narzędzia → Logi e-faktur, gdzie widoczna jest lista faktur wraz z ich statusami. Po otwarciu szczegółów wybranej faktury dostępna jest opcja jej wysłania do KSeF.

W planach mamy również dodanie komunikatu w kiosku informującego gościa, że faktura zostanie przekazana do KSeF w ciągu 24 godzin.

❓Czy system automatycznie przełącza się w tryb offline?

Nie. Decyzję o wystawieniu faktury offline podejmuje użytkownik po otrzymaniu błędu wysyłki.

❓Co zrobić, jeśli KSeF nie działa w momencie wystawiania faktury?

Należy wystawić fakturę w trybie offline, a następnie wysłać ją do KSeF po przywróceniu działania systemu.

❓Czy faktury wystawione w trybie offline są automatycznie wysyłane po usunięciu awarii?

Nie. Faktury wystawione offline wymagają ręcznej próby wysyłki po przywróceniu połączenia z KSeF.

❓Jak postępować z fakturą offline, jeśli kolejny dzień roboczy przypada po weekendzie?

Wysyłka do KSeF powinna nastąpić do końca następnego dnia roboczego.

❓Jaka jest różnica między trybem online i offline w KWHotel?

W trybie online faktura jest od razu przesyłana do KSeF i otrzymuje numer identyfikacyjny. Natomiast w trybie offline system generuje plik XML z podpisem offline oraz kodami QR, który należy przekazać do KSeF w późniejszym terminie.

❓Czy w KWHotel pojawia się informacja o awarii KSeF?

Nie. Informacja o ewentualnej awarii KSeF pojawia się w KWHotel dopiero w momencie próby wysyłki e-faktury.

❓Czy użytkownik ma wgląd w status faktur wysłanych do KSeF?

Tak. Statusy są widoczne przy fakturze oraz w logach e-faktur.

❓Czy możliwe jest oznaczenie faktur zapisanych, ale jeszcze niewysłanych do KSeF?

Tak. Faktury posiadają status „brak próby wysłania”.

❓Czy komunikaty i numery błędów KSeF są wyświetlane w języku polskim?

Nie. Komunikaty pochodzą bezpośrednio z KSeF i mają charakter techniczny.

❓Co się dzieje, jeśli KSeF odrzuci fakturę z powodu błędnych danych?

Faktura otrzymuje status błędu; użytkownik może ją poprawić i wysłać ponownie.

❓Czy faktury korygujące są wysyłane do KSeF?

Tak. KWHotel umożliwia wysyłanie faktur korygujących do KSeF.

❓Czy po wysłaniu faktury do KSeF można ją jeszcze poprawić, czy trzeba wystawić nową?

Nie można jej poprawić – konieczna jest faktura korygująca.

❓Czy fakturę można edytować przed wysłaniem do KSeF?

Tak, do momentu wysłania lub podpisania offline.

❓Czy faktury wystawione w KWHotel można drukować?

Tak. Faktury wystawione w KWHotel można standardowo drukować lub zapisywać w formacie PDF.

❓Czy KWHotel automatycznie generuje kod QR na fakturach KSeF?

KWHotel automatycznie generuje dane niezbędne do utworzenia kodu QR dla faktur wysyłanych do KSeF. Kod QR może być wyświetlany na dokumencie w formie PDF lub wydruku, o ile został uwzględniony w używanej formatce faktury.

Domyślne szablony dokumentów w KWHotel zawierają już kody QR. W przypadku własnych formatek użytkownik może dodać je samodzielnie, zgodnie z instrukcją dostępną w Bazie Wiedzy.

Widoczność kodów QR można również kontrolować w konfiguracji e-faktur za pomocą odpowiednich ustawień. Dodatkowo, aby wyświetlać kod weryfikacyjny wystawcy na fakturach wystawianych w trybie offline, konieczne jest wprowadzenie certyfikatu offline w konfiguracji modułu.

Po spełnieniu tych warunków kody QR pojawiają się automatycznie na fakturach po wysyłce do KSeF lub wystawieniu dokumentu offline.

❓Jak w KWHotel nadać uprawnienia pracownikowi do wysyłki faktur do KSeF?

W KWHotel dostęp do obsługi KSeF nadaje się poprzez role użytkowników (Narzędzia → Konfiguracja → Użytkownicy). Administrator może przyznać pracownikowi uprawnienia w sekcji E-Faktury, określając zakres dostępu, np. podgląd statusów, wysyłkę e-faktur do KSeF oraz możliwość wystawiania dokumentów w trybie offline.

❓Czy każdy recepcjonista musi mieć osobnego użytkownika w KWHotel do obsługi KSeF?

Nie. Możliwe jest korzystanie z jednego certyfikatu firmowego.

❓Czy można rozdzielić uprawnienia do wystawiania faktur i dokumentów korygujących?

Nie, jednak planujemy dodanie takiej funkcji w przyszłości.

❓Czy można zablokować użytkownikowi możliwość wystawiania faktur na firmę, pozostawiając osoby fizyczne?

Obecnie KWHotel nie umożliwia zablokowania użytkownikowi wystawiania lub wysyłki faktur wyłącznie dla firm przy jednoczesnym pozostawieniu obsługi osób fizycznych. Uprawnienia w systemie pozwalają natomiast ograniczyć użytkownika do samego podglądu logów i statusów lub do wybranych funkcji e-faktur (np. wysyłki albo trybu offline).

W konfiguracji dostępna jest również opcja wyłączenia wysyłki faktur wystawionych na osoby prywatne do KSeF, jednak nie ma analogicznej blokady dotyczącej faktur firmowych.

❓Czy dla jednej firmy można utworzyć kilku superadministratorów?

Tak. Dla jednej firmy można wskazać więcej niż jednego użytkownika uprawnionego do obsługi KSeF. W KWHotel możliwe jest przypisanie różnych certyfikatów do poszczególnych użytkowników lub zastosowanie jednego certyfikatu domyślnego, z którego korzystają wszyscy użytkownicy w systemie.

❓Czy można posiadać jednocześnie konfigurację testową i produkcyjną KSeF?

Tak. KWHotel umożliwia posiadanie jednocześnie konfiguracji testowej i produkcyjnej KSeF. Jeśli aktywne są dwie konfiguracje, system przy wysyłce faktury poprosi o wybór, z której konfiguracji należy skorzystać.

Konfigurację testową można również tymczasowo dezaktywować (odznaczając opcję „Aktywna”) bez konieczności jej usuwania, a w razie potrzeby ponownie włączyć do testów.

❓Gdzie i w jaki sposób można wygenerować klucz offline w KWHotel?

Klucz offline generuje się w portalu KSeF poprzez utworzenie odpowiedniego certyfikatu, który zawiera klucz prywatny (.key) oraz certyfikat publiczny (.crt). Następnie pliki te wczytuje się w konfiguracji e-faktur w KWHotel.

Certyfikat można wygenerować w środowisku testowym, demo lub produkcyjnym – należy jednak pamiętać, że certyfikaty z portalu testowego działają wyłącznie w konfiguracji testowej KWHotel, a certyfikaty produkcyjne muszą zostać wygenerowane w środowisku produkcyjnym KSeF.

Podczas generowania certyfikatu w portalu KSeF można również wskazać, czy ma to być certyfikat do autoryzacji, czy certyfikat offline.

❓Czy konfiguracja KSeF dotyczy tylko certyfikatu globalnego, czy także certyfikatów pracowników?

Konfiguracja KSeF w KWHotel może obejmować zarówno certyfikat globalny firmy, jak i certyfikaty przypisane do poszczególnych użytkowników. W systemie można dodać certyfikat domyślny, z którego będą korzystali wszyscy użytkownicy, lub przypisać różne certyfikaty do konkretnych osób.

Jeśli użytkownik posiada własny certyfikat, to podczas wysyłki e-faktury zostanie użyty właśnie ten certyfikat. W przypadku braku certyfikatu indywidualnego system automatycznie wykorzysta certyfikat domyślny.

❓Jaki jest związek certyfikatu KSeF z kluczem używanym w KWHotel?

Certyfikat KSeF służy do uwierzytelnienia i podpisywania dokumentów wysyłanych do KSeF.

W konfiguracji KWHotel wykorzystywany jest również klucz API, który dotyczy wewnętrznego serwisu pośredniczącego pomiędzy KWHotel a systemem KSeF. Klucz ten można wygenerować automatycznie w konfiguratorze, klikając przycisk „+”. Jest on potrzebny do identyfikacji użytkownika lub obiektu w tym serwisie i prawidłowej obsługi komunikacji z KSeF.

❓Czy możliwe jest pobieranie faktur z KSeF bezpośrednio w KWHotel?

Obecnie KWHotel nie oferuje funkcji pobierania faktur bezpośrednio z KSeF do systemu. Faktury można przeglądać i pobierać w portalu KSeF.

❓Czy KWHotel umożliwia wizualizację faktur otrzymanych z KSeF?

Obecnie KWHotel nie udostępnia funkcji wizualizacji faktur pobranych bezpośrednio z KSeF. W systemie można nadal korzystać ze standardowego podglądu faktury w formacie PDF po jej wystawieniu. Dodatkowo wysłane dokumenty można przeglądać również w portalu KSeF.

❓Jak przekazać faktury do księgowości, jeśli rozliczenia prowadzone są w innym programie?

Jeśli hotel wystawia faktury w zewnętrznym programie księgowym, to wysyłka dokumentów do KSeF powinna odbywać się z poziomu tego systemu, o ile posiada on taką funkcję. W przypadku przekazywania faktur do biura rachunkowego warto sprawdzić, jakie opcje eksportu lub udostępniania danych oferuje dany program księgowy. KWHotel nie posiada obecnie mechanizmu importowania faktur wystawionych w innych systemach.

❓Czy obsługa KSeF w KWHotel wymaga zakupu dodatkowego modułu i jaki jest jego koszt?

Tak. Obsługa KSeF w KWHotel dostępna jest w ramach dedykowanego modułu „Integracja z księgowością”. Szczegółowe informacje o aktualnych cenach znajdziesz w naszym sklepie online.

Sam moduł to rozwiązanie szersze niż sama obsługa KSeF – wspiera również generowanie i wysyłkę plików JPK oraz integrację z popularnymi systemami księgowymi,

Pojawiły się jeszcze jakieś pytania?

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy konfiguracji, chcesz uruchomić integrację w swoim obiekcie lub po prostu upewnić się, że wszystko działa poprawnie, skontaktuj się z nami.

A po szczegółowe instrukcje i aktualne informacje zapraszamy również do naszej Bazy Wiedzy.