LEKCJA 2 – Dodawanie klienta do bazy danych
Ostatnia aktualizacja: 9.12.2022 08:56
Dotyczy rozwiązania: Program dla hoteli KWHotel
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)
◾ Podstawowe dane
◾ Wyszukiwanie klienta
◾ Pozostałe funkcje
Nowego klienta możesz utworzyć z w oknie rezerwacji lub w zakładce Baza Klientów. W tym pierwszym wypadku wystarczy wpisać imię i nazwisko gościa. Jeżeli jednak chcesz uzyskać dostęp do wszystkich pól, o których piszemy poniżej, naciśnij przycisk Dodaj klienta.
Aby dodać klienta w zakładce Baza Klientów, naciśnij przycisk Dodaj klienta.
Okno dodawania klienta składa się z następujących pozycji:
Podstawowe dane
- Status klienta (osoba prywatna / firma)
📌 PORADA
Jeżeli chcesz przypisać firmę do osoby prywatnej, naciśnij zielony plus w oknie dodawania klienta. W nowo otwartym oknie uzupełnij dane firmy i naciśnij przycisk Zapisz. Dane firmy zostaną przypisane do klienta (w polu Firma pojawi się jej wyszarzona nazwa).
Na grafiku rezerwacji zobaczysz imię, nazwisko oraz firmę.
- Imię i nazwisko
- Firma
- Pesel
- Adres
- Telefon
- Email
- Nr dowodu
- Narodowość
- Płeć
- Data urodzenia
- Miejsce urodzenia
- Adres strony www
- Uwagi
📌 PORADA
Możesz wykorzystać pole uwag, aby wprowadzić dodatkowe dane odbiorcy (płatnika), które będą drukowane na fakturach typu Nabywca-Odbiorca. W tym celu użyj parametru <receiver>.
Przykład:
<receiver>Firma Jana Kowalskiego
ul. Słoneczna 3/8
30-002, Kraków<receiver>
Informacja pojawi się na fakturze pod tabelą z asortymentem.
Jeżeli zaznaczysz status klienta Firma, zobaczysz dodatkowe pola do uzupełnienia:
- NIP (obok znajdziesz także ikonę lupy, pozwalającą ręcznie sprawdzić podany NIP w bazie Unii Europejskiej)
📌 PORADA
Domyślne wpisanie NIPu klienta powoduje wyszukanie go w bazach danych Unii Europejskiej. Jeżeli NIP zostanie odnaleziony w bazie unijnej, zostanie oznaczony na zielono i umożliwi pobranie zawartych tam danych firmy
Kolor czerwony oznacza, że klient nie został odnotowany w bazach unijnych.
Możesz wyłączyć automatyczne wyszukiwanie klienta w bazie Unii Europejskiej, przechodząc do menu Narzędzia > Konfiguracja > Pozostałe i odznaczając opcję Nie sprawdzaj VAT UE.
- Regon
Wyszukiwanie klienta
Wyniki wyszukiwania wyświetlane są w prawym górnym rogu okna dodawania klienta. Aby rozpocząć proces wyszukiwania, wprowadź co najmniej cztery znaki w jedno z następujących pól:
- Imię i nazwisko
- Pesel
- Adres
- Telefon
- Email
- Firma
- NIP
📌 PORADA
Jeżeli wyszukiwane przez Ciebie imię jest krótsze niż 4 znaki, możesz posłużyć się klawiszem Spacji (np. „[spacja]Jan”). Opcja ta działa dla wszystkich pól.
Gdy system zaprezentuje wyniki wyszukiwania, zaznacz interesującego Cię klienta. Zobaczysz także jego historię rezerwacji.
Jeżeli chcesz edytować odnalezioną rezerwację, zaznacz ją na liście i naciśnij przycisk Edytuj zaznaczoną rezerwację.
Pozostałe funkcje
W dolnej części okna znajdziesz następujące opcje:
Szukaj we wszystkich hotelach – funkcja domyślnie zaznaczona. Jeżeli ją wyłączysz, KWHotel ograniczy wyszukiwanie do obiektu, na którym jesteś zalogowany.
Dziecko / Stały klient / Niechciany klient – umożliwia zaznaczenie dodatkowych statusów dla danego klienta.
Wybranie opcji Stały klient oznaczane będzie zielonym kolorem w oknie rezerwacji.
Niechciany klient oznaczany będzie kolorem czerwonym.
Zniżka (%) – pozwala wprowadzić dla klienta tymczasową zniżkę procentową.
W tym celu wystarczy uzupełnić wartość rabatu, wybrać termin jego obowiązywania i zapisać zmiany. Wprowadzony w ten sposób rabat będzie automatycznie uzupełniany w oknie rezerwacji.
Wyczyść – Nowy – powoduje usunięcie wszystkich uzupełnionych informacji.
Usuń duplikat klienta – powoduje usunięcie aktualnie wyświetlanego profilu klienta. Należy podać ID klienta, który ma zastąpić aktualnie usuwanego klienta. ID danego klienta znajdziesz w lewym górnym rogu okna edycji.