Kalendarz rezerwacji pokoi w hotelu – 5 funkcji, które ułatwią Ci życie

Kalendarz rezerwacji pokoi w hotelu stanowi bijące serce recepcji. Nieważne, czy rzetelnie wpisujesz każdy pobyt do wysłużonego kajeciku, uzupełniasz rubrykę w Excelu lub korzystasz z programu dla hoteli. Zawsze przychodzi taki moment, w którym musisz coś wyszukać i najczęściej musisz to zrobić z gościem czekającym na linii lub, co gorsza, przy Twojej recepcji.

Dzisiaj poznasz więc 5 rozwiązań dostępnych w naszym systemie, które znacząco ułatwiają nie tylko wyszukiwanie pobytów i wolnych pokoi, ale także usprawniają komunikację wewnątrz recepcji.

Jak w 5 sekund sprawdzić dostępność w konkretnej grupie pokoi?

Wyobraź sobie, że odbierasz telefon od Pana Kowalskiego, który jest zainteresowany pobytem w pokoju trzyosobowym. Musisz teraz szybko sprawdzić jego dostępność. Jakie masz więc opcje?

✅ Gorączkowo wertujesz swój wysłużony kajecik w poszukiwaniu ewentualnych pobytów w tym terminie
✅ Logujesz się do arkusza Excel i przeglądasz sekcję poświęconą pokojom trzyosobowym
✅ Otwierasz swój program hotelowy i patrzysz na grafik rezerwacji pokoi, aby oszacować dostępność

Pomyśl, o ile łatwiej byłoby ograniczyć swój obszar poszukiwań tylko do pokoju trzyosobowego? Tutaj z pomocą przychodzi funkcja filtrowania grup pokoi. Wystarczy wybrać na liście pokój trzyosobowy i voila – masz pełen przekrój jego dostępności.

Jak błyskawicznie podejrzeć stan płatności dowolnej rezerwacji?

Gdy kilka dni temu zatrzymałem się ze swoją lepszą połową w jednym z ośrodków w Nowym Sączu, naszym pierwszym zadaniem było uregulowanie płatności za pobyt. Uprzejma Pani posadziła nas na sofie, a sama zaczęła przeglądać notatnik w poszukiwaniu rezerwacji. Trwało to dłuższą chwilę, podczas której zostaliśmy nawet zapytani… czy pamiętamy koszt naszego pobytu. Nienajlepsze wrażenie z perspektywy gościa, prawda?

Tutaj z pomocą naszej zakłopotanej właścicielce przyszedłby na pewno grafik rezerwacji pokoi w Excelu lub program hotelowy. W tym drugim wypadku wystarczy rzut okiem na kolor rezerwacji na grafiku i już wiemy, czy płatność została uregulowana. Teraz klikamy w kafelek i otrzymujemy pełne informacje na temat pobytu naszego gościa.

Jak zaproponować gościowi ten jeden, wymarzony pokój?

Gdy „siedzisz na słuchawce” z potencjalnym gościem, stosujesz różne techniki, aby wciągnąć go w rozmowę i ostatecznie przekonać do rezerwacji pobytu. Jednym ze sposobów na zwiększenie zaangażowania jest umiejętne zadawanie pytań – na przykład o jego wymarzony pokój.

Zapewne doskonale znasz standard swoich pokoi, ale raczej nie masz w pamięci grafiku ich dostępności, prawda? Z pomocą przychodzi Ci tutaj kolejna funkcja naszego kalendarza rezerwacji pokoi w hotelu.

Opcja „Wyszukaj pokój” pozwala wybrać konkretne cechy wyszukiwanego pokoju, a następnie przedstawia dostępne jednostki. Teraz możesz przekazać gościowi dobrą nowinę!

Jak sprawnie odnaleźć rezerwację gościa w gąszczu wszystkich pobytów?

Brawo, przekonałeś gościa, że jego marzeniem jest pobyt w Twoim hotelu. Przybywa na miejsce i chce się zameldować. Jeżeli nie chcesz tracić na to tyle czasu, co właścicielka obiektu z mojej opowieści, warto zawczasu odpowiednio się przygotować.

Nasz kalendarz rezerwacji pokoi w hotelu posiada bardzo wygodną opcję wyszukania gościa po numerze jego pobytu. Wystarczy wpisać go w odpowiednie pole, a po chwili okno rezerwacji pojawi się na ekranie!

Jak łatwo poinformować zespół, że dany pokój został wyłączony ze sprzedaży?

Czasem tak w życiu bywa, że musisz oddać pokój do remontu (z przyczyn mniej lub bardziej losowych). Oczywiste jest, że w tym czasie nie chcemy przyjmować do niego żadnych gości. Jeżeli nie korzystasz z programu hotelowego, najpewniej przygotujesz odpowiednią adnotację w arkuszu Excel lub zostawisz karteczkę przy biurku recepcji. Mając KWHotel, możesz jednak pójść o krok dalej.

Funkcja „Wyłącz pokój” pozwala zamknąć dany pokój do sprzedaży na określony czas. Twój kalendarz rezerwacji pokoi w hotelu wyświetli ją jako specjalny, biały kafelek. To takie proste!