KSeF w hotelarstwie okiem Wirtualnych Kas Fiskalnych

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to jedna z największych zmian fiskalnych ostatnich lat. Dla hoteli i obiektów noclegowych oznacza to nie tylko konieczność dostosowania systemów, ale również zmianę codziennych procedur związanych z fakturowaniem, raportowaniem i współpracą z biurem księgowym.

Naturalnie pojawiają się pytania:

• jak nie pogubić się w dokumentach,
• jak zapewnić księgowości szybki dostęp do danych,
• jak uniknąć błędów i podwójnej pracy,
• jak połączyć nowe obowiązki z już używanym systemem hotelowym.

Właśnie w tym miejscu Wirtualne Kasy Fiskalne, zsynchronizowane z systemem KWHotel, wychodzą z realną pomocą, upraszczając procesy i przygotowując hotel na KSeF w sposób intuicyjny, bezpieczny i zgodny z przepisami.

O połączeniu KWHotel z KSeF pisaliśmy już w odrębnych artykułach na blogu (ogólnie, a także odpowiedzi na Wasze najczęstsze pytania) oraz w szczegółowej instrukcji w Bazie Wiedzy.

Teraz oddajemy głos naszym kolegom i koleżankom z Wirtualnych Kas Fiskalnych.

Wirtualna Kasa Fiskalna: jeden panel, a w nim moduły zarządczy i księgowy

Kluczową ideą Wirtualnych Kas Fiskalnych jest centralizacja danych fiskalnych oraz ich automatyczne udostępnianie właściwym osobom. Odbywa się to w dwóch modułach:

Moduł zarządczy

Bezpieczne, centralne, elektroniczne repozytorium dokumentów fiskalnych i faktur KSeF. Znajdziesz w nim:

✅ paragony fiskalne,
✅ raporty dobowe,
✅ raporty miesięczne
✅ faktury pochodzące z KSeF.

Wszystkie dokumenty znajdują się w jednym miejscu, bez ręcznego przenoszenia danych i bez ryzyka pomyłek.

Moduł księgowy

Drugi moduł działa równolegle i automatycznie. Oznacza to, że:

✅ biuro księgowe ma ciągły wgląd w dane fiskalne hotelu,
✅ dokumenty są dostępne bez proszenia, wysyłania plików czy maili,
✅ księgowość może importować dokumenty bezpośrednio do swoich systemów.

W efekcie hotel i księgowość pracują zawsze na tych samych, aktualnych danych.

Jak Wirtualne Kasy Fiskalne pomagają we wdrożeniu KSeF?

Automatyzacja zamiast ręcznej pracy

Wirtualna Kasa Fiskalna przejmuje ciężar techniczny:

• generuje dokumenty fiskalne,
• porządkuje je w panelach,
• umożliwia szybki dostęp do faktur z KSeF.

Jedno źródło informacji

Ty, Twój księgowy i system KWHotel pracują na tej samej, spójnej bazie informacji.

Mniej stresu przy kontrolach i raportach

Dzięki uporządkowanym dokumentom:

• łatwiej przygotować się do kontroli,
• raporty dobowe i miesięczne są zawsze pod ręką,
• dane są kompletne i zgodne z wymogami fiskalnymi.

Synchronizacja z KWHotel

Wirtualne Kasy Fiskalne pozwalają również na synchronizację z systemem KWHotel. Oznacza to, że:

✅ nie musisz zmieniać systemu, który już znasz,
✅ obsługa fiskalna odbywa się w tle,
✅ personel pracuje w znanym środowisku,
✅ wdrożenie KSeF nie oznacza rewolucji w codziennej pracy recepcji.