LEKCJA 3C – Proformy – omówienie zakładki
Ostatnia aktualizacja: 18.08.2023 08:57
Dotyczy rozwiązania: Program dla hoteli KWHotel
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)
◾ Opcje dostępne w zakładce Proformy
◾ Jak wystawić proformę
◾ Opcje wydruku i wysyłki proformy
◾ Pozostałe opcje dostępne w oknie tworzenia proformy
◾ Jak ręcznie powiązać proformę z rezerwacją
Opcje dostępne w zakładce Proformy
Dodaj nową proformę – pozwala wystawić nową proformę. Wystawianie proform zostało omówione w dalszej części artykułu.
Edytuj zaznaczoną proformę– zaznacz proformę na liście, a następnie kliknij ten przycisk, aby ją zmodyfikować.
Usuń zaznaczoną proformę – zaznacz proformę na liście, a następnie kliknij ten przycisk, aby ją usunąć. Usunięta faktura trafi do zakładki Dokumenty usunięte.
📌 PORADA
Usuniętych dokumentów nie da się przywrócić – można jedynie stworzyć nowy.
Drukuj – zaznacz proformę, którą chcesz wydrukować, a następnie naciśnij ten przycisk. Otworzy się okno, w którym możesz sprecyzować, między innymi, jaki rodzaj dokumentu chcesz wydrukować (kopia/oryginał) i na jakiej drukarce.
📌 PORADA
Możesz zaznaczyć więcej proform do wydruku, przytrzymując klawisz CTRL i klikając kolejne proformy.
Możesz również przytrzymać klawisz SHIFT i nacisnąć ostatnią proformę na liście, którą chcesz wydrukować; wszystkie wcześniejsze proformy również zostaną automatycznie zaznaczone.
Na koniec kliknij Drukuj.
Eksport do .CSV – opcja pozwala wyeksportować proformy do Excela. W domyślnej konfiguracji wyeksportowane zostaną wszystkie dokumenty z danego okresu czasu – nawet jeśli wyfiltrowałeś niektóre faktury (np. wpisując imię kontrahenta).
📌 PORADA
Aby uwzględnić jedynie wyfiltrowane proformy, zaznacz pole Uwzględnij filtrowanie przy eksporcie.
Tylko zaliczkowe – zaznaczenie tej opcji ukryje wszystkie proformy końcowe.
Suma – wyświetla sumę kwot brutto wszystkich dokumentów na liście.
Bank – opcja przeznaczona dla faktur. Zaznaczenie tej opcji sprawia, że na liście pojawia się dodatkowa kolumna: Zaległość. Jeśli masz dodany przelew bankowy i jest on powiązany z daną fakturą, system będzie pokazywać zaległość, gdy kwota przelewu nie będzie zgadzać się z fakturą.
Jak wystawić proformę
Proformę możesz wystawić w oknie rezerwacji (co automatycznie połączy proformę z daną rezerwacją) lub w module Dokumenty księgowe. W tym drugim przypadku wciąż możesz powiązać proformę z rezerwacją – opowiemy o tym za chwilę.
Niezależnie od tego, gdzie wystawisz dokument, okno tworzenia proformy wygląda tak samo:
Tworzenie proformy rozpoczyna się od ustalenia numeracji (1). KWHotel zrobi to za Ciebie automatycznie (świadczy o tym opis AUTO). W każdej chwili możesz zmienić numerację lub dopisać własny prefiks (2). Zachowaj jednak ostrożność podczas wpisywania własnych danych – możesz zaburzyć numerację.
Na prawo od numeracji możesz wprowadzić datę dostawy / wykonania usługi oraz datę wystawienia proformy (3).
📌 PORADA
Możesz zmienić nazwę daty dostawy / wykonania usługi oraz domyślną datę proponowaną przez KWHotel.
W tym celu przejdź do menu Narzędzia > Konfiguracja > Pozostałe > Strona 2 > Opis daty dokonania lub zakończenia usługi na dokumentach księgowych.
Kolejny krok to wprowadzenie kontrahenta (4). Jeżeli wystawiasz proformę w oknie rezerwacji, KWHotel automatycznie wczyta dane gościa. Kontrahenta możesz zmienić w każdej chwili.
🔴 WAŻNE
Jeżeli chcesz zaktualizować dane kontrahenta, na którego wystawiałeś już w przeszłości dokumenty księgowe, NIE KORZYSTAJ z opcji Edytuj dane kontrahenta. Edycja wpłynęłaby również na historyczne dokumenty tego kontrahenta.
Zamiast tego kliknij przycisk Dodaj / Zmień kontrahenta.
Oczywiście korzystanie z przycisku Edytuj dane kontrahenta jest dopuszczalne, jednak tylko wtedy, gdy dopiero dodałeś klienta do bazy i pomyliłeś się podczas wpisywania danych.
Czas uzupełnić towary i usługi, które sprzedajesz na danej proformie (5). Ponownie – jeżeli wystawiasz proformę z okna rezerwacji, KWHotel automatycznie umieści usługę noclegową na dokumencie.
Aby wprowadzić usługę do proformy, wprowadź jej pierwsze cztery litery – jeśli usługa istnieje w bazie danych, KWHotel wyświetli Ci odpowiednią opcję do wyboru, W przeciwnym razie wprowadź ręcznie nazwę usługi – będzie to tak zwany asortyment niezdefiniowany (zostanie podświetlony na różowo).
Jeżeli chcesz usunąć daną pozycję z proformy, kliknij przycisk Usuń zaznaczoną pozycję (6).
Teraz zweryfikuj termin płatności (7) oraz użyte przez klienta formy płatności (8).
Podstawowa konfiguracja nowej proformy jest gotowa! Możesz zapisać zmiany. Przejdziesz do okna wydruku i wysyłki dokumentu.
Opcje wydruku i wysyłki proformy
Okno wydruku i wysyłki proformy składa się z następujących opcji:
Drukuj kopię / oryginał – dodaje dopisek kopia / oryginał na fakturze. Opcja zadziała jedynie wtedy, gdy w menu Narzędzia > Konfiguracja > Faktury strona 1 > zaznaczysz opcję Drukuj napis Oryginał i Kopia na dokumentach księgowych.
Wystaw paragon – po wydrukowaniu proformy lub zapisaniu jej do PDF, KWHotel automatycznie otworzy okno tworzenia paragonu. Paragon zostanie wystawiony do danej proformy (będzie z nią powiązany, dzięki czemu raporty nie będą pokazywały zduplikowanych kwot).
🔴 PORADA
Odradzamy wystawianie paragonów do proform, ponieważ proformę (na liście proform) rozlicza tylko faktura końcowa. Nawet jeżeli wystawisz paragon do proformy, proforma wciąż będzie oznaczona jako nierozliczona. W raportach na podstawie dokumentów księgowych pod uwagę będą brane jedynie paragony, faktury i rachunki
Pokaż okno drukarki – gdy ta opcja jest zaznaczona, kliknięcie Drukuj spowoduje otwarcie okna konfiguracji Twojej drukarki.
Zapisz do pliku PDF – pozwala zapisać proformę do pliku PDF.
Wyślij e-mail – pozwala wysłać proformę na maila. Opcja zadziała tylko wtedy, gdy skonfigurujesz wysyłkę dokumentów księgowych w menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > Faktury (zobacz instrukcję).
Otwórz szufladę kasy – jeżeli zsynchronizowałeś kompatybilne urządzenie z programem KWHotel, kliknięcie tego przycisku otworzy szufladę kasy fiskalnej.
Drukuj – pozwala wydrukować proformę.
Zamknij – zapisuje proformę i zamyka okno.
Pozostałe opcje dostępne w oknie tworzenia proformy
Dokument kasowy – opcja pozwala połączyć dokument kasowy z przelewem bankowym. Jako że proforma nie jest oficjalnym dokumentem księgowym, funkcja ta przydatna jest podczas wystawiania faktury zaliczkowej lub końcowej.
Link do płatności – opcja pozwala na stworzenie linku do TPay / Espago bezpośrednio do dokumentu księgowego, jeśli nie ma rezerwacji. Jeśli jest rezerwacja, polecamy tworzyć link bezpośrednio w oknie rezerwacji.
Anulowany – kliknięcie tej opcji i zapisanie proformy oznaczy ją kolorem niebieskim w spisie proform (proforma anulowana).
Wystaw nową fakturę – kliknięcie tej opcji spowoduje otwarcie okna tworzenia faktury. Faktura będzie zawierać wszystkie pozycje z proformy oraz będzie oznaczona jako Zapłacona. Powiązanie proformy z fakturą jest niezwykle ważne z punktu widzenia zgodności raportów – powiązane dokumenty nie będą liczone podwójnie.
Historia – w tym miejscu zobaczysz zmiany, które zostały wprowadzone w dokumencie (np. zmiana ceny). KWHotel wskaże także użytkownika, który dokonał danej zmiany.
Jak ręcznie powiązać proformę z rezerwacją
Jak już wspominałem wcześniej, wystawienie proformy bezpośrednio w rezerwacji spowoduje automatyczne powiązanie jej z tą rezerwacją.
Aby ręcznie powiązać proformę z rezerwacją:
◾ Edytuj proformę
◾ W lewym górnym rogu kliknij niebieski przycisk Rezerwacja
◾ Wskaż rodzaj rezerwacji (pojedyncza, grupowa), a następnie wpisz jej ID i zapisz zmiany
