Automatyzacja recepcji hotelu – kluczowe narzędzia

29.01.2020 Szymon Cyrzyk, Market Researcher
Przeczytasz ten artykuł w 7 minut.

Automatyzacja recepcji – jak wygląda na co dzień?

Automatyzacja recepcji hotelu to jeden z kierunków rozwoju dla obiektów, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku i zminimalizować koszty. Pragnąc podnieść stopień innowacyjności swojego obiektu, hotelarze są wręcz zobligowani, aby podążać z duchem czasu. Niektórzy dopiero stawiają pierwsze kroki, a niektórzy korzystają z bezobsługowych rozwiązań od dawna. Już teraz znajdujemy się w erze częściowo zautomatyzowanych działań, ułatwiających pracę recepcjonistom na poszczególnych etapach obsługi gościa.

Recepcjonistka obsługuje gościa wydając mu kartę dostępu do pokoju
Recepcjonistka z uśmiechem wydaje gościom kartę dostępu do pokoju.

O tym, że postęp technologiczny wkroczył na dobre w nasze życie, nie trzeba przekonywać nikogo. Trendy sprawiają, że developerzy nowoczesnych rozwiązań szukają kolejnych zastosowań dla swoich urządzeń, wypatrując klientów wśród coraz to nowych branż. Stopniowo rozszerzający się rynek, wypełniany jest coraz bardziej pomysłowymi urządzeniami i aplikacjami. Konkurencyjność prowadzi do zmniejszania się cen rozwiązań automatyzujących pracę. Dzięki temu, przedsiębiorstwa dysponujące mniejszym budżetem mogą się na nie zdecydować.

Co wspólnego z automatyzacją ma channel manager?

Programy PMS (Property Management Software), w swoich podstawowych wersjach, oferują najczęściej możliwość uzyskania bezpośredniej synchronizacji z serwisami OTA. To częściowa automatyzacja recepcji hotelu, która sprawia, że obsługa portali rezerwacji online nie wymaga stałego nadzoru personelu. Pracownik nie musi już pamiętać o tym, aby wprowadzić rezerwację do grafiku rezerwacji. Tym samym minimalizuje się ryzyko wystąpienia overbookingu.

Automatyzacja pracy recepcji umożliwia gościom dokonanie i opłacenie rezerwacji przez internet
Kobieta rezerwuje swój pobyt w serwisie OTA

Jeśli hotel publikuje swoją ofertę w kilku serwisach OTA, manager obiektu podejmuje decyzję skorzystania z usług systemu channel manager. Jest to narzędzie, służące do automatycznego zarządzania wieloma kanałami sprzedaży w obiekcie. Pośredniczy także w procesie wymiany cen, dostępności i rezerwacji pomiędzy systemem PMS oraz portalami. O skutecznym zarządzaniu dystrybucją w kanałach OTA przeczytasz więcej w artykule stworzonym przez naszego partnera YieldPlanet.

Algorytmy KWHotel pomagają wybrać odpowiednie miejsce dla danej rezerwacji na grafiku. Gdy rezerwacja zostaje opłacona w całości lub częściowo, gość otrzymuje potwierdzenie na podany adres e-mail. Na ten sam adres otrzymuje również potwierdzenie swojej rezerwacji wraz z numerem, który będzie mógł podać na miejscu.

Szybki zwrot inwestycji

Mimo kosztów prowizyjnych związanych z posiadaniem swojej oferty w serwisie OTA, takie zarządzanie nowymi rezerwacjami jest niezwykle skuteczne. Nie tylko ze względu na wirtualną asystę w pracy. Możliwość wyróżnienia swojej oferty na tle innych, konkurencyjnych obiektów noclegowych sprawia, że poniesione koszty prowizyjne szybko zwracają się w postaci większego obłożenia obiektu.

KWHotel Channel Manager ikona
Kliknij, aby dowiedzieć się więcej na temat synchronizacji z channel managerem.

Komunikacja z gośćmi również może już odbywać się częściowo bez naszego udziału. Automatyzacja recepcji hotelu pod kątem wysyłania powiadomień z powodzeniem funkcjonuje już od pewnego czasu, eliminując konieczność ręcznego wysyłania informacji o rezerwacjach do poszczególnych gości. Coraz częściej słyszy się o możliwościach zaimplementowania na stronie internetowej chat botów, które funkcjonują chociażby w środowisku social-mediów. Chat boty odpowiedzą na pytania gościa i skutecznie przeprowadzą go przez początkowy etap obsługi, sprawiając wrażenie rzeczywistej obsługi.

Jak automatyzacja recepcji wygląda stacjonarnie?

Do tej pory rozważaliśmy automatyzację procesów raczej na początkowym etapie obsługi gościa. Rolę mózgu w wyręczaniu pracy recepcji, pełni przede wszystkim spójny i wiążący w jedność system, w którym pracownik nie jest zmuszony obsługiwać wielu narzędzi. Centralizacja programów i urządzeń łączy się ściśle z szybką i bezawaryjną obsługą. Jakie sprzęty mogą okazać się pomocne we wprowadzeniu poszczególnych procesów automatyzacji recepcji?

Przydatne narzędzia do automatyzacji recepcji: Synchronizacja z OTA, Konfiguracja automatycznych powiadomień, Terminale płatnicze, Zamki hotelowe, Skanery dowodów osobistych i kioski samoobsługowe.
Nie wszystkie narzędzia sprawdzą się do specyfiki funkcjonowania danego obiektu noclegowego

KWHotel jest jednym z programów, które umożliwiają skuteczną integrację poszczególnych komponentów recepcji, a nawet środowisk pozornie ze sobą niepowiązanych. Szybka integracja następuje po tzw. API (od ang. application programming interface). Jak to funkcjonuje? W przypadku rozwiązań sieciowych, KWHotel Pro udostępnia w szyfrowanej sieci interfejs, zawierający informacje niezbędne do działania poszczególnych narzędzi.

Zewnętrzne urządzenia takie jak np. zamki hotelowe, kasy fiskalne, terminale płatnicze, a nawet czujniki ruchu mogą, dzięki API, bardzo szybko obustronnie przekazywać między sobą niezbędne informacje. Jako że PMS łączy informacje i zbiera je w jedno miejsce, w naturalny sposób staje się prawdziwym centrum dowodzenia.

Zapytaj naszego konsultanta, jakie urządzenia integrują się z wersją programu, z której korzystasz.

Kioski samoobsługowe, alternatywa dla typowej recepcji?

Prawdziwa automatyzacja recepcji hotelu następuje, gdy wszystkie poszczególne procesy połączymy w całość i zamkniemy w jedno sprytne urządzenie. Kioski do samoobsługi spotykane są coraz bardziej powszechnie, umożliwiając gościom zrealizowanie pobytu bez udziału personelu. Jasne i czytelne komunikaty sprawiają, że zameldowanie staje się proste i błyskawiczne.

Kobieta na tle Sezam24, kiosku do automatyzacji recepcji.
Kiosk do samodzielnego zameldowania – Sezam24

Popularność rozwiązań samoobsługowych wśród konsumentów wziął na warsztat serwis Business Insider Polska. Serwisowi udało się dotrzeć do informacji, że już w tym momencie, nawet mimo porównywalnej długości kolejek, aż 30% osób wybiera stanowiska samoobsługowe.
Więcej na ten temat przeczytasz w tym artykule.

Specyfika urządzeń sprawia, że coraz częściej otrzymujemy zapytania od właścicieli aparthoteli o synchronizację z kioskami. Właściciele takich urządzeń, decydując się na postawienie kiosku samoobsługowego, minimalizują koszty związane z zatrudnieniem osoby, której jedynym zadaniem jest wydanie gościom kluczy i wskazanie drogi do pokoju. Biorąc pod uwagę aktualne problemy ze znalezieniem wykwalifikowanego personelu do pracy w recepcji, kioski stają się prawdziwą alternatywą dla konieczności zatrudnienia personelu. Już wkrótce kioski do rzeczywistej automatyzacji recepcji mogą stać się powszechnym zjawiskiem w hotelarstwie.

W czym kiosk samoobsługowy wyręczy personel?

Temat wytypowania poszczególnych procesów, w których następuje automatyzacja recepcji przez kiosk samoobsługowy, z pewnością zasługuje na osobny artykuł. W zależności od rodzaju urządzenia, najczęściej spotykane są kioski z możliwością samodzielnego zameldowania się gościa w pokoju.

Już niedługo w naszej ofercie pojawi się możliwość integracji programu KWHotel z kioskiem Sezam24. Developer urządzenia informuje o następujących funkcjach takiego kiosku:

  • Pobieranie danych gościa z programu PMS
  • Obsługa ponad 42 języków
  • Integracja z systemem zamków hotelowych
  • Rozpoznanie rezerwacji po jej numerze
  • Skanowanie dokumentów tożsamości
  • Automatyczna wysyłka instrukcji obsługi kiosku
  • Uwierzytelnienie tożsamości podpisem elektronicznym
  • Zaprogramowanie i wydanie karty dostępu do pokoju
  • Uregulowanie płatności za pobyt
  • Możliwość oprogramowania nowej karty w przypadku jej zgubienia

Jak widać liczba funkcji, jakie oferuje stanowisko do samodzielnego meldowania, skutecznie konkuruje z koniecznością zatrudnienia personelu. Zwłaszcza że wygląd urządzeń można swobodnie dostosowywać do potrzeb danego obiektu.

Kiosk Sezam24 automatycznie wydaje zaprogramowaną kartę dostępu do pokoju na czas pobytu gościa.
Wydanie automatycznie zaprogramowanej karty dostępu do pokoju.

Podsumowanie

Automatyzacja pracy recepcji hotelu to bardzo szeroki temat, któremu rytm nadaje coraz powszechniejszy dostęp do nowych technologii. Klienci chętniej korzystają z samoobsługowych rozwiązań ze względu na oszczędność czasu i większą dowolność w podejmowaniu decyzji.

Jak w Waszych obiektach wygląda automatyzacja pracy? Chętnie korzystacie z nowoczesnych rozwiązań, czy wolicie korzystać ze sprawdzonych i pewnych metod?

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *