Housekeeping w hotelu – Jak zadbać o dobrą komunikację przy użyciu KWHotel?

22.01.2020 Szymon Cyrzyk, Market Researcher
Przeczytasz ten artykuł w 11 minut.

Housekeeping w hotelu – zweryfikuj swoje procesy razem z KWHotel

Nasze oprogramowanie KWHotel jest pomocne nie tylko w codziennych usługach związanych z zarządzaniem rezerwacjami. Znając konkretne ustawienia, możesz wykorzystać pełen potencjał, jaki dostarcza nasz program i pracować zgodnie z dewizą, że gościnność chcemy czynić tak prostą, jak to tylko możliwe. Po przeczytaniu tego artykułu poznasz możliwości stworzenia procesu, który pomoże Ci poprawić komunikację z housekeepingiem w hotelu.

Efektywne zarządzanie pracownikami to jedna z podstawowych czynności managera, która decyduje o tym, w jakim kierunku rozwija się biznes. Niewykorzystany potencjał pracownika to ogromny koszt dla firmy, a niezadowolony personel staje się przykrą wizytówką tego, jak funkcjonuje dane przedsiębiorstwo. Zwłaszcza w branży hotelarskiej, gdzie Goście bardzo często wchodzą w interakcję z personelem obiektu. Jeżeli jesteś ciekawy sposobów na zdobycie i utrzymanie lojalnego gościa, przeczytasz o tym w tym artykule.

Personel sprząta pokój
Housekeeping w hotelu

Dlaczego komunikacja między recepcją a housekeepingiem w hotelu jest trudna?

Housekeeping w hotelu to jeden z bardziej dynamicznych działów składających się na efektywną pracę całego obiektu. Personel sprzątający musi pamiętać o konieczności przygotowania pokoju pod przyjazd gościa, często w krótkim czasie i pod maksymalną presją. W sezonie większego obłożenia, wymiany odbywają się niemalże codziennie na całym obiekcie. Housekeeping nie ma wystarczającej ilości czasu i często narzędzi na analizę aktualnego stanu grafiku rezerwacji.

Dlatego właśnie opracowanie prostych procedur i dbanie o przejrzystość w kanale komunikacji jest tutaj tak ważne. Obiekty noclegowe różnie radzą sobie z tym wyzwaniem. Podstawowym narzędziem pracy dla kierowników housekeepingu w hotelu zdecydowanie jest wykaz sprzątań, który generowany jest bezpośrednio w systemie do zarządzania obiektem. Jako dodatkowy kanał komunikacji, często spotykane są po prostu telefony komórkowe lub, w przypadku problemów z zasięgiem – krótkofalówki. Istnieją też specjalne aplikacje do zarządzania personelem sprzątającym, takie jak np. Hotel Clean App.

Kontroluj houskeeping w hotelu w głównym interfejsie programu!

Obsługując program KWHotel, informacje o stanie czystości danego pokoju możesz uzyskać bezpośrednio z okna głównego w grafiku rezerwacji.

Informacje o stanie czystości danego pokoju

Klikając podwójnie (prawym lub lewym przyciskiem myszy) w kolumnę filtr grup pokoi, masz możliwość zdecydowania MANUALNIE o tym, jaki status czystości chcesz nadać w tej chwili dla danego pokoju.

Opcja ta może być szczególnie przydatna przy pracy na kilku stanowiskach np. w programie KWHotel Pro, w momencie przyjazdu gości, jeden z recepcjonistów może wprowadzać informację o czystości danego pokoju, którą uzyskał bezpośrednio od kierownika housekeepingu. Dzięki temu drugi recepcjonista, odpowiedzialny za meldowanie, niemal natychmiast wie, czy można wydać już kartę wstępu do danego pokoju.

Szybka informacja dla czekającego gościa o tym, czy pokój jest już gotowy na przyjazd, czy nie – nie raz okazuje się dla niego zbawieniem. Zwłaszcza po długiej podróży.

Zabezpiecz się przed zameldowaniem gościa w brudnym pokoju

Housekeeping w hotelu to bardzo dynamiczny dział, zwłaszcza w obiekcie przyjmującym większe ilości klientów. Zabezpiecz swojego recepcjonistę przed nieprzyjemnościami związanymi z zameldowaniem gościa w brudnym pokoju. KWHotel przypomni o tym automatycznie w specjalnym powiadomieniu.

Blokada meldunkowa dla gościa z brudnego pokoju
Próba zameldowania gościa w pokoju o statusie „Brudny”

Dodatkowe możliwości zarządzania czystością w interfejsie głównym

Zdefiniuj dodatkowe ustawienia związane z zarządzaniem housekeepingiem w hotelu, dzięki zakładce Narzędzia -> Konfiguracja -> Pozostałe -> Zakładka 3.

W zależności od zasad, jakie ustalisz dla swojego obiektu, możesz decydować, kiedy na grafiku oraz w raporcie „Wykaz sprzątań”, KWHotel ma automatycznie zmieniać status czystości danego pokoju.

Funkcje pozostałe dla zarządzania sprzątaniem w kwhotel
Zaznaczone opcje są ze sobą ściśle powiązane – wybierz je, jeśli chcesz automatycznie oznaczać pokoje gości jako brudne, tuż po zameldowaniu (aktualizacja widoku na grafiku wymaga przełączenia zakładek). Zdecyduj także, w jakim interwale chcesz, aby system automatycznie zmieniał status na brudny.

Wskazówka: Jeżeli housekeeping w hotelu, podczas dłuższych pobytów, z zasady świadczy serwis sprzątania „Przy gościu” co „x” dni, opcja nr 2 może być szczególnie przydatna dla usystematyzowania całego procesu. Należy jednak uważać, ponieważ status pokoju zmieni się na brudny od razu po zameldowaniu 🙂

Wprowadzanie uwag w grafiku sprzątań

Świadczenie specjalnych usług gościom na życzenie to niemal codzienność w branży hotelarskiej. W celu wprowadzenia uwagi do danej rezerwacji, konieczne jest skorzystanie ze specjalnej zakładki w oknie rezerwacji o nazwie „Grafik sprzątań”

Housekeeping w hotelu, jak obsługiwać Grafik Sprzątań?
Zadbaj o housekeeping w hotelu i na bieżąco wprowadzaj specjalne życzenia gości.

Pani Janina Kowalska właśnie zadzwoniła do recepcji z chęcią zarezerwowania pobytu. Z okazji rocznicy, prosi o wstawienie do pokoju szampana wraz z kieliszkami 🙂

Recepcjonista, chcąc pozostać w jak najlepszej relacji z housekeepingiem w hotelu, powinien od razu po przyjęciu rezerwacji przejść do Grafiku sprzątań (1.), aby wprowadzić uwagi dla personelu sprzątającego. Następnie wybiera dzień (2.), w którym dana uwaga ma pojawić się w określonym raporcie. Jeżeli Pani Janina poprosi o wstawienie szampana na konkretną godzinę, taką informację również można zamieścić, korzystając z funkcji Czas (3.). Wprowadzając daną uwagę, niezbędne jest umieszczenie jej treści w oknie notatki (4.). Dodanie uwagi nastąpi dopiero po kliknięciu przycisku Dodaj (5.) i potwierdzeniu całej operacji przyciskiem Zapisz (6.).

Uwagi dodatkowe, wprowadzane przez gości w serwisach OTA, należy na bieżąco sprawdzać i przekazywać housekeepingowi w hotelu lub wprowadzać je do raportu za pomocą grafiku sprzątań.

Przypominaj swojej recepcji o konieczności wykonywania zadań

Zminimalizuj ryzyko wystąpienia pomyłki i określ, o której godzinie należy generować dany raport (najlepiej zanim housekeeping w hotelu rozpocznie swoją zmianę).

Tworzenie przypomnień o sprzątaniu dla recepcjonisty
Tworzenie przypomnienia dla personelu.
  1. – Kliknij, aby wyświetlić okno Listy przypomnień
  2. – Kliknij, aby dodać przypomnienie
  3. – Zdefiniuj, o której godzinie chcesz przypominać pracownikowi o konieczności wykonania danego zadania. (Godziny pojawią się tylko na raporcie sprzątań szablon 3)
  4. – Zdefiniuj, którego pracownika dotyczy przypomnienie.
  5. – O czym chcesz przypomnieć swojemu pracownikowi?
  6. – Kliknij, aby zapisać przypomnienie.

Generowanie raportów sprzątań

Zadbaj o kontakt z housekeepingiem w hotelu i regularnie generuj szczegółowe raporty sprzątań. Na potrzeby tego wpisu podpowiemy Ci, jakich informacji dostarczą Ci dwa z wielu dostępnych raportów. Znajdziesz je w zakładce Raporty (1.). Wybierz z listy po lewej stronie pozycję Wykaz sprzątania (2.). Pozycja Data od:(3.) pomoże Ci określić, dla jakiego dnia chcesz wygenerować raport.

W rozwijanej liście w punkcie Szablon (4.) wybierzesz, jakie informacje chcesz, aby KWHotel dla Ciebie wyświetlił. Przyciskiem Generuj (5.) wygenerujesz raport. Pozycja Print (6.) pozwoli Ci w szybki sposób wydrukować raport.

Szablon 1 – HousekeepingRegister1.frx

Housekeeping w hotelu - jak wygenerować wykaz sprzątania
HousekeepingRegister1.frx

Pierwszy raport, o dopisku /HousekeepingRegister.frx, zawiera wszystkie informacje niezbędne do zarządzania sprzątaniem w danym dniu. Dzięki pierwszej kolumnie o nazwie SYMBOL (A.) , Housekeeping w hotelu szybko zorientuje się, jaki rodzaj pokoju należy posprzątać. Kolejna kolumna PIĘTRO (B.) zawiera informacje o lokalizacji danego pokoju.

Prawidłowa konfiguracja programu KWHotel jest niezbędna do wygenerowania miarodajnego raportu.

PRZYJAZDY (C.) oraz LICZBA OSÓB (D.) to kolumny ściśle ze sobą powiązane. Jeżeli w przyjazdach znajduje się znak „X”, oznacza to, że na danym pokoju w dniu generowanego raportu należy spodziewać się gości. Warto więc sprawdzić, czy na pewno to pomieszczenie jest czyste. LICZBA OSÓB to informacja o tym, ile osób będzie zameldowane w danym pokoju. Jeżeli przewidujesz dla danego pokoju konieczność dołożenia dostawki lub łóżeczka dla dziecka, warto dodać taką informację jako uwagę w grafiku sprzątań (jak to zrobić, opisałem wyżej).

Szczegółowy opis kolumn raportu
Przyjazd w dniu wygenerowania raportu na pokój Double II. Status pokoju jest nadal „Brudny”. Dodatkowa uwaga w komentarzu informuje o konieczności dołożenia dostawki.

Kolejne kolumny raportu zawierają informacje o WYJAZDACH(E.) z danego pokoju oraz LICZBIE OSÓB(F.), które opuszczają pokój.

DNI POBYTU (G.) „X/Y”. Wartość „X” określa, w której dobie pobytu gość aktualnie się znajduje. „Y” jest informacją, ile dób zostało jeszcze do końca pobytu. W kolumnie OD (H.) housekeeping w hotelu sprawdzi, od kiedy pokój jest zajęty. Kolejna kolumna to LICZBA OSÓB (I.). To informacja o tym, ile osób znajduje się danego dnia w zajmowanym pokoju.

Housekeeping w hotelu zaplanuje swoje prace dzięki kolumnie STATUS (G.). Informacje, które mogą się tutaj pojawić, to BRUDNY / CZYSTY (gdy pokój jest wolny) oraz BRUDNY ZAJĘTY (wymagana usługa odświeżenia) lub CZYSTY ZAJĘTY (nie trzeba nic robić), kiedy w pokoju znajdują się goście.

Kolumna KOMENTARZE (K.) zawiera wszystkie uwagi, które zostały wprowadzone w grafiku sprzątań dla danego dnia. W tym raporcie zostaną wygenerowane uwagi tylko dla dnia, w którym generujesz raport.

Szablon 3 – HousekeepingRegister3.frx

Czym różni się ten raport od wcześniej omawianego? HousekeepingRegister3.frx może okazać się przydatny, jeżeli w swoim hotelu zdecydujesz się częściej wprowadzać uwagi na GRAFIKU SPRZĄTAŃ w oknie rezerwacji.

Raport 3, dzięki możliwości wygenerowania informacji dla większego zakresu dat, daje większą kontrolę nad wprowadzonymi przez recepcjonistów uwagami. Może to być przydatne dla obiektów nastawionych na świadczenie bardziej indywidualnej usługi.

Wygeneruj raport, rozwijając listę SZABLON (1.) i wybierz 3 pozycję. Następnie ustaw ZAKRES DAT(2.), dla których chcesz wygenerować uwagi. Operację generowania raportu w tym szablonie zakończysz, klikając przycisk GENERUJ(3.)

Jak zmienić szablon raportu dla housekeepingu w hotelu?
HousekeepingRegister3.frx

W modelowym przykładzie tego raportu, zdecydowałem się na wybranie dłuższego zakresu dat, aby lepiej ukazać potencjał tego dokumentu.

DATA SPRZĄTANIA (A.) – to informacja dla personelu sprzątającego o tym, kiedy ma się odbyć dodatkowa usługa wprowadzona na GRAFIKU SPRZĄTAŃ. W kolumnie APARTAMENT (B.) znajduje się nazwa pokoju, a DATA PRZYJAZDU (C.) określa, kiedy na dany pokój odbędzie się przyjazd. LICZBA OSÓB (D.) zawiera dane o tym, ile osób znajduje się w danym momencie w pokoju. Kolumna DŁUGOŚĆ POBYTU (E.) określa, w której dobie pobytu gości powinien zostać zrealizowany wprowadzony komentarz, a GODZINA SPRZĄTANIA (F.) – o której godzinie. KOMENTARZE (G.) zawierają wszystkie notatki wprowadzone z GRAFIKU SPRZĄTAŃ z okna rezerwacji.

Raport 3 dla housekeepingu w hotelu

Dla osób z większymi potrzebami

Jeżeli potrzebujesz uzyskać większą kontrolę nad wygenerowanymi danymi, możesz to zrobić, eksportując plik w formacie pozwalającym go odtworzyć – na przykład w programie Excel:

Wyeksportuj dokument do dowolnego formatu, korzystając z tej listy

Przykładowa procedura przekazywania raportu sprzątań

Zastosuj poniższe kroki i zyskaj kontrolę nad obiegiem informacji między recepcją a housekeepingiem w hotelu.

Housekeeping w hotelu - zobacz 5 kroków do lepszej komunikacji

Mobilny housekeeping w hotelu dzięki aplikacji Hotel Clean App

Twój hotel potrzebuje dedykowanego narzędzia do zarządzania personelem sprzątającym? NADAL możesz skorzystać z darmowego miesiąca dostępu do aplikacji Hotel Clean App. Ustaw role, przydziel pokojowym zakres obowiązków oraz pokoje do sprzątania. Wszystkie te informacje synchronizuj, jako status czystości w dekstopowej wersji KWHotel Pro, za pomocą jednego kliknięcia! Planuj sprzątanie w interfejsie jednej aplikacji na smartfony!

Podsumowanie

KWHotel oferuje profesjonalne i intuicyjne narzędzie do skutecznego zarządzania i planowania sprzątań w obiekcie różnych wielkości. Dodatkowo, z uwagi na elastyczność programu , masz możliwość zamówienia dodatkowej funkcjonalności. Oprócz Hotel Clean App, (więcej na temat naszej aplikacji dowiesz się z kolejnego wpisu), wszystkie opisane w tym artykule opcje są dostępne w podstawowej wersji programu Standard oraz Pro. 🙂 Zastosuj procedury komunikacji z housekeepingiem w hotelu i obserwuj efekty!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *