LEKCJA 3D – Rachunki – omówienie zakładki
Ostatnia aktualizacja: 18.08.2023 09:13
Dotyczy rozwiązania: Program dla hoteli KWHotel
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)
◾ Opcje dostępne w zakładce Rachunki
◾ Jak wystawić rachunek
◾ Opcje wydruku i wysyłki rachunku
◾ Pozostałe opcje dostępne w oknie tworzenia rachunku
◾ Jak ręcznie powiązać rachunek z rezerwacją
Opcje dostępne w zakładce Rachunki
Dodaj nowy rachunek – pozwala wystawić nowy rachunek. Wystawianie rachunków zostało omówione w dalszej części artykułu.
Edytuj zaznaczony rachunek – zaznacz rachunek na liście, a następnie kliknij ten przycisk, aby go zmodyfikować.
Usuń zaznaczony rachunek – zaznacz rachunek na liście, a następnie kliknij ten przycisk, aby go usunąć. Usunięty rachunek trafi do zakładki Dokumenty usunięte.
Eksport – opcja pozwala wyeksportować dokumenty księgowe do zewnętrznego programu księgowego. Opcja dodatkowo płatna – szczegóły znajdziesz tutaj.
Drukuj – zaznacz rachunek, który chcesz wydrukować, a następnie naciśnij ten przycisk. Otworzy się okno, w którym możesz sprecyzować, między innymi, jaki rodzaj dokumentu chcesz wydrukować (kopia/oryginał) i na jakiej drukarce.
📌 PORADA
Możesz zaznaczyć więcej rachunków do wydruku, przytrzymując klawisz CTRL i klikając kolejne rachunki.
Możesz również przytrzymać klawisz SHIFT i nacisnąć ostatni rachunek na liście, który chcesz wydrukować; wszystkie wcześniejsze rachunki również zostaną automatycznie zaznaczone.
Na koniec kliknij Drukuj.
Eksport do .CSV – opcja pozwala wyeksportować rachunki do Excela. W domyślnej konfiguracji wyeksportowane zostaną wszystkie dokumenty z danego okresu czasu – nawet jeśli wyfiltrowałeś niektóre rachunki (np. wpisując imię kontrahenta).
📌 PORADA
Aby uwzględnić jedynie wyfiltrowane rachunki, zaznacz pole Uwzględnij filtrowanie przy eksporcie.
Tylko zaliczkowe – zaznaczenie tej opcji ukryje wszystkie rachunki końcowe.
Suma – wyświetla sumę kwot brutto wszystkich dokumentów na liście.
Bank – zaznaczenie tej opcji sprawia, że na liście pojawia się dodatkowa kolumna: Zaległość. Jeśli masz dodany przelew bankowy i jest on powiązany z danym rachunkiem, system będzie pokazywać zaległość, gdy kwota przelewu nie będzie zgadzać się z dokumentem.
Jak wystawić rachunek
Rachunek możesz wystawić w oknie rezerwacji (co automatycznie połączy rachunek z daną rezerwacją) lub w module Dokumenty księgowe. W tym drugim przypadku wciąż możesz powiązać rachunek z rezerwacją – opowiemy o tym za chwilę.
Niezależnie od tego, gdzie wystawisz dokument, okno tworzenia rachunku wygląda tak samo:
Tworzenie rachunku rozpoczyna się od ustalenia numeracji (1). KWHotel zrobi to za Ciebie automatycznie (świadczy o tym opis AUTO). W każdej chwili możesz zmienić numerację lub dopisać własny prefiks (2). Zachowaj jednak ostrożność podczas wpisywania własnych danych – możesz zaburzyć numerację.
Na prawo od numeracji możesz wprowadzić datę dostawy / wykonania usługi oraz datę wystawienia rachunku (3).
📌 PORADA
Możesz zmienić nazwę daty dostawy / wykonania usługi oraz domyślną datę proponowaną przez KWHotel.
W tym celu przejdź do menu Narzędzia > Konfiguracja > Pozostałe > Strona 2 > Opis daty dokonania lub zakończenia usługi na dokumentach księgowych.
Kolejny krok to wprowadzenie kontrahenta (4). Jeżeli wystawiasz rachunek w oknie rezerwacji, KWHotel automatycznie wczyta dane gościa. Kontrahenta możesz zmienić w każdej chwili.
🔴 WAŻNE
Jeżeli chcesz zaktualizować dane kontrahenta, na którego wystawiałeś już w przeszłości dokumenty księgowe, NIE KORZYSTAJ z opcji Edytuj dane kontrahenta. Edycja wpłynęłaby również na historyczne dokumenty tego kontrahenta.
Zamiast tego kliknij przycisk Dodaj / Zmień kontrahenta.
Oczywiście korzystanie z przycisku Edytuj dane kontrahenta jest dopuszczalne, jednak tylko wtedy, gdy dopiero dodałeś klienta do bazy i pomyliłeś się podczas wpisywania danych.
Czas uzupełnić towary i usługi, które sprzedajesz na danym rachunku (5). Ponownie – jeżeli wystawiasz rachunek z okna rezerwacji, KWHotel automatycznie umieści usługę noclegową na dokumencie. Jeżeli usług w rezerwacji będzie więcej, a wpłata gościa niepełna, zostaniesz poproszony o zaznaczenie, które usługi chcesz teraz rozliczyć na rachunku.
Aby dodać usługę do rachunku, wprowadź jej pierwsze cztery litery – jeśli usługa istnieje w bazie danych, KWHotel wyświetli Ci odpowiednią opcję do wyboru, W przeciwnym razie wprowadź ręcznie nazwę usługi – będzie to tak zwany asortyment niezdefiniowany (zostanie podświetlony na różowo).
Jeżeli chcesz usunąć daną pozycję z rachunku, kliknij przycisk Usuń zaznaczoną pozycję (6).
Teraz zweryfikuj termin płatności (7) oraz użyte przez klienta formy płatności (8).
Podstawowa konfiguracja nowego rachunku jest gotowa! Możesz zapisać zmiany. Przejdziesz do okna wydruku i wysyłki dokumentu.
Opcje wydruku i wysyłki rachunku
Okno wydruku i wysyłki rachunku składa się z następujących opcji:
Drukuj kopię / oryginał – dodaje dopisek kopia / oryginał na fakturze. Opcja zadziała jedynie wtedy, gdy w menu Narzędzia > Konfiguracja > Faktury strona 1 > zaznaczysz opcję Drukuj napis Oryginał i Kopia na dokumentach księgowych.
Wystaw paragon – po wydrukowaniu rachunku lub zapisaniu jej do PDF, KWHotel automatycznie otworzy okno tworzenia paragonu. Paragon zostanie wystawiony do danego rachunku (będzie z nią powiązany, dzięki czemu raporty nie będą pokazywały zduplikowanych kwot).
Pokaż okno drukarki – gdy ta opcja jest zaznaczona, kliknięcie Drukuj spowoduje otwarcie okna konfiguracji Twojej drukarki.
Zapisz do pliku PDF – pozwala zapisać rachunek do pliku PDF.
Wyślij e-mail – pozwala wysłać rachunek na maila. Opcja zadziała tylko wtedy, gdy skonfigurujesz wysyłkę dokumentów księgowych w menu Narzędzia > Konfiguracja > Email > Faktury (zobacz instrukcję).
Otwórz szufladę kasy – jeżeli zsynchronizowałeś kompatybilne urządzenie z programem KWHotel, kliknięcie tego przycisku otworzy szufladę kasy fiskalnej.
Drukuj – pozwala wydrukować rachunek.
Zamknij – zapisuje rachunek i zamyka okno.
Pozostałe opcje dostępne w oknie tworzenia rachunku
Dokument kasowy – opcja pozwala połączyć dokument kasowy z przelewem bankowym. Przelewy bankowe możesz wpisywać ręcznie w zakładce Dokumenty księgowe > Przelewy bankowe lub importować je z TPay lub mBank. Uwaga! Opcja ta nie jest powiązania z automatycznym wystawianiem dokumentów kasowych i bankowych, którą można włączyć w konfiguracji programu.
Link do płatności – opcja pozwala na stworzenie linku do TPay / Espago bezpośrednio do dokumentu księgowego, jeśli nie ma rezerwacji. Jeśli jest rezerwacja, polecamy tworzyć link bezpośrednio w oknie rezerwacji.
Zapłacono – jeżeli opcja jest zaznaczona, stanowi to potwierdzenie dla KWHotel, że rachunek jest zapłacony.
Historia – w tym miejscu zobaczysz zmiany, które zostały wprowadzone w dokumencie (np. zmiana ceny). KWHotel wskaże także użytkownika, który dokonał danej zmiany.
Jak ręcznie powiązać rachunek z rezerwacją
Jak już wspominałem wcześniej, wystawienie rachunku bezpośrednio w rezerwacji spowoduje automatyczne powiązanie go z tą rezerwacją.
Aby ręcznie powiązać rachunek z rezerwacją:
◾ Edytuj rachunek
◾ W lewym górnym rogu kliknij niebieski przycisk Rezerwacja
◾ Wskaż rodzaj rezerwacji (pojedyncza, grupowa), a następnie wpisz jej ID i zapisz zmiany
