Pytania i odpowiedzi – edycja 1

Chcesz zadać pytanie dotyczące funkcji lub rozwoju KWHotel i innych naszych rozwiązań?
>>>Możesz zrobić to tutaj

1. W starszej wersji programu można było bez problemu dodać logo w formie pliku jpg lub png i drukowało się ono na fakturze. Dlaczego teraz jest to niemożliwe?

Umieszczanie logo obiektu na dokumentach to jeden z podstawowych sposobów na budowanie świadomości marki wśród gości. Dlatego też nigdy nie pozwolilibyśmy sobie na usunięcie lub znaczące skomplikowanie włączenia tej funkcji.

Dla przypomnienia, aby dodać logo do dokumentów w programie KWHotel, należy przygotować plik w formacie .jpg i nazwać go logo. Rekomendowana wielkość logo to 200×200 pikseli.

Następnie otwieramy folder, w którym zainstalowany został KWHotel > Doc > pl i tam wklejamy nasz plik. Prawdopodobnie zostaniemy poproszeni o zastąpienie obecnego pliku, na co wyrażamy zgodę.

Jeżeli logo nadal się nie wyświetla, koniecznie sprawdź poniższe przyczyny:

❌ Próbujesz dodać plik w innym formacie niż .jpg. Tak było w moim przypadku – próbowałem dodać .png. Po przekonwertowaniu pliku na odpowiedni format wszystko zaczęło działać poprawnie.

❌ Być może przez przypadek nazwałeś plik podwójnie. Sprawdź, czy jego nazwa nie wygląda tak: logo.jpg.jpg.

W razie gdyby problem wciąż występował, autora pytania zapraszamy do kontaktu na bok@kwhotel.pl 🙂

2. Jak wyłączyć z raportowania i statystyk niektóre pokoje, których używamy tylko do zmian w grafiku?

KWHotel pozwala na wyłączenie z raportów konkretnej grupy pokoi. W tym celu przejdź do modułu Pokoje > Typy pokoi > edytuj żądaną grupę pokoi > Zaawansowane > odznacz opcję „Uzględniaj grupę pokoi w raportach”.

3. Jak i czy funkcjonuje połączenie KWHotel + Espago?

Oczywiście! Nim przejdę do szczegółów, dwa słowa wyjaśnienia dla innych czytelników niż twórca pytania 🙂

Espago to dostawca rozwiązania pozwalającego gościowi hotelowemu na wygodne dokonywanie płatności bezgotówkowych.

Połączenie z Espago pozwala wygenerować klientowi link do płatności i przesłać go mailem lub SMSem z poziomu rezerwacji (w przypadku SMSów wymagana jest synchronizacja z SMSAPI). Gdy klient opłaci link, w programie KWHotel otrzymamy powiadomienie o wpłacie. Dzięki temu płatność na koncie masz znacznie szybciej niż w przypadku standardowych przelewów bankowych, a dodatkowo nie musisz marnować czasu na sprawdzanie przelewów na koncie.

Aby zamówić Espago dla swojego obiektu, zapraszam do kontaktu z naszym działem obsługi klienta 🙂

4. Czy można podpiąć kasę fiskalną, drukować paragony i faktury VAT oraz podpiąć generator linków do płatność internetowych?

<bierze wdech> … po kolei 🙂

Odnośnie kas fiskalnych – możesz podpiąć drukarkę fiskalną (także online) posiadającą funkcję kasy. Wówczas funkcja fiskalizowania paragonów (i ewentualnie faktur) jest jak najbardziej dostępna.

Po więcej informacji zapraszam tutaj.

W kwestii generowania linków – możesz zdecydować się na wspomniane wyżej Espago, a w swojej ofercie mamy także specjalną, DARMOWĄ usługę.

Nasza firma współpracuje z firmą tPay, która również dostarcza na rynek generator linków do płatności internetowych. Logika działania jest taka sama jak w przypadku Espago.

Jeżeli założysz konto tPay, korzystając z naszego linku, napisz do nas na bok@kwhotel.pl. Technik KWHotel za darmo skonfiguruje całe połączenie i pokaże Ci jak z niego optymalnie korzystać.

5. Jak utworzyć drugi obiekt tak, żeby obie recepcje mogły mieć dostęp do kalendarza?

Wystarczą dwa proste kroki 🙂

Krok 1. Kupujemy licencję na kolejny obiekt.
Krok 2. W odpowiedni sposób aktywujemy licencję w programie KWHotel.

Jako bonus wspomnę jeszcze o funkcji wyświetlania pokoi z obu obiektów na jednym grafiku rezerwacji – znajdziesz ją w menu Narzędzia > Konfiguracja > Grafik rezerwacji > „Wyświetlaj wszystkie obiekty na jednym grafiku”.

6. Jestem osobą początkującą w programie, mam masę pytań 🙂

Tutaj mogę zaproponować co najmniej pięć ścieżek rozwoju i pogłębiania swojej wiedzy o KWHotel 🙂

Opcja I – baza Wiedzy KWHotel
Opcja II – darmowy kurs wdrożeniowy
Opcja III – poradniki video
Opcja IV – konsultacje z technikami KWHotel
Opcja V – szkolenie z programu

7. Czy mogę automatycznie wysyłać potwierdzenie rezerwacji po wpłynięciu zaliczki z płatności tPay?

Oczywiście! Wymaga to jedynie odpowiednio skonfigurowanego szablonu wysyłki. W tym wpisie podam wymagane ustawienia, natomiast osoby zainteresowane pełnym szkoleniem z automatycznej wysyłki dokumentów, zapraszam do poniższego nagrania 🙂

Aby potwierdzenie zostało automatycznie wysłane po wpłynięciu zaliczki, w oknie edycji szablonu muszą być zaznaczone następujące ustawienia:

Dostępność dokumentu: Po wprowadzeniu modyfikacji
Sposób wysyłania dokumentu: Automatyczne wysłanie dokumentu
Status płatności rezerwacji: Zaliczka

Pełna wiedza poniżej 🙂

8. Jak wyszukiwać kontrahenta w zakładce „Dokumenty księgowe”?

Myślę, że jeden obrazek wyrazi więcej niż tysiąc słów 🙂

9. Czy będzie nowa aplikacja mobilna oraz czy będzie działać na iOS?

Przepraszam, że odpowiem bardzo lakonicznie, jednak nowa aplikacja mobilna będzie częścią kolejnego rozwiązania w naszej ofercie, o roboczej nazwie „KWHotel Cloud”. Nie mogę się doczekać, aby przekazać Wam szczegółowe informacje, czym jest ten rozwijany od ponad dwóch lat projekt, jednak poproszę o jeszcze trochę cierpliwości 🙂

I tak, aplikacja zadziała na iOS oraz każdym innym urządzeniu mobilnym. Pisana jest w zupełnie nowej technologii, która zapewni Wam maksymalny komfort użytkowania 🙂

Kiedy? 2021 🙂

10. Kiedy będzie można wprowadzić dwie opłaty za sprzątanie tak, abym mogła automatycznie rozliczać właścicieli – w tej chwili robię to ręcznie 🙁 ?

Opcja ta będzie dostępna w przyszłym roku w ramach wyżej wspomnianego KWHotel Cloud 🙂 Znajdą się tam dwie opłaty per typ apartamentu:
1. Ile gość płaci za sprzątanie.
2. Ile pieniędzy otrzyma Pani sprzątająca za jego posprzątanie.

10. Czy pracujecie nad dodaniem do raportów raportu sprzedaży na podstawie planów cenowych / pakietów oraz roomnight na poszczególny segment, rozbicie segmentacji?

W ostatnim czasie wielu hotelarzy poprosiło nas o podobny raport, więc tak, mamy w planach jego stworzenie. Gdy będę znać jakiekolwiek szczegóły na temat daty premiery, opublikuję stosowną informację!