LEKCJA 4 – Tworzenie rezerwacji grupowych
Ostatnia aktualizacja: 13.10.2023 11:38
Dotyczy rozwiązania: Program dla hoteli KWHotel
Kliknij tutaj, aby zgłosić sugestie lub uwagi do tego artykułu
Instrukcja video: BRAK
SPIS TREŚCI (kliknij na nazwie, aby szybko przejść do tego fragmentu artykułu)
◾ Tworzenie rezerwacji grupowej za pomocą modułu Dashboard
◾ Tworzenie rezerwacji grupowej na grafiku
◾ Okno rezerwacyjne – rezerwacje grupowe
◾ Meldowanie gości w rezerwacji grupowej
◾ Narzędzia wspomagające meldowanie i wymeldowywanie gości
KWHotel posiada dwa podstawowe widoki pozwalające na zarządzanie rezerwacjami: Grafik rezerwacji oraz Dashboard.
Tworzenie rezerwacji grupowej za pomocą modułu Dashboard
Przejdź do modułu Dashboard. Aby dokonać rezerwacji, zaznacz na kalendarzu interesujące Cię daty pobytu.
Po zaznaczeniu dat, system wyświetli wszystkie typy pokoi, które dostępne są w danym terminie. W kolumnie Ilość wskaż, ile pokoi danego typu chcesz zarezerwować.
Na koniec kliknij przycisk Zarezerwuj wybrane pokoje. Otworzy się okno rezerwacji grupowej, w którym rezerwacja będzie dokonana na zasób (bez przypisania numeru pokoju).
Więcej informacji, dotyczących modułu Dashboard, znajdziesz tutaj.
Tworzenie rezerwacji grupowych na Grafiku
Przejdź do modułu Grafik. Zaznacz na kalendarzu interesujące Cię terminy pobytu dla wybranych pokoi (pamiętaj, że trzymając klawisz Ctrl, możesz zaznaczyć różne terminy i pokoje). Następnie wykonaj jedną z poniższych czynności:
– naciśnij przycisk Enter,
– kliknij klawisz Zarezerwuj,
– naciśnij prawym przyciskiem myszy na odpowiednim terminie na grafiku.
Każda z powyższych akcji spowoduje otwarcie okna rezerwacji grupowej.
Alternatywą dla wyżej opisanych sposobów jest zaznaczenie jedynie pierwszego dnia rezerwacji. Następnie kliknij przycisk Rezerwacja grupowa lub naciśnij klawisz Enter. Datę rezerwacji oraz pokoje możesz poprawić w nowo otwartym oknie rezerwacji grupowej.
Okno rezerwacyjne – rezerwacje grupowe
Okno rezerwacji grupowej składa się z następujących elementów:
Zakres pobytu wszystkich rezerwacji
Zmiany terminu pobytu można dokonać na dwa sposoby:
a) W oknie rezerwacyjnym. Wskaż dzień rozpoczęcia rezerwacji i datę wyjazdu.
b) Na grafiku rezerwacji. Zaznacz daną rezerwację. Następnie, przytrzymując wciśnięty klawisz SHIFT oraz mając lewy kursor myszy ustawiony na róg rezerwacji, przedłuż ją lub skróć. Na koniec zapisz zmiany.
📌 PORADA
Na grafiku rezerwacji możesz także włączyć opcję Przenoszenie rezerwacji bez Shift.
Wówczas przytrzymanie klawisza Shift nie jest wymagane.
Możesz również stworzyć rezerwację dla kilku różnych terminów pobytu. W tym celu:
Krok 1. W sekcji Pokoje zaznacz kursorem terminy, który chciałbyś zmodyfikować.
Krok 2. W sekcji Okres pobytu otwórz kalendarz dnia rozpoczęcia pobytu lub zakończenia pobytu. Modyfikowane przez Ciebie terminy zostaną zaznaczone na zielono w sekcji Pokoje.
Krok 3. Zmień datę przyjazdu lub wyjazdu – zmiana zostanie po chwili odnotowana w sekcji Pokoje.
Dane gości
Jeśli zależy Ci na szybkim dokonaniu rezerwacji, wystarczy wprowadzić imię oraz nazwisko gościa.
Aby uzupełnić informacje o kliencie, użyj klawisza Edytuj klienta. Spowoduje to otwarcie nowego okna, w którym w zakładce Dane osobowe możesz uzupełnić wszystkie potrzebne dane.
Szczegółowe informacje, dotyczące dodawania klientów, znajdziesz tutaj.
Status rezerwacji – służy do wybierania statusu rezerwacji.
W programie KWHotel wyróżniamy 12 statusów rezerwacji (4 dla rezerwacji przeszłych, 4 dla teraźniejszych oraz 4 dla przyszłych).
Są one wyświetlane dynamicznie, w zależności od aktualnej daty oraz stanu płatności rezerwacji.
Nigdy nie zdarzy się więc, że w oknie wyboru statusu rezerwacji zobaczysz je wszystkie jednocześnie. Wybory prezentowane przez program są jedynymi logicznymi możliwościami na danym etapie rezerwacji.
Zobaczysz tu także opcję Melduj gościa, ale o niej opowiemy sobie na samym końcu artykułu.
Dodatkowy status rezerwacji – pozwala utworzyć dodatkowy status rezerwacji. Szczegółową instrukcję ich tworzenia znajdziesz tutaj.
Uwagi
KWHotel umożliwia wpisanie dowolnego komentarza do rezerwacji. Jeśli zaznaczysz pole obok ikony wykrzyknika, pierwsza linijka informacji zamieszczonych w polu Uwagi zostanie wyświetlona na grafiku.
W przypadku gdy chcesz wprowadzić dłuższy tekst, wybierz ikonę dymku i w nowo otwartym edytorze tekstu zamieść treść uwag. Pamiętaj, że wprowadzone tutaj dane nie będą widoczne w oknie rezerwacji, a jedynie po kliknięciu w ikonę.
Istnieje również możliwość ustawienia przypomnienia o danej rezerwacji na konkretny dzień oraz godzinę. Aby ustawić przypomnienie, zaznacz opcję Przypomnienie do rezerwacji, a następnie ustaw termin przypomnienia. Treścią tego powiadomienia będą informacje zawarte w polu Uwagi.
W przypadku gdy chcesz ustawić przypomnienie dla konkretnych osób lub z inną treścią niż zamieszczona w polu uwagi, kliknij ikonę zielonego dzwonka. Więcej na ten temat znajdziesz tutaj.
Pokoje
W tej części okna możesz zarządzać pokojami przyporządkowanymi do rezerwacji grupowej.
W prawej części wybierasz daty, w których ma być wynajmowany dany pokój / pokoje. Następnie przenosisz je na lewą stronę za pomocą strzałek:
a) Zielona strzałka z cyfrą 1 pozwala dołączyć wybrany pokój do rezerwacji,
b) Zielona strzałka pozwala dołączyć wszystkie wyświetlane pokoje do rezerwacji,
c) Czarna strzałka z cyfrą 1 pozwala wyłączyć dany pokój z rezerwacji,
d) Czarna strzałka pozwala wyrzucić wszystkie pokoje z danej rezerwacji.
Prawa część okna zawiera także dwie interesujące funkcje:
Filtr – pozwala wybrać konkretny typ pokoi, które chciałbyś dodać do rezerwacji,
Pokaż zajęte pokoje – wyświetla pokoje, w których są już zarezerwowane pobyty. Dzięki temu możesz dodać je do bieżącej rezerwacji grupowej.
Obok zakładki Pokoje znajdziesz także zakładkę Grupy pokoi – pozwala tworzyć rezerwacje na zasobach. Jej wygląd i logika działania są takie same, jak w przypadku modułu Dashboard, o którym możesz przeczytać na początku artykułu.
Rozliczenia
Zakładka rozliczeń pozwala na wybór jednego z trzech sposobów rozliczania rezerwacji.
Sposób 1 – Cena pokoju za dobę
Wpisujemy cenę pokoju za dobę w kolumnie Stała cena, zlokalizowanej w tabeli z pokojami, u dołu okna.
Sposób 2 – Cena za osobo-doby
Wpisujemy cenę pokoju za osobę w kolumnie Cena os., zlokalizowanej w tabeli z pokojami, u dołu okna.
Sposób 3 – Plany cenowe
Używamy cenników stworzonych w zakładce Plany cenowe. Rezerwacja zostanie przeliczona według wybranego cennika.
Więcej informacji na temat tworzenia planów cenowych znajdziesz tutaj.
Opcja Stała cena za osobo-doby – po włączeniu tej opcji i wprowadzeniu ceny za osobo-doby w polu obok, wartość ta będzie automatycznie stosowana do wszystkich pokoi w rezerwacji (zmiana wartości spowoduje także modyfikację ceny za całą rezerwację grupową).
Opcja Niezmienna kwota wpłat podczas dodawania i usuwania pokoi – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że zaliczki wprowadzone dla konkretnych pokoi nie zostaną rozdzielone na wszystkie pokoje, kiedy dodasz lub usuniesz pokoje w rezerwacji grupowej.
Naciśnięcie klawisza Zapłacono spowoduje automatyczne dopisanie brakującej kwoty do pola Wpłata. Ręczne wpisanie brakującej kwoty przyniesie identyczny rezultat.
Zaznaczenie pola Gwarancja kartą kredytową stanowi przypomnienie, iż posiadasz dane karty kredytowej gościa.
Jeżeli więc gość dokonał przykładowo rezerwacji poprzez portal Booking.com, pole to przypomni Ci, że powinieneś pobrać od niego pieniądze z karty kredytowej (jeżeli rezerwacja została potwierdzona).
W przypadku rezerwacji internetowych, pole zostanie automatycznie zaznaczone.
Przycisk Termin wpłaty zaliczki pozwala monitorować, czy klient uiścił zaliczkę w odpowiednim terminie.
Jeśli minie ustawiona data wpłaty zaliczki, a klient nie dokona płatności, rezerwacja na grafiku będzie wyświetlana w kolorze czerwonym.
Gdy klient dokona płatności, pole zostanie automatycznie odznaczone.
Pole Rabat za nocleg pozwala wprowadzić procentową wartość rabatu za nocleg. Rabat ten nie jest stosowany do cen za posiłki czy inne usługi.
Opcja Dolicz opłatę miejscową pozwala na ręczne doliczenie opłaty miejscowej.
W module Konfiguracja możesz ustawić automatyczne naliczanie opłaty miejscowej.
Więcej informacji o module Konfiguracja znajdziesz tutaj.
Opcja Dodatkowy podatek stosowana jest w niektórych krajach zagranicznych.
Pozwala ona wprowadzić podatek, który będzie doliczany dodatkowo do ceny noclegu (w przeciwieństwie do standardowego podatku w programie, który jest już wliczony w cenę).
Aby włączyć pole z dodatkowym podatkiem, należy przejść do menu Narzędzia -> Konfiguracja -> Stawka VAT -> zaznacz opcję Dodatkowy podatek (dodawany do ceny za pokój), a następnie wpisz wysokość podatku.
Gdy włączysz tę opcję, lecz nie zaznaczysz jej w oknie rezerwacji, VAT będzie wyzerowany. Jeśli zaznaczysz ją, wprowadzony zostanie podatek, który wprowadziłeś w oknie konfiguracji.
Pozostałe funkcje
Opcja Wystaw dokument daje możliwość wystawienia różnego rodzaju potwierdzeń.
Więcej informacji, dotyczących tworzenia potwierdzeń rezerwacji, znajdziesz tutaj.
Ikona kalkulatora – uruchamia kalkulator systemu Windows.
Usuń rezerwację – pozwala usunąć rezerwację z grafiku. Podczas usuwania rezerwacji, recepcjonista może podać powód usunięcia rezerwacji z grafiku.
Przycisk Ceny/dni – wyświetla cenę na każdy dzień rezerwacji.
Powody usunięcia rezerwacji można odczytać w menu Narzędzia > Odwołane rezerwacje. Tam też możesz ponownie przywrócić rezerwację na grafik.
Klawisz Płatności – pozwala na generowanie linków do szybkiej płatności online.
Po utworzeniu linku, można wysłać go do klienta w mailu zawierającym potwierdzenie rezerwacji. Jeżeli klient dokona płatności, informacja zostanie odnotowana przez program.
Pomarańczowa ikona zegara otwiera okno Historia rezerwacji – wyświetlają się w nim pierwotne informacje o rezerwacji, czyli takie jakie zostały wpisane w momencie jej dodania. Treści zaznaczone na czerwono oznaczają, że dana informacja została zmodyfikowana. Poniżej zostanie również wyświetlona pełna historia zmian.
Dokumenty – służy do wystawiania dokumentów księgowych. Z tego miejsca możesz wystawić następujące dokumenty:
– Faktura (zaliczkowa, końcowa i końcowa szczegółowa)
– Rachunek (zaliczkowy i końcowy)
– Proforma (zaliczkowa i końcowa)
– Paragon (zwykły i szczegółowy)
– Dokument kasowy
Dokumenty księgowe, wystawione w tym miejscu, będą powiązane z daną rezerwacją.
Ponadto w tym miejscu możesz zaznaczyć, czy klient wybrał paragon czy fakturę. Stanowi to dodatkowe zabezpieczenie dla recepcjonisty. Pamiętaj, że opcję wyboru należy wcześniej włączyć w menu Narzędzia -> Konfiguracja -> Pozostałe -> Strona 4 -> opcja Wymagaj wybrania typu dokumentu preferowanego przez klienta (Faktura / Paragon).
Przykładowo, jeżeli klient wybrał paragon, a Ty spróbujesz wystawić fakturę, system poinformuje Cię o rozbieżności i poprosi o potwierdzenie wyboru.
Posiłki – pozwala dodać do rezerwacji posiłki oraz dodatkowe usługi
Szczegółową instrukcję zarządzania posiłkami znajdziesz tutaj.
Instrukcja zarządzania usługami w zakładce „Posiłki” dostępna jest tutaj.
Towary – otwiera okno, w którym możesz umieścić dodatkowe obciążenia klienta.
Nazwę towaru możesz wprowadzić ręcznie. Jeżeli jednak utworzyłeś zawczasu tak zwaną Bazę asortymentu, wystarczy wprowadzić pierwsze cztery litery danego produktu – program wyświetli wówczas proponowane usługi. Co więcej, zaznaczenie takiej usługi spowoduje także załadowanie jej ceny, VATu i innych informacji.
Sekcję Należące do grupy możesz uzupełnić ręcznie w niniejszej zakładce.
W przypadku sekcji Do pojedynczych rezerwacji, należy edytować konkretną rezerwację i tam wprowadzić należące do niej towary i usługi.
Więcej informacji o tworzeniu własnej bazy asortymentu znajdziesz tutaj.
Pozostałe
W zakładce „Pozostałe” możesz uzupełnić następujące informacje:
- Źródło rezerwacji: informacja skąd trafił do Ciebie klient. Możesz wpisać je ręcznie. W przypadku rezerwacji z portali lub KWHotel Booking Engine, źródło zostanie uzupełnione automatycznie.
- Kanał rezerwacji – jeżeli chcesz, aby Twoje raporty KWHotel były jeszcze bardziej precyzyjne, tutaj możesz dopisać kanał rezerwacji.
- Segment rezerwacji – jeżeli chcesz, aby Twoje raporty KWHotel były jeszcze bardziej precyzyjne, tutaj możesz dopisać segment rezerwacji.
- Numer rezerwacji online: w przypadku rezerwacji z portali, pole uzupełni się automatycznie. Możesz wyszukiwać rezerwacje po tym numerze.
- Zmiana waluty rezerwacji – po wprowadzeniu kursu, cena w rezerwacji zostanie automatycznie przeliczona. Statystyki i raporty będą jednak korzystać z domyślnej waluty.
- Skopiuj rezerwację na inny termin – po kliknięciu przycisku zdecyduj, czy chcesz skopiować rezerwację na jeden termin, czy też wielokrotnie. W tym drugim wypadku możesz wybrać ilość kopii oraz odstęp między rezerwacjami.
- Wartość dodatkowego podatku: opcja stosowana w niektórych krajach zagranicznych. Pozwala ona wprowadzić podatek, który będzie doliczany dodatkowo do ceny noclegu (w przeciwieństwie do standardowego podatku w programie, który jest już wliczony w cenę).
- Kaucja: w tym miejscu możesz wprowadzić kwotę kaucji; kaucja nie jest odejmowana od kwoty rezerwacji – jest to jedynie przypomnienie o tym, że pobrałeś kaucję o danej wysokości.
Usługi – pozwala na wprowadzenie do rezerwacji usług czasowych, jak na przykład wynajem sali konferencyjnej lub sauny.
Więcej informacji, dotyczących tworzenia usług godzinowych, znajdziesz tutaj.
Grafik sprzątań – pokazuje kalendarz z zaznaczonym na żółto okresem pobytu klientów. Dla każdej rezerwacji możesz ustalić inny okres sprzątania, zaznaczając dni tygodnia (status pokoju w te dni zmieni się na Brudny) lub odstęp czasowy w dniach (w tym celu kliknij na przycisk Odstęp).
Wybrane dni podświetlą się na różowo. W polu Notatki wpisz komunikat, który ma zostać wyświetlony personelowi sprzątającemu. Wszystkie informacje możesz wydrukować w formie raportu sprzątania.
SPA – zakładka ta pojawi się tylko w momencie, gdy Użytkownik posiada aktywną licencję na moduł KWSpa.
Pozwala przypisać usługę SPA bezpośrednio w oknie rezerwacji.
Meldowanie gości w rezerwacji grupowej
Aby zameldować gości w rezerwacji grupowej, kliknij przycisk Melduj gościa, znajdujący się obok statusów rezerwacji.
W nowo otwartym oknie zobaczysz listę wszystkich gości należących do rezerwacji grupowej, wraz z przypisanymi pokojami i datami przyjazdu.
Jeżeli w danym pokoju chcesz zameldować inną osobę, niż wynika to z listy, kliknij opcję Zmień gościa w pokoju. Spowoduje to otwarcie standardowego okna dodawania klienta.
Teraz zaznaczaj każdą osobę na liście, którą chcesz zameldować i klikaj przyciski Melduj, znajdujące się po prawej stronie. Klikanie pojedyncze sprawdzi się w przypadkach, gdy niektórzy goście mają przyjechać w późniejszym terminie.
Jeżeli chcesz błyskawicznie zameldować wszystkich gości, skorzystaj z opcji Check in all guests i zapisz zmiany w rezerwacji.
📌 PORADA
Pamiętaj, że w każdej chwili możesz edytować indywidualne rezerwacje, należące do danej rezerwacji grupowej.
Narzędzia wspomagające meldowanie i wymeldowywanie gości
Kiosk hotelowy KWHotel
Kiosk samoobsługowy pozwala gościom na bezobsługowe zameldowanie i wymeldowanie o każdej porze dnia i nocy. Podniesie to Twój prestiż, zwiększy satysfakcję gości i przełoży się na lepsze opinie w Internecie.
Więcej informacji znajdziesz tutaj.
Odprawa online
Odprawa online pozwoli Twojemu gościowi komfortowo zameldować się i opłacić pobyt poprzez przeglądarkę internetową, zanim w ogóle przyjedzie na miejsce. Nasze rozwiązanie jest niezwykle proste w konfiguracji, dzięki czemu możesz błyskawicznie wdrożyć je w obiekcie.
Więcej informacji znajdziesz tutaj.
Elektroniczna Karta Meldunkowa
Elektroniczna karta meldunkowa KWHotel przyspieszy proces meldowania w Twoim hotelu.
Gdy klient podchodzi do lady, recepcjonista otwiera jego rezerwację w programie KWHotel. Jednym kliknięciem przesyła zaszyfrowane dane na hotelowy tablet umieszczony na recepcji.
Gość w ciągu kilkunastu sekund weryfikuje na tablecie poprawność swoich danych, akceptuje regulamin hotelu (dzięki czemu spełniasz obowiązek informacyjny RODO) oraz zgody marketingowe.
Na koniec klient podpisuje się cyfrowo i klika przycisk potwierdzenia zameldowania. Elektroniczna karta meldunkowa natychmiast wysyła zaktualizowane dane do systemu KWHotel, a gość odbiera klucze do pokoju.
Więcej informacji znajdziesz tutaj